Consejos de utilización de Etapa de ciclo de vida, etapas del negocio y estado del lead

[kestrada]

¿Qué son las etapas del ciclo de vida, estado del lead,etapas del negocio y cómo utilizarlas  mejor?

Las etapas del ciclo de vida del contacto, el estado del lead y las fases/etapas  de negociación pueden ser bastante confusas, especialmente si es la primera vez que utilizas HubSpot. ¿Qué te parece si comenzamos por definir qué es cada uno de estos conceptos primero?¡Vamos allá!

• Etapas del ciclo de vida: Describe la relación de un contacto con tu empresa.
• Estado del Lead: Describe las actividades de venta durante el proceso de calificación (Estado de las ventas, prospección o alcance del contacto)
• Etapas del negocio: Representa el proceso de venta en la empresa

Establecer las etapas del ciclo de vida en el HubSpot

Además, a mis compañeros y a mí nos preguntan a menudo cuáles de estas fases son ahora fijadas automáticamente por el sistema y cuándo:

Suscriptor: Se establece automáticamente cuando un nuevo contacto: 

• Creado manualmente*, 
• Importado*, 
• Ha rellenado un formulario de suscripción a un blog, o creado a través de la herramienta de conversación.

Lead: Se establece automáticamente cuando un nuevo contacto: 

• Se convierte a través de un formulario*, 
• Se crea a través de Salesforce Sync, o 
• Se crea a través del plugin de HubSpot Sales.

MQL: No se establece automáticamente por el sistema, sino que está basado en criterios de puntuación y flujos de trabajo definidos por el usuario.

SQL: El contacto fue calificado por el departamento de ventas (según el modelo de BANT o similar) y la intención de compra fue calificada como probable.

Oportunidad y Cliente: Puede ser activado en la configuración cuando se crea el negocio en HubSpot y significa que si  un contacto está asociado con un negocio, su etapa de ciclo de vida se incrementa a oportunidad. Si un negocio se establece más tarde como "Ganado", la etapa de ciclo de vida cambia automáticamente a "Cliente".

* Importante: Los clientes existentes a los que se asocien más negocios mantendrán su etapa del ciclo de vida como "Cliente" y no serán restablecidos por esta configuración.Es decir no pasaría de Cliente a lead nuevamente, cuando se le vuelva a asociar un negocio.

¿Cuándo es un MQL y quién establece el estado del SQL?

Tan pronto como un contacto ha dominado la etapa de MQL, se entrega al departamento de ventas. 

Aunque a menudo la propia definición de la MQL resulta difícil. Por experiencia sé que esta cuestión por sí sola, necesitaría que le dediquemos un artículo ya que es muy amplia. Ya que dependiendo de varios factores (industria, actividad, esfuerzos de marketing, etc) existe una amplia variedad de implementaciones. 

Sabiendo esto, si tomamos siempre un MQL como el futuro lead, que en comparación con otros leads, es (podría ser) más probable que se convierta en un cliente.Entonces, la estarías implementando correctamente. Estos  son los factores que definen qué hace a tu lead un cliente más potencial que otros.

Una herramienta que puede ayudarte con esta clasificación es también la propiedad de “Puntuación de Hubspot”o “Lead Scoring”. Más información sobre qué es el lead scoring y cómo calcular un lead score.

Una vez que hemos definido nuestros MQLs y establecido el lead scoring,nos surge la siguiente pregunta 

¿Cómo un MQL se convierte en un SQL y quién es el responsable (Automático/manual)?

Esta es una conversación que siempre debe de tenerse entre los equipos de Marketing y Ventas para poder llegar a establecer cuándo se marca a un contacto como listo para SQL. Mi mejor recomendación es que sea el equipo de ventas quien realmente defina cuando un contacto es un SQL, una vez haya sido calificado por Marketing.

Un método muy utilizado de calificación de leads que permite a nuestros representantes de ventas ver si los leads están listos o no para ser marcados como SQL es la metodología BANT. Encuentra más sobre este método y estrategias de optimizaión dentro de esta publicación: https://blog.hubspot.es/sales/nuevo-sistema-calificacion-prospectos

Una vez hemos calificado al lead como SQL es importante recordar que, si bien la mayoría de las actividades de comercialización pueden automatizarse, se recomienda la interacción directa y personal a través del correo electrónico, las llamadas telefónicas y las videoconferencias.  De esta manera podemos crear una relación más personal con nuestros SQL y podremos crear un negocio más personalizado y que por lo tanto podría llegar a tener un porcentaje de cierre más alto.

Una vez abrimos el negocio, pasamos entonces a trabajar dentro de la pipeline de negocios.

La Pipeline de Negocios y sus etapas

Es la herramienta que nos ofrece una mirada detallada de las fases del ciclo de vida MQL/SQL de un contacto. La propiedad "Estado del Lead" (Lead status) está predefinida, pero puede ser ampliada o cambiada completamente para satisfacer las necesidades individuales del equipo de ventas. Lo ideal sería que el estado del contacto representará las actividades típicas que se realizan durante el proceso de calificación hasta que se abre el negocio en sí.

Además, el estado del lead no se establece de forma totalmente automática a través de la configuración del sistema de los HubSpot, sino que manualmente por los respectivos empleados de ventas, o a través de flujos de trabajo (por ejemplo, si un contacto se asocia con un nuevo negocio por primera vez, el estado del negocio se establece  "Negocio  abierto").

Combinando varias propiedades, podemos segmentar mejor nuestra base de datos, y especialmente nuestros clientes potenciales, y podemos, por ejemplo, mostrar contactos cuya fase del ciclo de vida es MQL pero cuyo estado de cliente aún no se ha establecido.

Un ejemplo de criteria que puedes aplicar a una lista o vista general de tus contactos ser vería así:

- Lista de contactos

- Guardar una vista de contactos con la criteria de MQL pero sin lead status

Estos deben ser calificados por el departamento de ventas lo antes posible.

Y, tú ¿ya utilizas estas propiedades por defecto de HubSpot?.

Cuál es tu estrategia para mantener una comunicación alineada entre Marketing y ventas para mantener un buen seguimientos de los leads potenciales?

Me encantaría conocer tus pensamientos en relación a cuando lo implementaste la primera vez. ¿Qué diferencias/beneficios has visto al no utilizarla vs el utilizarla?

¡Anímate, comenta y comencemos una conversación sobre ello!

Un saludo,

Kira

[CSantaCruzC]

esto sigue siendo así o hay algún cambio en lo que se activa automáticamente por Hubspot?

(artículo de 2020 y hoy 2023)

[kestrada]

Hola @CSantaCruzC 

Espero que te encuentres bien y muy feliz viernes. ¡Me encanta que lo preguntes! 

Con la implementación de que ahora ya puedes personalizar y crear otras etapas de ciclo de vida del contacto, el sistema ya trae integrado automatizaciones basadas en ello. Puedes acceder a éstas dese la pestaña de Objetos> Contactos> Etapa de ciclo de vida

Más información sobre ello dentro de este artículo: https://knowledge.hubspot.com/es/contacts/use-lifecycle-stages 

Si tienes alguna pregunta más concreta sobre ello, por favor, házmelo saber. 

Un abrazo

Kira 🤖

[DianaGomez]

Hola @CSantaCruzC, 

Gracias por tu pregunta. 

Por favor, ¿podrías precisar a qué parte específica de la explicación te estás refiriendo? Y podrías detallarnos tu objetivo con más claridad? 😊

Gracias,

Diana

[rlopez]

Hola @kestrada !!

Menuda recopilación más buena. En realidad todo esto que explicas casi que podría ser una clase o un curso breve sobre flujo de leads en una organización.  A mí me ha venido muy bien la recopilación de qué etapas de ciclo de vida se fijan automáticamente y cuándo.

En nuestro caso particular, como suele pasar, no usamos todas las etapas de ciclo de vida, ni todos los estados del lead ni todas las etapas del pipeline estándar. Ya sabes que cada negocio tiene sus propios procesos que dependen del producto/servicio y de los compradores.

Pienso que llevar la alineación Marketing & Sales al CRM es fundamental para que se pueda hacer realidad. Estas sinergias afectan bastante a los resultados y debe hacerse todo lo posible porque la máquina esté engrasada.

Saludos,

Rafael López

[kestrada]

Gracias @rlopez , 

Si es una recopilación de una estrategia larga a implementar, muy resumida.

Es un tema que tiene sus términos generales pero después cada proceso de ventas y negocio tendría su personalización. Por ello, como parte del proceso de implementación intento presentar el concepto general y apartir de ahí personalizarlo junto a las necesidades del negocio.

Si que como punto primordial, es tener un registro de este proceso registrado. Como por ejmplo dentro de un mapa de procesos ya que esto servirá no solo para el proceso de implementación sino para una futura optimización de ello.

Y, tú cómo te aseguras que este proceso sea tan conocido por ventas como por Marketing?

Un saludo,

Kira

[rlopez]

Hola @kestrada 🙂

Totalmente de acuerdo, esto debe estar registrado y debería ser revisado periódicamente en una reunión de SMarketing. De esta forma, no sólo es conocido por ambas partes, sino que se puede actualizar si se detecta esa necesidad. Los procesos están vivos, jejeje.

Saludos,

Rafael López