Permissões para cada usuário só poder visualizar os próprios contatos, mas sincronize Google

[PGroup]

Bom dia!
Como é possível configurar as permissões de nossas equipes de forma que:

1 - Um líder geral tenha acesso aos contatos, registros e tarefas de todos de suas 2 equipes + aos próprios

2 - 2 líderes "locais" tenham acesso aos contatos, registros e tarefas de todos de sua equipe + aos próprios

3 - Todos os demais usuários de cada equipe tenham acesso somente aos próprios contatos, e todos os registros e tarefas destes contatos, e também possam sincronizar automaticamente com sua agenda de contatos do Google

4 - Idealmente, atribuir como proprietário de todos os contatos que forem criados manualmente o usuário que foi responsável por seu cadastro no CRM (imagino que isso seja uma automação, mas quero confirmar o funcionamento disso dentro das limitações acima)

[Brenner]

Olá @PGroup ,

A minha sugestão deu certo? 

Me avise se tiver dúvidas,

Abs

[Brenner · Accepted solution]

Olá @PGroup , que bom te ver por aqui! 

Vamos lá, antes de responder o que eu acredito ser um formato ideal para essa estrutura que você levantou, precisamos alinhar alguns pontos sobre acessos e equipes: 

> Para a estrutura proposta funcionar completamente, é necessário ter o plano Enterprise da HubSpot para ter acesso à equipes principais e adicionais;

> A configuração de acessos não exclui a possibilidade dos usuários criarem registros, observações e tarefas nos contatos que não foram atribuídos a eles;

> Para o seu trabalho ficar mais fácil, será necessário criar o Conjunto de Permissões (antigo Funções) para cada grupo de usuário.

Vamos a estrutura proposta

Líderes Globais

- Equipes: É necessário criar uma equipe para este grupo de usuários e adicioná-los nela. 

- Conjunto de permissões (antigo Funções): Será necessário configurar as permissões desses usuários, com base no que eu entendi da sua dúvida, eles poderão editar e visualizar objetos (contatos, empresas, negócios e etc) de todos os usuários abaixo deles. Com base nisso, você precisará configurar o acesso aos objetos com: "tudo" ou "apenas equipes". 

Conjunto de permissões para Líderes Globais

Líderes Locais

- Equipes: Será necessário a criação de uma equipe para estes líderes, porém, será necessário indicar que esta equipe tem uma equipe principal, como no exemplo abaixo: 

Exemplo de equipe com hierarquia

- Conjunto de permissões (antigo Funções): Também será necessário criar um conjunto de permissões para este grupo, porém, com uma limitação de acessos, evitando usar o acesso de "tudo", focando em "apenas equipes" ou "apenas propriedades", matendo o check de "Não atribuido": 

Conjunto de permissões para líderes Locais

Grupo de Vendedores

- Equipes: Também será necessário criar uma equipe para eles, com a mesma configuração que criamos para a equipe dos líderes locais. Mas neste caso, será necessário configurar a equipe principal "Líderes Locais", para respeitar a hierarquia desejada. 

- Conjunto de permissões (antigo Funções): Neste caso, é importante configurar os conjuntos de permissões dando acesso somente a "apenas equipes" ou (mais indicado) "Apenas itens de propriedade", desmarcando o check de "Não atribuído": 

Conjunto de permissões para vendedores

Sugestão: não deixar marcado para o usuário excluir os objetos que ele é proprietário. 

Dessa forma, você terá uma hierarquia (considerando os alinhamentos que eu trouxe antes do passo  a passo) para controlar melhor a sua equipe. 

Agora que sabemos um pouco mais sobre as configurações de equipes e acessos, preciso ressaltar que: 

> Um usuário poderá ser atribuído apenas a 1 equipe principal

> O usuário fazer parte de uma equipe como equipe secundária, não permitirá que ele participe de revezamentos, notificações e qualquer outra ação de equipes (somente na equipe principal isso acontece). 

> Sugiro não limitar os vendedores quanto ao registro e alterações de propriedades em objetos que não são de sua propriedade. Neste caso, é interessante controlar essas ações e treinar a equipe para que não tenham erros ou sobreposição, com SLA definidas para toda a equipe. 

Sobre a questão da atribuição do contato na criação manual, por padrão, ele já será atribuido a quem está criando, mas é possível fazer um automação para revezar entre a equipe, por exemplo. 

Estes artigos poderão te ajudar na configuração também: 

> Como gerenciar permissão de usuários 

> Como criar e gerenciar equipes

Espero ter ajudado, 

Qualquer dúvida, fique à vontade para postar aqui na comunidade! 

Lembrando que esta é a semana global de descanso da Hubspot, portanto, qualquer necessidade de atendimento, deverá ser priorizada aqui na comunidade para que outros usuários (como eu), possam te ajudar! 

Ótima semana! 

[PGroup]

Olá Brenner, agradeço imensamente pela resposta e pelo detalhamento.

Entendi a estrutura que mencionou, e creio que ela me atende bem.

Só preciso tirar dúvidas de algumas questões chave desse problema:

- A configuração de acesso que queremos é para que realmente cada membro da equipe (com exceção dos líderes) possa visualizar e alterar SOMENTE os contatos que são de sua propriedade... os membros de algumas de nossas equipes "competem" com suas agendas, e precisamos que o catálogo de contatos de um membro não seja acessível pelos demais membros do seu time (com exceção dos líderes, é claro). Pelo que você mencionou "A configuração de acessos não exclui a possibilidade dos usuários criarem registros, observações e tarefas nos contatos que não foram atribuídos a eles", não é possível limitar os acessos aos contatos dessa forma?

- A configuração dos contatos, seja qual for possível, permite que contatos sejam importados do Google? E esses contatos permanecerão sob acesso apenas do usuário que os importaram?

Mais uma vez, obrigado pela resposta.

[Brenner]

Olá @PGroup ,

Imagina! Que bom que gostou,

Sobre a menção que diz respeito a possibilidade de visualizar, é o que a Hub também fala no artigo sobre acessos. Portanto, certifique-se de que na configuração do conjunto de permissão para os vendedores, o check da caixinha chamada "não atribuído" esteja desmarcado. Eu não lembro de ter dado algum problema nas empresas que fiz isso. 

Sobre a importação dos contatos do Google, consegue me explicar melhor como seria realizada essa importação? Se for através do app da HubSpot no celular dos vendedores, ou importações da sincronização do e-mail e calendário, o proprietário é automaticamente atribuido a quem importou.

Já nos casos de importar as listas, você pode deixar configurado para importar e já atribuir a uma determinada pessoa, para isso, deve-ser configurar a lista de importação antes de importá-la 

Aprofundando sobre a questão da importação do Google, eu já consigo te ajudar melhor

abs