🔥 Dica quente: não faça nenhuma importação na HubSpot sem checar estes itens antes

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Você sabe quais são os passos necessários para uma importação de sucesso? Essa é uma dúvida recorrente para o time de suporte da HubSpot e, nesta publicação, quero trazer um checklist que deve ser completado antes de iniciar qualquer importação no CRM.

Muitos usuários têm pressa para migrar ou precisam dos dados inseridos na plataforma o quanto antes, mas sem uma estratégia de importação, a probabilidade problemas e desorganização de informação é bastante grande. Com os passos abaixo, garantiremos que o processo ocorrerá da maneira mais suave possível.

✅ REVISE AS SUAS PROPRIEDADES

Quando você configura o seu portal da HubSpot, ele já possui, por padrão, algumas propriedades criadas, ou seja, alguns campos relativos a contatos, empresas, negócios e tickets para armazenar dados. Em muitos casos, usuários criam propriedades customizadas para armazenar informações de campos que já existem na plataforma, o que pode causar confusão em futuras importações, já que o seu time não saberá em qual campo armazenar os dados.

É por isso que o primeiro passo antes de qualquer importação é fazer uma revisão de todas as propriedades do seu portal e, em conjunto com seus times de vendas, marketing e serviços, definir:

(1) Quais propriedades serão mantidas?

(2) Quais podem ser removidas do CRM?

(3) Quais precisam ser criadas? Este recurso pode ajudar.

✅ FORMATE A SUA PLANILHA DE ACORDO COM OS REQUISITOS DA HUBSPOT

A formatação do arquivo é um dos pontos mais críticos da importação pois é a causa da maioria dos problemas. Para isso, a nossa Central de Conhecimento possui um recurso ótimo que explica a dinâmica de importações e de formatação do arquivo. O conteúdo você confere aqui.

As colunas da sua planilha são as propriedades da HubSpot, enquanto as linhas representam os contatos, negócios, empresas ou tickets. Ao inserir valores nas células, representando o dado daquele contato, certifique-se de que a propriedade existe na HubSpot e que o valor da planilha seja compatível com o tipo de campo. Se a propriedade for de número, a planilha não deve conter caracteres que não sejam números. Se a propriedade tiver opções, os valores da célula precisam ser exatamente iguais aos das opções.

Além disso, certifique-se de que os contatos sempre terão um endereço de e-mail registrado e que as empresas sempre tenham o domínio de e-mail. Com isso, você evita registros duplicados já que, pelo endereço de e-mail e o domínio do site, o nosso CRM detecta registros existentes. Existem diversas outras recomendações, e todas elas estão explicadas no artigo que mencionei anteriormente.

✅ INICIE A IMPORTAÇÃO

Ao iniciar o processo da importação, existem dois passos cruciais: selecionar qual é o objeto a ser importado - ou seja, definir se é apenas contatos, ou então empresas e contatos, e etc - e fazer o mapeamento de campos. Esse passo é um dos mais importantes pois é o momento em que você define em quais propriedades as informações da sua planilha ficarão armazenadas no CRM. A HubSpot possui um mecanismo de leitura das colunas que identifica propriedades compatíveis a partir do nome, mas é imprescindível que você revise esses campos e verifique se o correto está selecionado.

Em importações muito grandes, é recomendável criar uma planilha, usando a informação de apenas um contato. Com isso, você pode realizar alguns testes e verificar se a planilha está, de fato, formatada corretamente.

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Esta publicação contém algumas dicas bem práticas, mas o universo de importações abrange muito mais que isso. Testar a ferramenta, entender o funcionamento e, gradualmente, aprender sobre ela são passos fundamentais para que você tenha sucesso em futuros importações.

Além disso, você conta com a ajuda de todos os recursos da nossa base de conhecimento abaixo e do time de suporte da HubSpot, caso você tenha alguma assinatura paga.

Configurar os arquivos de importação

Importar registros ou observações

Criar propriedades personalizadas

Espero que essas dicas tenham sido úteis e fiquem à vontade para mandar as suas perguntas! 😀