Wiederkehrende Termine & persönlicher Kalender

[RHoffmann5]

Hallo,

Ich habe zwei Fragen zu Terminen in Hubspot.

Erste Frage:
Wir haben seit Kurzem das Problem, dass vor Monaten geplante Termine mit Kunden (Kunde ist Organizer) nicht mehr in Hubspot sind. Vorher hat man gesehen, dass bspw. nächste Woche Mittwoch der monatliche Jour Fix stattfinden soll, aber diese Termine sind seit Oktober weg. Woran kann das liegen?

Zweite Frage:
Verschwinden Termine die Sales-Mitarbeiter mit der Sales-Lizenz und ihren persönliche Meetingkink erstellt haben, wenn man diesen Leuten die Sales-Lizenz entzieht?
Hintergrund: Wir entnehmen Mitarbeitern im Urlaub manchmal die Lizenz, damit der Head of Sales in deren Namen Angebote rausschicken kann mit eSignature und wir haben nicht genug Lizenzen, damit er dauerhaft eine bekommt.

Und haben diese Probleme etwas mit der kürzlichen Änderung zu tun, wo plötzlich Basislizenzen eingeführt wurden?

Viele Grüße

Romy

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @RHoffmann5,

bei wiederkehrenden Meetings synchronisiert HubSpot lediglich den ersten Termin in der Serie, siehe hier: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

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Für wiederkehrende Meetings synchronisiert HubSpot nur das erste Event in der Serie. Wenn sich ein anderes Event in der Serie oder die Antwort eines Teilnehmers ändert, wird das aktualisierte Event mit HubSpot synchronisiert. Wenn beispielsweise jemand eine bestimmte Woche für ein regelmäßiges wöchentliches Meeting storniert, wird eine Synchronisierung des Events dieser Woche mit HubSpot ausgelöst.

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In anderen Worten: Wenn jeder Termin in einer Terminserie nach HubSpot soll, müsste man dafür händisch sorgen, leider.

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@RHoffmann5 wrote:

Verschwinden Termine die Sales-Mitarbeiter mit der Sales-Lizenz und ihren persönliche Meetingkink erstellt haben, wenn man diesen Leuten die Sales-Lizenz entzieht?

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Erstellte Termine sind und bleiben erstellt, daran ändert sich nichts 🙂 Alles Sales Hub Seat Features sind aber für diesen Zeitraum ohne Seat entsprechend nicht verfügbar.

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@RHoffmann5 wrote:

Und haben diese Probleme etwas mit der kürzlichen Änderung zu tun, wo plötzlich Basislizenzen eingeführt wurden?

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Die von dir angesprochenen Themen nicht, nein.

Viele Grüße

[RHoffmann5]

Hey Karsten,

danke für die Antwort.
Zu den wiederholenden Terminen:
Meine Kollegin meint, dass sie vor Oktober immer den nächsten anstehenden Termin mit dem Kunden in HubSpot gesehen hat. Das ist sinnvoll, um sich ggf. vorzubereiten.
Das passiert bei den alten Terminen nicht mehr. Zusätzlich werden stattgefundene Termine nicht mehr automatisch in HubSpot getrackt. Interessanterweise tritt das Problem nur bei Terminen auf, die vor Oktober angenommen wurden und vom Kunden organisiert wurden. Termine, die sie organisiert hat, sind als „bevorstehend” in HubSpot eingetragen und werden auch automatisch als stattgefunden im Datensatz angezeigt. Ebenso sieht es so aus, dass neue wiederholende Termine (vom Kunden organisiert), wie einer von letzter Woche, als bevorstehend und stattgefunden im Datensatz angezeigt werden. Es betrifft also nur die alten Termine. Das klingt somit eher wie ein Bug oder?

"Erstellte Termine sind und bleiben erstellt, daran ändert sich nichts 🙂 Alles Sales Hub Seat Features sind aber für diesen Zeitraum ohne Seat entsprechend nicht verfügbar."
Das heißt, dass die Termine der anderen Kollegin nicht verschwinden sollten, nur weil wir ihr die Lizenz entziehen? Also wäre das ein weiterer Bug?

[karstenkoehler]

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@RHoffmann5 wrote:

Meine Kollegin meint, dass sie vor Oktober immer den nächsten anstehenden Termin mit dem Kunden in HubSpot gesehen hat. Das ist sinnvoll, um sich ggf. vorzubereiten.
Das passiert bei den alten Terminen nicht mehr. Zusätzlich werden stattgefundene Termine nicht mehr automatisch in HubSpot getrackt. Interessanterweise tritt das Problem nur bei Terminen auf, die vor Oktober angenommen wurden und vom Kunden organisiert wurden. Termine, die sie organisiert hat, sind als „bevorstehend” in HubSpot eingetragen und werden auch automatisch als stattgefunden im Datensatz angezeigt. Ebenso sieht es so aus, dass neue wiederholende Termine (vom Kunden organisiert), wie einer von letzter Woche, als bevorstehend und stattgefunden im Datensatz angezeigt werden. Es betrifft also nur die alten Termine. Das klingt somit eher wie ein Bug oder?

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Hat die Kollegin geprüft, ob ihr Kalender-Sync sauber eingerichtet ist und dass keiner der Termine auf privat steht? https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

Anforderungen an Termine, damit diese gesynct werden: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

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@RHoffmann5 wrote:

"Erstellte Termine sind und bleiben erstellt, daran ändert sich nichts 🙂 Alles Sales Hub Seat Features sind aber für diesen Zeitraum ohne Seat entsprechend nicht verfügbar."
Das heißt, dass die Termine der anderen Kollegin nicht verschwinden sollten, nur weil wir ihr die Lizenz entziehen? Also wäre das ein weiterer Bug?

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Hier kann ich nicht ganz folgen. Verschwinden denn aktuell Termine im Kalender der Kollegin, die dort vorher eingetragen waren?

[RHoffmann5]

Hey Karsten,

ja die Einstellungen stimmen und haben ich auch nicht verändert. Die Termine sind auch nicht privat. Ich kann sie in ihrem Google Kalender sehen. Das seltsame ist ja auch, dass es vor Oktober alles fein war. Das Problem hat übrigens nicht nur sie, sondern auch andere Kolleg:innen.

2. Problem:

Ja, die Termine sind aus ihrem Kalender verschwunden und wir vermuten, dass es damit zu tun hat, dass wir ihr die Sales-Lizenz kurzzeitig entzogen haben.

[karstenkoehler · Accepted solution]

@RHoffmann5 ob etwas vorher einmal funktioniert hat oder nicht, ist leider nicht ausschlaggebend. Ausschlaggebend für den funktionierenden Sync ist, dass die hier beschriebenen Anforderungen an Termine erfüllt sind: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

Wenn sie trotz erfüllter Anforderungen nicht syncen, wäre das ein Bug und ihr würdet das am besten mit dem HubSpot Support adressieren.

Wenn ihr vermutet, dass HubSpot Meetings löscht (was mir in vielen Jahren HubSpot-Nutzung noch nicht untergekommen ist), dann wäre das ebenfalls ein Bug für den HubSpot-Support.

Für wahrscheinlicher halte ich, dass beispielsweise ein*e Nutzer*in mit Meeting-Berechtigungen wissentlich oder versehentlich Meetings in HubSpot gelöscht hat. Diese Löschung würde sich dann auch auf den synchronisierten Kalender übertragen.

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @RHoffmann5,

bei wiederkehrenden Meetings synchronisiert HubSpot lediglich den ersten Termin in der Serie, siehe hier: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

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Für wiederkehrende Meetings synchronisiert HubSpot nur das erste Event in der Serie. Wenn sich ein anderes Event in der Serie oder die Antwort eines Teilnehmers ändert, wird das aktualisierte Event mit HubSpot synchronisiert. Wenn beispielsweise jemand eine bestimmte Woche für ein regelmäßiges wöchentliches Meeting storniert, wird eine Synchronisierung des Events dieser Woche mit HubSpot ausgelöst.

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In anderen Worten: Wenn jeder Termin in einer Terminserie nach HubSpot soll, müsste man dafür händisch sorgen, leider.

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@RHoffmann5 wrote:

Verschwinden Termine die Sales-Mitarbeiter mit der Sales-Lizenz und ihren persönliche Meetingkink erstellt haben, wenn man diesen Leuten die Sales-Lizenz entzieht?

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Erstellte Termine sind und bleiben erstellt, daran ändert sich nichts 🙂 Alles Sales Hub Seat Features sind aber für diesen Zeitraum ohne Seat entsprechend nicht verfügbar.

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@RHoffmann5 wrote:

Und haben diese Probleme etwas mit der kürzlichen Änderung zu tun, wo plötzlich Basislizenzen eingeführt wurden?

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Die von dir angesprochenen Themen nicht, nein.

Viele Grüße