Como reverter alterações feitas por fluxos de trabalho

[aaltenhofen]

Se tem algo que é unânime entre os usuários da HubSpot com quem eu interajo todos os dias é a sensação de frio na barriga ao ativar um fluxo de trabalho. Apesar de muito intuitiva, essa funcionalidade é bastante robusta e pode alterar diversas informações dos seus objetos no CRM. E uma dúvida comum que recebo no time de suporte da HubSpot é sobre como reverter as alterações feitas por fluxos.

A resposta mais simples é que ainda não existe uma maneira simples de reverter fluxos. Isso porque as automações envolvem dezenas de funcionalidades e partes diferentes da plataforma e a simplicidade em resolver esse problema dependerá da complexidade do seu fluxo e de quais registros foram atualizados por ele. Se você criou uma automação que mudou os valores das propriedades (como fase do ciclo de vida, etapa dos seus negócios, entre outras possibilidades), existe uma alternativa para recuperar o valor anterior e, abaixo, eu dou todas as instruções para fazer isso.

CENÁRIO: Suponhamos que você tenha criado uma automação para mudar a etapa de todos os negócios de um representante da sua empresa. Você ativou o fluxo e percebeu que, em vez de selecionar a etapa inicial do seu pipeline, você selecionou a etapa de perdido e todos os negócios daquele representante foram fechados.

QUAIS SÃO AS SUAS OPÇÕES?

Corrigir por fluxo de trabalho: Se a sua automação for simples e os objetos (contatos, empresas, negócios ou tickets) forem facilmente localizáveis, como é o caso do exemplo que dei anteriormente, você pode criar outro fluxo de trabalho usando os mesmos gatilhos de inscrição para reinscrever os objetos e realizar a alteração para o valor que você gostaria. No meu exemplo, eu clonaria o fluxo de trabalho que gerou o problema, ajustaria a ação de mudança da propriedade de etapa do negócio, manteria o gatilho de inscrição e ativaria a automação. Isso faria com que todos os negócios que pertençam àquele representante específico (mesmo critério que usei no fluxo original) fossem inscritos na automação e tivessem a propriedade de etapa corrigida.

Corrigir por uma lista e fluxo de trabalho: Se a sua automação é simples e você gostaria de reverter o ajuste feito em todos os contatos que passaram pelo seu fluxo, você pode criar uma lista ativa usando os critérios de fluxo de trabalho. Com isso, você terá uma listagem de todos os contatos que passaram por um fluxo e poderá usá-la como gatilho de inscrição de um novo fluxo. Note que essa opção é válida somente se o ajuste for em contatos ou empresas, já que não é possível criar listas de negócios e tickets.

Corrigir por importação: Quando a sua automação for mais robusta e os critérios de inscrição do fluxo que não funcionou corretamente não forem tão simples, você pode optar por corrigir essas informações por uma importação. Suponhamos que você queira que uma propriedade que foi alterada indevidamente volte para o valor anterior. Para isso, você deverá seguir os passos abaixo:

1. Acesse as configurações do seu portal, clique em "propriedades" e localize a propriedade que foi alterada indevidamente pelo seu fluxo. No meu caso, buscarei pela propriedade de etapa do negócio.
2. Ao passar o mouse por cima dela, clique no botão "mais" e selecione a opção "exportar o histórico da propriedade". Essa funcionalidade enviará uma planilha com a informação de todos os objetos que tiveram aquele campo alterado recentemente. Ou seja, se eu baixar o histórico da propriedade de etapa do negócio, a planilha terá informações sobre todos os negócios que tiveram a propriedade de etapa alterada.
3. Uma vez que você tenha o arquivo, você precisará limpá-lo. Faça uma varredura e deixe somente as linhas correspondentes aos objetos que foram alterados indevidamente pelo fluxo. Ou seja, no meu exemplo, precisarei manter na planilha apenas os negócios que foram para a etapa de fechado.
4. Ainda na planilha, certifique-se de manter a coluna de ID do objeto. Essa informação será usada para atualizar registros existentes do seu CRM com base no ID. Além disso, mantenha, também, a coluna de "previous value" (ou valor anterior, em português). Ela armazena a informação que havia na propriedade do seu objeto antes da última alteração. Ou seja, se o meu fluxo alterou os negócios da fase "reunião agendada" para a fase "negócio perdido", essa coluna da planilha terá registrado o valor "reunião agendada".
5. Quando esse passo for concluído, é hora de importar a planilha. Acesse Contatos > Contatos > Importar e siga os passos até o momento de fazer o upload da planilha. Certifique-se de marcar a opção de atualizar registros existentes a partir do ID.
6. No passo do mapeamento de propriedades, mapeie a coluna "previous value" com a propriedade que foi alterada indevidamente. No meu caso, vou mapeá-la com a propriedade "etapa do negócio".
7. Quando essa importação for finalizada, todos os negócios que mantive naquela planilha terão a propriedade de etapa do negócio alterada para o valor anterior, desfazendo a alteração feita pelo fluxo.

Espero que essas dicas sejam úteis e, como sempre, estou à disposição para interagir e trocar ideias por aqui.