Carga de datos inicial y vinculacion con historico de facturacion

[Becarama]

Hola. Estoy preparando la cargas de la base de datos previamente, haciendo una limpieza de los mismos. En paralelo estoy sacando el historico de facturación de las empresas con las que trabajo.

Me gustaría conocer varios detalles antes de continuar:

_ Podria cargar la base de datos de clientes (contactos y empresas) y posteriormente cargar la información de historico de facturacion de las empresas.  Si es asi, como conectaria la información. A traves del nombre de la empresa o es mejor hacerlo a traves de un numero de cliente.   

_Tambien que pasa si el nombre de la empresa esta exactamente igual escrito en la carga de la base de empresas inicial y en futuras cargas de datos sobre esta base.

_Ultimo, hay algun sistema para vincular la información de facturación con el CRM de forma que guarde toda la información de ventas del cliente, fechas de ultima operación, etc ... para hacer un mejor seguimiento de las acciones de marketing y ventas.

[jpsanchez · Accepted solution]

Hola Juan y bienvenido a la comunidad 😉

Tienes varias formas de poder conseguir lo que necesitas,  la respuesta corta a tus preguntas es:

- Si puedes cargar primero empresas y contactos y a posteriori el histórico de facturación, pero ten presente que Hubspot no es ERP y por tanto deberás dar formato previamente a tu facturación para que coincida con el modelo de oportundiades en Hubspot. 

Me he tomado el tiempo de hacerte este pequeño diagrama para que se entienda mejor. 

Por razones de simplicidad, no he puesto todas las propiedades que pueden existir, solo para poder explicarlo ahora.

Deberías preparar tus datos en tres tablas, como te muestro a continuación, si tienes propiedades que no existen en Hubspot deberás tenerlo en cuenta a la hora de subirlas. Por ejemplo te he puesto unas propiedades de nombre LEGACY_ XX_ID son que uses tus ID internos y no perderlos al subir a Hubspot. Pues bien esta propiedad deberías crearlas en Hubspot. 

Segunda parte de tus preguntas:

- Para compañias, Hubspot usa como identificadores o el ID de compañia ( que lo asigna Hubspot ) o el domain name ( nombre de dominio) y te da la posibilidad de solo actualizar aquellos registros que sean nuevos,etc.. Pero OJO! esto ya no es una carga inicial , estas hablando de una carga recurrente de datos y la importación de datos no es adecuado para esto, te puede crear innumerables problemas. Para este caso ya deberías entrar en una integración. ( y eso da para un libro ;))

Tercera parte ;).-

Una previsión de ventas no es igual a la facturación o la previsión de tesorería, Hubspot se encarga de hacer previsiones de ventas. 

Para lo primero ( previsión de ventas) , como hemos visto en la primera parte de este post, deberías preparar la información en un formato que puedas subir como oportunidad. 

Para lo segundo y tercero deberías integrar tu sistema de Facturación con Hubspot ( mira en el apartado de https://www.hubspot.es/products/integrations

Bueno, espero haber podido ayudarte Juan

Un saludo !

JP

😉

pd ( si la respuesta te sirve , dale a dar por buena!)

[jpsanchez · Accepted solution]

Bueno es bastante normal, tranquilo por eso 😉 

Aparentemente por lo que comentas has usado el nombre de empresa como identificador, Hubspot es capaz de entender de varias maneras la identificación de contactos y empresas, sin embargo esta no es una de las formas.  Es por esto que genera nuevas empresas aunque el nombre sea el mismo. 

Una forma de solucionarlo es añadir en tu listado el nombre del dominio de la empresa ( que Hubspot si identifica como un identificador) y volver a subirlo tal como lo has realizado. ( existen + formas, pero no me quiero alargar)

Ahora para revertir lo que has realizado la manera + sencilla es eliminar los contactos y las empresas que has creado en el apartado de contactos y empresas seleccionado los contactos y empresas que has creado y los eliminas. 

Otra opción que tienes es:

1.- Desactivar si esta activado el sistema de creación de empresa automático ( puedes consultar como funciona en https://knowledge.hubspot.com/articles/kcs_article/contacts/automatically-create-and-associate-compa...)

2.- Eliminar las empresas que has subido. 

3.- Activar el sistema de creación de empresa automático, con la opción de crear con los contactos que tengas en la base de datos. 

Si ves que no te sales, escríbeme un mensaje privado y si quieres te lo arreglo como buen samaritano 😉

Ya nos cuentas!

JP

[jpsanchez · Accepted solution]

Hola Juan y bienvenido a la comunidad 😉

Tienes varias formas de poder conseguir lo que necesitas,  la respuesta corta a tus preguntas es:

- Si puedes cargar primero empresas y contactos y a posteriori el histórico de facturación, pero ten presente que Hubspot no es ERP y por tanto deberás dar formato previamente a tu facturación para que coincida con el modelo de oportundiades en Hubspot. 

Me he tomado el tiempo de hacerte este pequeño diagrama para que se entienda mejor. 

Por razones de simplicidad, no he puesto todas las propiedades que pueden existir, solo para poder explicarlo ahora.

Deberías preparar tus datos en tres tablas, como te muestro a continuación, si tienes propiedades que no existen en Hubspot deberás tenerlo en cuenta a la hora de subirlas. Por ejemplo te he puesto unas propiedades de nombre LEGACY_ XX_ID son que uses tus ID internos y no perderlos al subir a Hubspot. Pues bien esta propiedad deberías crearlas en Hubspot. 

Segunda parte de tus preguntas:

- Para compañias, Hubspot usa como identificadores o el ID de compañia ( que lo asigna Hubspot ) o el domain name ( nombre de dominio) y te da la posibilidad de solo actualizar aquellos registros que sean nuevos,etc.. Pero OJO! esto ya no es una carga inicial , estas hablando de una carga recurrente de datos y la importación de datos no es adecuado para esto, te puede crear innumerables problemas. Para este caso ya deberías entrar en una integración. ( y eso da para un libro ;))

Tercera parte ;).-

Una previsión de ventas no es igual a la facturación o la previsión de tesorería, Hubspot se encarga de hacer previsiones de ventas. 

Para lo primero ( previsión de ventas) , como hemos visto en la primera parte de este post, deberías preparar la información en un formato que puedas subir como oportunidad. 

Para lo segundo y tercero deberías integrar tu sistema de Facturación con Hubspot ( mira en el apartado de https://www.hubspot.es/products/integrations

Bueno, espero haber podido ayudarte Juan

Un saludo !

JP

😉

pd ( si la respuesta te sirve , dale a dar por buena!)

[Becarama]

Hola JP.

Muchas gracias por las explicaciones.  He estado trabajando los ficheros para poder vincular  la carga de contactos, empresas y deal (o facturacion)  de forma logica a  traves de numero de identificación customizado para mi Empresa.  Respecto al segundo apartado, entiendo lo que dices y lo tendre en cuenta. Para la tercera, debere estudiar cual es el sistema de Facturación que mejor conecta con Hub Spot. Voy a leer el enlace que me comentas.     

Muchas gracias por tu ayuda. Super util.

Juan

[kestrada]

Muchas gracias por la explicación detallada @jpsanchez . ¿Te ha ayudado a esclarecer tus dudas sobre el proceso,@Becarama ? Si no es así, por favor coméntanos tus preguntas para que le echemos un vistazo.

Saludos,

Kira

[Becarama]

Hola 

Parece que algo no ha funcinado bien. 

Estoy en la primera carga de datos en Hub Spot.

He preparado el listado en el que he includo todos los contactos y el nombre de la empresa en cada contacto. En el fichero tendre unas 6300 lineas de contactos, con un total de 1800 empresas distintas y varios contactos por empresa.

Al hacer la carga he pedido que actualice empresas y contactos. El sistema me ha creado una linea de empresa por cada contacto, duplicando el numero de empresas por cada contacto que tiene en la empresa en lugar de crear una unica empresa y varios contactos en cada una.

Hay alguna manera de eliminar toda la carga y empezar de 0 para que este limpio el CRM.

Cual puede haber sido el error? Seria mejor cargar todos los contactos y elegir la opción de "Crear empresas y asociar contactos automaticamente" en la configuración.

Gracias por la ayuda

[jpsanchez · Accepted solution]

Bueno es bastante normal, tranquilo por eso 😉 

Aparentemente por lo que comentas has usado el nombre de empresa como identificador, Hubspot es capaz de entender de varias maneras la identificación de contactos y empresas, sin embargo esta no es una de las formas.  Es por esto que genera nuevas empresas aunque el nombre sea el mismo. 

Una forma de solucionarlo es añadir en tu listado el nombre del dominio de la empresa ( que Hubspot si identifica como un identificador) y volver a subirlo tal como lo has realizado. ( existen + formas, pero no me quiero alargar)

Ahora para revertir lo que has realizado la manera + sencilla es eliminar los contactos y las empresas que has creado en el apartado de contactos y empresas seleccionado los contactos y empresas que has creado y los eliminas. 

Otra opción que tienes es:

1.- Desactivar si esta activado el sistema de creación de empresa automático ( puedes consultar como funciona en https://knowledge.hubspot.com/articles/kcs_article/contacts/automatically-create-and-associate-compa...)

2.- Eliminar las empresas que has subido. 

3.- Activar el sistema de creación de empresa automático, con la opción de crear con los contactos que tengas en la base de datos. 

Si ves que no te sales, escríbeme un mensaje privado y si quieres te lo arreglo como buen samaritano 😉

Ya nos cuentas!

JP

[Becarama]

Hola JC

Estoy eliminado las empresas para proceder como me dices. 

En su dia hice una prueba con un fichero cargando contactos y luego activando la creación automatica de empresas y me funciono. Hoy he probado creando contactos y empresas a la vez y es cuando ha fallado.

Para eliminar las empreas tengo que ir de 100 en 100. no encuentro otro modo de eliminar todas de golpe y son 6000..... 

Lo ideal seria poder empezar de 0 y eliminar toda la carga inicial. No se si hay opción.

He entrado en tu web A small job. ... esta genial!!!. 

Un dia hablamos y nos contamos.

Abrazo

Juan

[jpsanchez · Accepted solution]

Hola Juan, 😉

te dejo este mini video para que veas como se selecciona y eliminan + de 100 contactos. ( ojo por eso vigila que tengas solo en lista los que quieras eliminar) . 

Check out this video: https://embed.vidyard.com/share/if5mGbq83CJQPc2tQcme6Q?

Espero te sirva 

Un saludo! 

JP

PD ( gracias!)

Nota: los datos que se ven el en video son de un daset público que tenemos para hacer demostraciones públicas. En ningún caso datos de clientes nuestros o datos privados.

[Becarama]

Hola JC

De nuevo contigo. he localizado la forma de eliminar todas las empresas de una vez, selecionando todas.  Una vez realizado he selecionado la activacion de la creacion y asociacion de empresas automaticamente y no me funciona la formula para que aparezcan todas las empresas. Debo tener algo mal en la asignacion del fichero.

Me recomiendas que borre todos los contactos y empiece de 0. Si quieres te llamo en privado y me recomiendas como.  

Gracias por la ayuda

Juan