O que você precisa saber para movimentar o seu CRM

[Brenner]

Olá comunidade!

É novo no universo HubSpot?

Então este breve guia é para você!! 

Saiba o básico da HubSpot para começar a colocar as informações nos lugares corretos, os cuidados para não sair com custos extras com os contatos de marketing e ainda por cima, entenda sobre fluxos de trabalho e relatórios!! 

Vamos lá? 

1. Como a HubSpot é organizada: os objetos do CRM 

A HubSpot organiza todos os seus dados com base nos objetos. Cada objeto serve para estruturar um tipo específico de informação e garantir que os dados fiquem bem organizados no CRM. 

Os principais objetos da HubSpot são: 

• Contatos: São pessoas. Ex: prospects, clientes, parceiros, etc. 

• Empresas: São organizações vinculadas aos contatos. Ex: a empresa onde o contato trabalha. 

• Negócios (Deals): Representam oportunidades de venda. São utilizados no funil comercial. 

• Tickets: São solicitações de suporte ou atendimento pós-venda. 

Cada objeto pode ter propriedades personalizadas e se relacionar com os outros. Exemplo: um contato pode estar vinculado a uma empresa, ter um negócio em andamento e, posteriormente, abrir um ticket de suporte. 

Por que isso é importante? 

 Porque todos os relatórios, automações e segmentações dependem dos dados estarem alocados corretamente nesses objetos. Isso evita duplicidade, garante clareza e melhora a qualidade dos dados para decisões estratégicas. 

Referência: 

• Modelo de relacionamento entre objetos e atividades 

• Objetos personalizados – HubSpot 

2. Gestão de contatos de marketing 

Na HubSpot, os contatos de marketing são os únicos que podem receber e-mails via campanhas de e-mail marketing e também podem ser inseridos em públicos de anúncio via fluxo de trabalho – de forma automática. São esses contatos que geram custos mensais, de acordo com a quantidade total ativa. 

Importante saber: 

• Contatos não marcados como de marketing não recebem e-mails marketing ou são adicionados em públicos de anúncio via fluxo de trabalho, mas podem ser usados em fluxos de trabalho, CRM, tarefas e negócios. 

• Você só será cobrado pela quantidade de contatos de marketing ativos até o final do mês. 

Boas práticas: 

• Avaliar mensalmente quem deve continuar marcado como contato de marketing.

• Desmarcar os contatos que não interagem, estão inativos ou não fazem mais sentido nas campanhas. 

• Sempre realizar essa limpeza antes do final do mês, pois a cobrança é feita com base no pico de contatos de marketing durante o período e renova-se sempre no início de cada mês.

Referência: 

• Contatos de marketing – HubSpot 

3. Fluxos de trabalho (Workflows) 

Os fluxos de trabalho são automações que ajudam a executar tarefas de forma automática dentro da HubSpot, economizando tempo e garantindo consistência nos processos. 

Você pode criar fluxos para: 

• Enviar e-mails automáticos com base em ações do lead 

• Atualizar propriedades de contatos e negócios 

• Criar tarefas ou atribuições para o time 

• Notificar vendedores ou analistas sobre ações específicas 

 Estudos de caso práticos: 

• Fluxo de lead scoring automático: conforme o lead interage com e-mails, formulários e páginas, sua pontuação aumenta automaticamente. 

• Fluxo de qualificação de lead: quando um lead preenche um formulário com critérios-chave, ele é marcado como MQL e notifica o vendedor. 

• Fluxo de boas-vindas: ao entrar na base, o contato recebe um e-mail de boas-vindas + série de conteúdos automatizados. 

Referência: 

• Criar fluxos de trabalho – HubSpot 

4. Criar relatórios 

A construção de relatórios personalizados é uma das funcionalidades mais poderosas da HubSpot. Eles servem para analisar performance, acompanhar metas, entender o comportamento do funil e embasar decisões estratégicas. 

Por que é importante criar bons relatórios? 

• Porque um CRM só é útil se ele ajudar na tomada de decisão. 

• Relatórios bem construídos dependem de dados organizados nos objetos certos (contato, empresa, negócio, ticket). 

• A ausência de padrão nos processos gera ruído nas métricas e confunde a análise de resultados. 

Exemplo prático de aplicação: 

A equipe de vendas quer acompanhar a taxa de conversão de propostas enviadas por fonte de lead. 

 Para isso, é preciso que: 

• Os negócios estejam sendo abertos corretamente (objeto “Negócio”) 

• Os contatos estejam com origem bem definida 

• O campo “Etapado negócio” esteja sendo atualizado corretamente 

Somente com essa estrutura, o relatório terá consistência e ajudará na priorização de canais de aquisição ou melhorias no funil. 

Referências: 

• Criar relatórios personalizados – HubSpot 

• Relatórios de objeto único – HubSpot 

Conclusão 

Para que a HubSpot seja uma ferramenta realmente eficaz na operação da sua empresa, é essencial: 

• Usar corretamente os objetos principais do CRM (contato, empresa, negócio e ticket) 

• Manter controle sobre os contatos de marketing, evitando custos desnecessários 

• Automatizar com lógica e padronização usando fluxos de trabalho 

• Criar relatórios relevantes, baseados em dados bem organizados 

A adoção dessas boas práticas vai resultar em eficiência operacional, melhor organização interna e decisões mais bem informadas, alinhando o uso da plataforma com os objetivos estratégicos da empresa. 

[MiaSrebrnjak]

Obrigado por esta postagem @Brenner!  🙂👍