Como fazer a associação automática entre contatos e empresas em uma importação

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Uma funcionalidade muito interessante do CRM da HubSpot é a associação entre contatos e empresas. Quando você atrela um usuário a uma empresa existente na sua plataforma, você tem diversos benefícios:

• O seu CRM fica mais organizado e você tem uma visualização rápida e prática de contatos e empresas associados no painel que fica do lado direito dos seus contatos.
• Você pode concentrar todas as interações que acontecem com os contatos de uma empresa nos registros dela, tendo, assim, controle de como a sua equipe interage com as empresas.
• Você pode sincronizar informações de algumas propriedades, como o estágio de ciclo de vida dos contatos com a empresa.

Os demais benefícios e esclarecimentos sobre como essa associação funciona podem ser checados neste artigo.

Essa associação não é automática, uma vez que os contatos já estejam criados no seu portal. Porém, essa automação pode ser feita na hora de importar contatos por meio de uma planilha. Abaixo, descrevi algumas instruções para fazer isso.

COMO FORMATAR A PLANILHA

O segredo da associação automática entre contatos e empresas na hora da importação está na planilha. A maneira que a plataforma da HubSpot entende que uma empresa está associada a um contato é pelas informações que estão na mesma linha. Além disso, a sua tabela precisa conter informações sobre o contato e sobre a empresa.

Na HubSpot, cada um desses objetos - empresa e contato - possui uma propriedade que serve como a identidade dele no seu portal. Para os contatos, é o endereço de e-mail e, para as empresas, é o domínio do site. É a partir dessas informações que a plataforma identifica registros existentes e evita duplicações. Isso significa que a sua planilha precisará conter uma coluna para o endereço de e-mail do contato - que criará o registro do contato ou atualizará um registro existente - e uma coluna para o registro do domínio da empresa - que criará ou atualizará o registro da empresa. Você pode, também, adicionar outras propriedades que não são obrigatórias, mas ajudam a deixar o seu CRM mais organizado, como nome e sobrenome, nome da empresa, entre outras informações.

Neste link, você confere um exemplo de como a planilha deve ser formatada e, neste artigo, você confere as instruções completas sobre a formatação. É também muito importante que o seu arquivo não tenha nenhum tipo de formatação (como filtros, colunas mescladas e etc), para que a plataforma leia da melhor forma possível.

COMO IMPORTAR A PLANILHA NO SEU CRM

Depois de finalizar a formatação da sua planilha, chegou a hora de importá-la para o seu CRM. O primeiro passo é acessar os seus contatos, clicando em Contatos > Contatos > Importar (no topo da página). Ao chegar lá, você deverá seguir os passos abaixo:

1. Clique na opção “Inicie uma importação” e selecione a opção “Arquivo do computador”. Clique em próximo.
2. Caso você tenha somente um arquivo (que é o nosso caso), selecione a opção “Um arquivo”. Caso tenha mais arquivos que precisam ser associados, siga com a segunda opção.
3. Na próxima tela está o segredo da associação. Como estamos falando de importação de contatos e empresas, selecione a opção “Vários objetos”, clique em “Próximo” e selecione as opções “Contatos” e “Empresas”.
4. Selecione o arquivo na sua pasta e faça o upload.
5. No terceiro passo da importação (o que aparece no seu portal), você precisará associar as colunas da sua planilha com as propriedades de cada objeto na HubSpot. É importante que, neste momento, você esteja atento ao objeto que está sendo associado à propriedade. Para a coluna de email, selecione a propriedade de contato “E-mail”. Para a coluna de domínio, selecione a propriedade de empresa “Nome de domínio de empresa”.
6. Ao clicar em próximo, você dará um nome à importação e definirá a base legal para armazenar as informações destes contatos no seu CRM.
7. Uma vez que você finalizar a importação e os contatos e empresas estiverem definitivamente importados, você pode acessar os registros no seu CRM e verificar no painel que fica do lado direito que os contatos e as empresas estarão corretamente associados.

Apesar de esse ser um processo bastante simples, recebo muitas perguntas relacionadas a esse tópico trabalhando com o Suporte da HubSpot. Espero que essas informações sejam úteis! Também deixo aqui abaixo alguns recursos que podem ser úteis para quem quiser se aprofundar em gerenciamento de contatos na HubSpot. 🙂

HubSpot Academy: Onboarding do HubSpot Sales Starter
Importar contatos, empresas, negócios, tíquetes, produtos ou notas (em inglês)