Email Notification mit neuem Kontakt an spezifisches Team senden

[LukasB1]

Hi zusammen,

ich bin gerade auf der Suche nach der Lösung zu einem scheinbar banalen Problem. Wir haben ein Erstkontakt-Formular, in dem der Kontakt zwischen Marketing, Sales, Presse und anderem auswählen kann. Aufgrund dieser Eigenschaften werden dann Workflows gestartet, die wiederum die entsprechenden Team informieren.
Nun wünscht sich unsere Presseabteilung, eine E-Mail mit dem neu konvertierten Kontakt zu bekommen - aber nur mit denen, die für sie relevant sind. Die Info Mail im Formular fällt daher also raus.
Meine Frage also: Wie kann ich eine automatisierte E-Mail so erstellen, dass sie in einem Workflow den gerade frisch konvertierten Lead verschickt?

Vielen Dank!
Lukas

[StefanWendt · Accepted solution]

Hallo @LukasB1,

ich verstehe die Frage nicht ganz. Wenn du doch schon für jedes Formularfeld einen separaten Benachrichtigungs-Workflow gebaut hast, dann müsste die Presse-Abteilung doch genau die Kontakte bekommen, die sie braucht, oder? Nämlich nur die, die im Formular "Presse" auswählen..

Viele Grüße

Stefan

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @LukasB1,

du würdest hier mit einem Workflow arbeiten, der eine interne E-Mail verschickt, aber nur für Kontakte, bei denen ein bestimmtes Eigenschaftsfeld (z.B. "Abteilung") einen bestimmten Wert (in diesem Fall "Presse") hat. Dazu würdest du diesen bestimmten Wert als Aufnahmekriterium des jeweiligen Workflows wählen:

Aufnahme: Kontakt hat Formular ausgefüllt UND Wert "Abteilung" entspricht "Presse"

Workflow-Schritt: interne E-Mail an Team "Presse" versenden

Es klingt, als ob du bereits interne E-Mails aufgesetzt hat, ich verlinke hier aber noch einmal den Beitrag aus der Wissensdatenbank: https://knowledge.hubspot.com/de/workflows/choose-your-workflow-actions

Wenn du mit Personalisierungen (siehe hier https://knowledge.hubspot.com/de/cos-general/how-to-use-personalization-with-your-content) arbeitest, kannst du sämtliche Informationen, die ein Kontakt im Formular hinterlassen hat (Name, Telefonnummer etc.), in diese interne Benachrichtigung aufnehmen und dann an Nutzer oder ein Team versenden.

Viele Grüße,

Karsten

[StefanWendt · Accepted solution]

Hallo @LukasB1,

ich verstehe die Frage nicht ganz. Wenn du doch schon für jedes Formularfeld einen separaten Benachrichtigungs-Workflow gebaut hast, dann müsste die Presse-Abteilung doch genau die Kontakte bekommen, die sie braucht, oder? Nämlich nur die, die im Formular "Presse" auswählen..

Viele Grüße

Stefan

[RomyFuchs1]

Hi Lukas,
wenn ihr eh schon verschiedene Workflows für die verschiedenen Abteilungen nutzt, dann kannst du schon mal auf den für die Presseabteilung zugreifen und erweitern. Da es sich um eine interne Kommunikation handelt, kannst du diesen Teil direkt nach dem Trigger einrichten - es ändert nichts an der externen Kommunikation zum Kontakt. Folgende Aktionen stehen dir zur Verfügung:

Wie bei den meisten Mails in HubSpot kannst du auch bei den internen Mails und bei der SMS Personalisierungs-Tokens einsetzen, die deine Presseabteilung über den neuen Kontakt informieren, also Namen, E-Mail, Contact-ID....

Wenn ihr Slack verwendet, kann diese Art der Benachrichtigung auch an einen gesonderten Slack-Kanal für die Presseabteilung gehen.

LG