HOW TO: Kontakte mit Verteilermail abbilden

[IPO_Kaufmann]

Liebe Community, vielleicht könnt ihr mir weiterhelfen.

Wie würdet Ihr so einen Fall am besten in HubSpot abbilden.

Kontakt Max Mustermann hat uns sowohl über seine persönliche Geschäftsmail (mustermann@muster.de) kontaktiert.

Außerdem abeitet er mit seiner Kollegin Ida Müller (mueller@muster.de) in der Abteillung Vertrieb. Ida hat uns über den gemeinsamen Verteiler (vertrieb@muster.de) kontaktiert.

Lege ich jetzt alle drei Mails als Kontakt an oder gibt es hier eine elegantere Lösung.

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @IPO_Kaufmann,

E-Mails werden nur dann in HubSpot protokolliert, wenn sie Antworten auf frühere E-Mails von dir oder deinen Kolleg:innen sind, siehe hier: https://knowledge.hubspot.com/de/email/log-email-replies-in-the-crm

Jetzt gibt es zwei Szenarien. Ihr schreibt Ida und Max (1) und Ida und Max schreiben euch von der Verteiler-Adresse (2).

(1) Wenn ihr immer Ida und Max direkt anschreibt, werden diese vermutlich auch darauf antworten – und dann würden diese E-Mail-Antworten dem korrekten Datensatz zugewiesen werden.

(2) Wenn Ida und Max selbst einmal von der Verteiler-Adresse schreiben, würde ich vermutlich an die persönliche E-Mail von Max und Ida antworten und die Verteiler-Adresse ins CC nehmen. Damit wäre, spätestens wenn ihr auf diese E-Mail antwortet, wieder jedem Datensatz alles korrekt zugewiesen und in HubSpot dokumentiert.

Viele Grüße!

[karstenkoehler]

Hallo @IPO_Kaufmann,

ich würde alle echten Personen als separate Kontakte anlegen. Die HubSpot-Logik ist generell kontaktbasiert und sämtliche Kommunikation werdet ihr in Zukunft, wenn ihr persönliche Adressen vorliegen habt, an diese persönlichen Adressen verschicken. (Schließlich gilt die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung aber auch die Kommunikation immer auf Kontaktbasis, sowohl im Marketing als auch im Vertrieb.) In einem Verteiler/Alias-Postfach ist die Wahrscheinlichkeit ignoriert zu werden grundsätzlich höher.

Den E-Mail-Alias/-Verteiler könntest du als sekundäre E-Mail-Adresse von Ida anlegen (siehe hier). Grundsätzlich würde ich dieser E-Mail-Adresse relativ wenig Relevanz beimessen – es ist praktisch, die als sekundär vermerkt zu haben. Eine Funktion wird sie aber im weiteren Verkaufsprozess vermutlich nicht haben.

Viele Grüße!

[IPO_Kaufmann]

Vielen Dank für die Antwort. Jetzt habe ich ja ber das Problem, dass auch Max mal von dem E-Mail-Alias schreiben könnte.
Kann ich 2 Personen die gleiche Sekundär Mail zuordnen?