E-Mails eines bestimmten Abo-Types überwachen [Workflow]

[MarcelFü]

Hallo zusammen, 

ich möchte über einen Workflow E-Mails eines bestimmten Abonnements (hier: Service) überwachen. Leider finde ich keine Möglichkeit, diese Eigenschaft einer Mail innerhalb eines Workflows abzurufen. 

Habt ihr da einen Tipp für mich?

Vielen Dank und Gruß

Marcel

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MarcelFü,

habt ihr das Add-on für transaktionale E-Mails? (Transaktionale E-Mails sind ein Abonnement-Typ, mit dem E-Mails auch dann verschickt werden können, wenn sich ein Kontakt von sämtlicher Kommunikation abgemeldet hat.)

Ohne das transaktionale E-Mail Add-on würden eure Service-Ticket-E-Mails nämlich nicht an die Kontakte rausgehen, die sich von sämtlicher Kommunikation abgemeldet haben.

In diesem Fall müsstest du auch nichts überwachen, diese E-Mails würden nie versendet werden. Sinnvoller wäre es dann , euren Workflow, der diese E-Mail verschicken soll, mit einer Wenn-Dann-Verzweigung zu beginnen. Wenn ein Kontakt E-Mails mit dem Abonnement "Service Ticket" erhalten kann (also sich nicht abgemeldet hat), wird wie geplant die E-Mail verschickt. Wenn sich ein Kontakt allerdings von allen E-Mails abgemeldet hat, wird intern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter benachrichtigt, dass die Kommunikation mit dem Kontakt hier manuell passieren muss (weil HubSpot den automatisierten Versand an diesen Kontakt nicht erlaubt).

Viele Grüße!

[MarcelFü]

Hallo @karstenkoehler,

herzlichen Dank! Das hilft auf jeden Fall weiter. 

Ich werde mir das Add-on mal ansehen oder Alternativ den Workflow direkt am Anfang schon anpassen. 

Danke und eine schöne Restwoche 🙂

Marcel 

[MarcelFü]

@franksteiner79, @karstenkoehler,

es gibt Kunden, die sich von sämtlicher Kommunikation abgemeldet haben und von denen man eine Weile nichts hört. Dann kommt ein von uns produziertes Gerät u.U. mal zur Reparatur. 

Unseren Reparaturprozess möchten wir aber "Semi-Automatisch" fahren, damit wenigestens ein paar Handgriffe nicht manuell gemacht werden müssen. 

Diese Kunden, die sich von jeglicher Kommunikation abgemeldet haben, sollen dann eigentlich automatisch eine Benachrichtigung zum Reparaturstatus ihres Gerätes erhalten. Für diesen speziellen Fall möchte ich innerhalb eines Workflows eine Überwachung auf den Kontakten laufen lassen, die sich von allem abgemeldet haben UND denen eine E-Mail mit dem Abo-Typ "Service Ticket" geschickt wird. Es soll dann der zuständige Mitarbeiter und der zustände Sachbearbeiter für die Reparatur informiert werden (teilweise ist es nicht ersichtlich, dass eine Mail nicht versandt wurde / es fehlt die Darstellung seitens Hubspot (teilweise)). 

Viele Grüße

Marcel 

[franksteiner79]

Hi Marcel

Einen Tip hätte ich hier auch noch. Du kannst den Subscription Type "Customer Service Communication" und die Beschreibung ja auch entsprechend ändern, damit Kunden klar is worum es sich hier handelt und eine Abmeldung so gut wie möglich verhindert wird.

Ohne Dein Portal und die entsprechenden Einstellungen gesehen zu haben, würde ich auch über einen Workflow sicherstellen das der Service Abo Typ bei allen Neukunden automatisch gesetzt wird.

Gruß

Frank

[karstenkoehler]

Hallo @MarcelFü,

ich würde @franksteiner79 hier zustimmen. Da Workflows nur Objekte aufnehmen, könntest du nicht spezielle E-Mails referenzieren (da die keine Objekte sind). Ich vermute aber, dass es für deine Fragestellung einen einfacheren Weg gibt. Was genau möchtest du überwachen?

Für das Monitoring und Überwachen würde ich grundsätzlich Berichte empfehlen.

Wenn du z.B. im Kontaktdatensatz vermerken willst, wie viele E-Mails eines bestimmten Typs der Kontakt erhalten hat, könntest du im Workflow (nach dem Schritt des E-Mail-Versands) einfach einen bestimmten Eigenschaftswert schreiben, auf den du dich dann in den Berichten beziehst. Das könnte ein Zahlenwert sein, der nach oben zählt.

Viele Grüße!

[franksteiner79]

Hi Marcel

Was meinst Du denn genau mit überwachen, wieviele Abonnementen es gibt?

Das würde ich nicht über Workflows machen, diese dienen ja dazu gewisse Abläufe zu automatisieren.

Hier bietet sich das List Tool an. Da einfach eine aktive Liste erstellen und nach Email Subscriptions filtern:

Gruß

Frank