Sincronizar un portal HubSpot con múltiples instancias de Salesforce con PieSync

[sharonlicari]

Hola Comunidad,

Les quiero compartir esta interesante publicación que mi compañera @kaburke ha publicado en nuestra Comunidad en Inglés sobre las cookies. 

Soy una GRAN fan de la integración de HubSpot y Salesforce. Mi primera llamada con un cliente como representante de HubSpot fue una pregunta relacionada con la integración de Salesforce que duró 3 horas. Un bautismo de fuego se puede decir.....

Entré en el mundo de Salesforce porque odiaba no saber lo que estaba pasando pero me quedé porque aún después de tres años, todavía estoy aprendiendo y adoro la complejidad de la lógica que a veces se requiere. Hay tantas variaciones de las configuraciones de Salesforce. Los requisitos cambian y estoy constantemente aprendiendo más matices de nuestra integración. El nuevo desafío que me pidieron recientemente fue sincronizar el HubSpot con múltiples instancias de Salesforce. Me dijeron que no era posible, pero dónde hay voluntad, hay un camino!!

De momento no es posible hacer esto con la integración de Salesforce y HubSpot, pero déjame presentarte a PieSync que se ha unido recientemente a la familia HubSpot.

PieSync es una solución que permite construir el puente entre diferentes plataformas sin requerir ningún desarrollo o codificación. 

Guía paso a paso:

• Para empezar, he creado una cuenta PieSync aquí
• Ya tengo dos instancias del SFDC para fines de prueba.
• Dentro de mi portal HubSpot, creé dos grupos de propiedades 'SFDC Portal A' y 'SFDC Portal B'. Dentro de estos grupos, creé los conjuntos de datos (Propiedades en HS y Campos en SFDC) que quería 'hablar entre sí' entre los diferentes portales. Desde la perspectiva de la escalabilidad, recomendaría que pasaran una información mínima para proteger la integridad de los datos. También hay que tener en cuenta qué puede haber duplicación en estas propiedades, así que márcalas claramente como las propiedades relevantes del portal SFDC.

Ve el ejemplo a continuación y repite según los datos que desees sincronizar con el portal B.

A continuación creé dos listas estáticas en el HubSpot, como se muestra a continuación.

He creado dos nuevas conexiones en mi cuenta PieSync. Una sincronizada con el portal A y otra con el portal B.

Conexión uno: Establecí las reglas de modo que 'SI un lead está en SFDC ENTONCES sincronizarla de dos maneras entre SFDC y HS y añadir a la lista estática SFDC Portal B'. Esta regla puede ser redefinida para especificar cuales leads de SFDC añadiendo más filtros. La siguiente regla es: "SI un contacto está en el HS y en la lista estática del Portal B de SFDC, entonces sincronizarlo en ambos sentidos entre el SFDC y el HS". También podrá refinar este criterio si es necesario.

 

La siguiente parte de esta misma conexión es alrededor de los mapas de campo. Con el fin de proteger la integridad de los datos. he desactivado todas las propiedades 'normales' de sincronización para que sólo las opciones personalizadas que he creado para sincronizar con el portal B sean sincronizadas a través de la propiedad de correo electrónico, ya que éste es el identificador único de HubSpot para los contactos (por razones de deduplicación).

De nuevo puedes copiar y repetir para la conexión al portal A.

Factores importantes:

1. Identificar qué puntos de datos necesita el equipo de ventas dentro del portal relevante y cómo es un "buen Lead" para ese equipo. Necesitarás alinearte con las ventas para asegurarte de que esta sincronización de clientes potenciales tenga sentido en la forma en que utilizan SFDC.
2. Necesitarás poner medidas de seguridad por si existe un cliente potencial en el portal A y en el portal B, no tengas el mismo contacto en workflows similares. Esto se puede hacer fácilmente teniendo una lista de exclusión que filtre los contactos por "propiedad del portal A" y "propiedad del portal B" (¡las propiedades que son obligatorias son un buen camino a seguir!).
3. Puedes crear un workflow que añada contactos en HubSpot a la lista estática una vez que cumplan los requisitos que hayas establecido como activador de inscripción. Esta es tu 'lista de inclusión' donde podrás identificar claramente qué registros se están sincronizando con el portal SFDC correspondiente.
4. Pregunta si los diferentes portales SFDC tienen reglas de validación que deben cumplirse para que se cree un Lead. Estas reglas deben reflejarse en los criterios que se establecen en el workflow para añadir contactos a una lista de inclusión estática.
5. Las convenciones de nombres van a ser importantes en la creación de propiedades, listas de workflows, etc.

Extras:

Si hay información dentro de SFDC que se está sincronizando a través de la cual le gustaría poblar otros campos de HubSpot utilizados por sus comercializadores, entonces puedes utilizar los workflows para copiar los valores de la propiedad específica del portal de SFDC a la propiedad de HubSpot correspondiente.

Limitaciones:

Recomendaría mantener el conjunto de datos pequeño desde una perspectiva de escalabilidad.
Sólo puedes sincronizar clientes potenciales/contactos - no negocios/oportunidades o compañías/cuentas u objetos personalizados en este momento.

Espero que les haya gustado esta alternativa 🙂