Cómo integrar outbound efforts de BDRs en Sales Workspace sin saturar la base de datos

[JSzlain]

Hola a todos,

Estoy buscando la mejor forma de gestionar los esfuerzos de outbound de nuestro equipo de BDRs dentro de HubSpot Sales Workspace. Queremos asegurarnos de que los esfuerzos de hunting estén bien organizados y alineados con el CRM, pero tengo algunas dudas sobre la mejor manera de hacerlo.

En particular, me gustaría saber:

1. ¿En qué momento agregan un contacto a HubSpot?

   • ¿Solo cuando hay una respuesta o interacción positiva?
   • ¿O incluyen todos los contactos desde el inicio?

2. ¿Cómo evitan la acumulación de contactos sin información o sin buen fit?

   • ¿Tienen algún criterio para descartar contactos que no califican?
   • ¿Usan listas específicas o una estructura para limpiar la base regularmente?

3. ¿Cómo trackean el volumen de actividades del equipo?

   • Cantidad de contactos trabajados, respuestas, reuniones agendadas, etc.
   • ¿Utilizan pipelines, propiedades personalizadas o dashboards específicos?

4. ¿Es recomendable integrar otras herramientas como Google Sheets o Sales Navigator antes de agregar un contacto al CRM?

Queremos encontrar un equilibrio entre dar visibilidad al trabajo de los BDRs en HubSpot sin llenar la base de datos de contactos que quizás nunca avancen.

Si alguien ya resolvió este desafío o tiene buenas prácticas, ¡me encantaría conocerlas!

Gracias de antemano. 

[Lucila-Andimol · Accepted solution]

Hola @JSzlain 

muy buena tu pregunta.

Y la respuesta es depende!

Por supuesto que dependiendo de la estructura del equipo y de los procesos internos

pero algunas cosas que te puedo decir que son muy comunes y funcionan muy bien con nuestros clientes

son:

1. ¿En qué momento agregan un contacto a HubSpot?

   • ¿Solo cuando hay una respuesta o interacción positiva?
   • ¿O incluyen todos los contactos desde el inicio?

Se pueden cargar todos los contactos y crear leads en el Workspace the Prospección (Ventas) para que los BDRs los contacten y califiquen. Una vez calificados, pueden pasar a un pipeline para que el equipo de Ventas lo tome. Aquellos leads/Contactos descalificados se marcan como tal (en lifecycle stage y/o status y como contactos de no marketing) y luego se puede decidir si eliminarlos o no.

1. ¿Cómo evitan la acumulación de contactos sin información o sin buen fit?

   • ¿Tienen algún criterio para descartar contactos que no califican?
   • ¿Usan listas específicas o una estructura para limpiar la base regularmente?

Acá son claves las automatizaciones, el scoring y los reportes. Tener bien claro la información clave que debe estar completa te va a facilitar el control de la misma y la calificación también de quién se queda en la base de datos y quien no. Las listas van a reflejar varias de estas cosas.

1. ¿Cómo trackean el volumen de actividades del equipo?

   • Cantidad de contactos trabajados, respuestas, reuniones agendadas, etc.
   • ¿Utilizan pipelines, propiedades personalizadas o dashboards específicos?

Dependiendo de las licencias que tengas, todo esto se puede poner como goal de los equipos y trackear con reportes. Generalmente queremos saber la cantidad de contactos asignados por rep/BDR, los trabajados, los calificados y los que avanzan hacia clientes. A veces tambien cruzamos esta info con el origen (si los leads salieron de un evento, de la publicidad o de acciones de prospección). Definitivamente va a haber dashboards específicos para los managers y/o por rep para que lo chequeen regularmente.

1. ¿Es recomendable integrar otras herramientas como Google Sheets o Sales Navigator antes de agregar un contacto al CRM?

Si acá te referís a integrarlos para traer contactos, sí se puede. Ahora, es fundamental primero hacer lo que te mencioné anteriomente para clasificar en función de la información que tenemos sobre ellos. Así evitas inundar la base de datos de "basura" que nadie va a estar atendiendo.

Si necesitan ayuda con las definiciones y/o implementandolo avisame, te puedo ayudar.

Espero te sirva.

Saludos

[Lucila-Andimol · Accepted solution]

Hola @JSzlain 

muy buena tu pregunta.

Y la respuesta es depende!

Por supuesto que dependiendo de la estructura del equipo y de los procesos internos

pero algunas cosas que te puedo decir que son muy comunes y funcionan muy bien con nuestros clientes

son:

1. ¿En qué momento agregan un contacto a HubSpot?

   • ¿Solo cuando hay una respuesta o interacción positiva?
   • ¿O incluyen todos los contactos desde el inicio?

Se pueden cargar todos los contactos y crear leads en el Workspace the Prospección (Ventas) para que los BDRs los contacten y califiquen. Una vez calificados, pueden pasar a un pipeline para que el equipo de Ventas lo tome. Aquellos leads/Contactos descalificados se marcan como tal (en lifecycle stage y/o status y como contactos de no marketing) y luego se puede decidir si eliminarlos o no.

1. ¿Cómo evitan la acumulación de contactos sin información o sin buen fit?

   • ¿Tienen algún criterio para descartar contactos que no califican?
   • ¿Usan listas específicas o una estructura para limpiar la base regularmente?

Acá son claves las automatizaciones, el scoring y los reportes. Tener bien claro la información clave que debe estar completa te va a facilitar el control de la misma y la calificación también de quién se queda en la base de datos y quien no. Las listas van a reflejar varias de estas cosas.

1. ¿Cómo trackean el volumen de actividades del equipo?

   • Cantidad de contactos trabajados, respuestas, reuniones agendadas, etc.
   • ¿Utilizan pipelines, propiedades personalizadas o dashboards específicos?

Dependiendo de las licencias que tengas, todo esto se puede poner como goal de los equipos y trackear con reportes. Generalmente queremos saber la cantidad de contactos asignados por rep/BDR, los trabajados, los calificados y los que avanzan hacia clientes. A veces tambien cruzamos esta info con el origen (si los leads salieron de un evento, de la publicidad o de acciones de prospección). Definitivamente va a haber dashboards específicos para los managers y/o por rep para que lo chequeen regularmente.

1. ¿Es recomendable integrar otras herramientas como Google Sheets o Sales Navigator antes de agregar un contacto al CRM?

Si acá te referís a integrarlos para traer contactos, sí se puede. Ahora, es fundamental primero hacer lo que te mencioné anteriomente para clasificar en función de la información que tenemos sobre ellos. Así evitas inundar la base de datos de "basura" que nadie va a estar atendiendo.

Si necesitan ayuda con las definiciones y/o implementandolo avisame, te puedo ayudar.

Espero te sirva.

Saludos

[JSzlain]

Hola Lucila muchisimas gracias en responder me abriste y aclaraste muchisimo el panorama. 

La única duda que me queda es sobre "En qué momento cargar los contactos a Hubspot" y si "integrar o no con Google sheet"... a qué me refiero? hoy en día cada BDR tiene su Sheet con empresas y personas a contactar a futuro, cada lista puede ser extensa y si sumamos todas aún más. Pero la idea es cómenzar a manejar todo el Outbound desde Hubspot y tener visibilidad de todos esos contactos... Entonces, es conveniente que cada BDR cargue esos contactos a huntear a Hubspot? A veces no tienen ni el mail pero se entiende tienen como task futuro research y contactarlos por algún medio....

Aqui viene la duda... si centralizo todo en Hubspot, debería cargar todo eso en la base, y va a comenzar a "llenarse de contactos que aún no interactuaron con nosotros", me explico? y va a complicar la limpieza de datos

Si decido que no entre al sistema, tenemos que mantener el uso externo de Google Sheets individuales

Gracias!

[Lucila-Andimol · Accepted solution]

@JSzlain 

yo te recomendaría cargar todos los contactos como contactos de no marketing y crearles el proceso a los BDRs para que hagan el seguimiento y calificación dentro de HubSpot. De esta manera vas a poder medir los esfuerzos que están realizando. Y por supuesto monitorear constantemente con ellos que la data de los contactos se vaya completando. Puedes crearte buenos tableros de reportes para ver los contactos que tiene asignado cada uno y desde que fecha, asi podrás identificar contactos que están hace mucho y sin completar para que les den prioridad y/o decidir eliminarlos del CRM.

Principalmente se trata de tener buenos procesos internos definitos y reportes para poder darle seguimiento.

Espero te sea de ayuda

Saludos