Automatisches protokollieren von Aktivitäten

[SGrief]

Hallo zusammen, 

ich habe seit ca. 14 Tage Schwierigkeiten bei der automatischen Protokulierung von E-Mails bei Kontakten.

Es werden Mails zusätzlich falsch bei Kontakten zugeordnet.

Es war erst bei 2/3 Konatkten, jetz sind es sehr viele ... 

Kann mir jemand helfen? 

LG

Simone Grief 

[SGrief]

@MiaSrebrnjak noch ein Nachtrag, es ist dieselbe Version wie vorher auch 😉 

[SGrief]

@MiaSrebrnjak 

Hallo Mia, ich habe jetzt deinstalliert und neu installiert.

Ich werde es jetzt beobachten. Trotzallem ist es nicht nachvollziehbar, dass Mails zu verschiedenen Kontakte zusätzlich ohne Bzeug (dasselbe Unternehmen) willkürlich protokolliert werden.  Wenn ich ehrlich bin, müsste sich das jemand anschauen, was bzgl. des Datenschutzes schwierig ist. 

Ein Beispiel würde ja schon reichen. 

Carlos Nilgen, Inbound Growth Specialist von Hub Sales hat es bei unserem Online-Meeting gesehen und war mehr wie erstaunt. Er hat sowas noch nicht gesehen. 

Viele Grüße 

Simone

[MiaSrebrnjak]

Hi @SGrief,

ich hoffe, es gab keine weiteren Probleme mit dem Protokollieren von E-Mails? 

Bezüglich der E-Mails, die mit den falschen Kontakten assoziiert wurden: könnte es sein, dass die E-Mails weitergeleitet wurden (mit geändertem Betreff)? 

In Outlook und Office 365 Online ist es möglich, beim Verfassen einer neuen E-Mail in der Konversationsansicht einer anderen E-Mail zu bleiben und dieselbe E-Mail weiterzuleiten oder Follow-Up E-Mails an verschiedene Empfänger im E-Mail Thread zu senden (via "Reply All"/"Allen antworten" oder "Forward"/"Weiterleiten"). Diese E-Mails werden in Outlook mit der gleichen Thread-ID gekennzeichnet. HubSpot assoziiert E-Mails anhand der Thread-ID und so kann es dazu kommen, dass eine E-Mail (die eigentlich Teil eines größeren Threads ist) in CRM-Kontaktdatensätzen protokolliert wird, die mit dieser E-Mail-Nachricht scheinbar nichts zu tun haben. Wir empfehlen deswegen immer, bei der Erstellung einer E-Mail, die auch im CRM protokolliert werden soll, ein neues Erstellungsfenster in Outlook zu öffnen.

Wir können uns die falsch assoziierten E-Mails auch gerne mit unserem Support-Team genauer anschauen. Könntest du mir die folgenden Informationen in einer Direktnachricht über mein Community-Profil senden? 

• Links zu den protokollierten E-Mails in eurem CRM,
• die Internetkopfzeile der Nachrichts (Email Header). 

Danke!

Viele Grüße,

Mia, Community Team 

[MiaSrebrnjak]

Hi @SGrief, 

danke für deinen Beitrag und willkommen in der DACH Community!

@karstenkoehler hat schon die richtigen Fragen gestellt, es scheint, du nutzt das HubSpot Sales Add-in für Outlook. Da du erwähnt hast, dass die Probleme erst seit Kurzem auftreten, würde ich empfehlen, das Add-in zu deinstallieren (Anleitung hier) und danach die neueste Version des Add-ins zu installieren. 

Wenn du dann neue E-Mails aus Outlook sendest und sie gleichzeitig auch im CRM protokollierst, würde ich dich gerne bitten, vor dem Versand noch die Datensatzzuweisungen zu überprüfen: 

Ich hoffe, das wird das Problem beheben. 

Viele Grüße, 

Mia 

[SGrief]

Hallo Mia, ja ich benutze das HubSpot Sales Add-in für Outlook.... dann muss ich das Hub händisch korrigieren richtig ? 

[SGrief]

Es sind auch nicht Kontakte von demselben Unternehmen!! 

[karstenkoehler]

Hallo @SGrief,

könntest du mehr Details teilen, wie die Kontakte und Aktivitäten angelegt werden? Erstellst du die Kontakte manuell? Werden sie von der Chrome- oder Outlook-Erweiterung erstellt? Durch Importe, Formulare, Integrationen? Schreibst du E-Mails in HubSpot oder aus Gmail bzw. Outlook?

Viele Grüße

[SGrief]

E-Mail-Aktivitäten werden automatisch protokolliert, wenn ich das in Outlook dementsprechend anklicke.Also wenn ich das will. 

Aus Hub schicke ich keine Mails, nur über Outlook

Kontakte werden manuell erstellt.

[SGrief]

Hallo Karsten, 

die Kontakte werden von mir angelegt.

Die Aktivität wird durch die automatische Protokollierung von E-Mails durch Hub getätigt. 

Die richtige Mail an den jeweiligen Kontakt ist korrekt hinterlegt . 

Beim öffnen eines Kontakts sieht man es unter Aktiviät direkt - Beispiel - bei einem Herrn Müller sind 5 weitere Mails protokolliert, die null dort zu suchen haben.  

Irgendwie wird ohne Bezug von Hub dort zusätzlich unter "Aktivitäten" die Mail dokumentiert

Wir arbeiten mit Hub seit ca. 4 Jahren, noch nie das Problem so gewesen. Ich hatte ein Zoom-Meeting mit Hub-Sales letzte Woche, sie konnten nicht helfen. Sie haben sowas noch nie gesehen 😞 

LG Simone

[karstenkoehler]

Hallo @SGrief,

grundsätzlich lässt sich das leider schwierig von außen beurteilen, weil es hier sehr viele verschiedene Gründe geben kann.

Kannst du – ohne personenbezogene Daten preiszugeben – noch mehr Details teilen? Wie werden die Kontakte erstellt, woher kommen die Aktivitäten? Erkennst du ein System bei der Zuordnung oder ist es zufällig?

Viele Grüße!