‌🖐 5 consejos prácticos para importar contactos y empresas

sharonlicari
Administrador de la comunidad

Hola Comunidad, 

 

Les quiero compartir este artículo creado por @rwong en inglés donde comparte algunos consejos sobre importación.

 

Al trabajar en el departamento de atención al cliente, me doy cuenta de que los clientes a menudo se sienten intimidados por la importación de sus datos, especialmente si son nuevos en HubSpot. Por ello, quiero compartir algunos consejos útiles que he recopilado con la ayuda de mis compañeros de equipo sobre cómo planificar inteligentemente antes de empezar a importar tus datos. Después de todo, Benjamín Franklin dijo una vez: "Si no planificas, planificas para fracasar".

 

Aquí tienes 5 consejos a tener en cuenta a la hora de importar contactos y empresas a HubSpot 😄

 

Consejo 1: Ten en cuenta lo que HubSpot utiliza como identificadores únicos para los contactos y las empresas

 

Los contactos se deduplican por su dirección de correo electrónico, mientras que las empresas se deduplican por el nombre de dominio de su empresa (por ejemplo, www.hubspot.com). En la medida de lo posible, asegúrate de que tu hoja de excel tenga estas columnas antes de importar tu archivo. Ayudará en gran medida a evitar que se creen contactos o empresas duplicados en el futuro. Si no es así, cada nueva fila de la hoja de excel creará un nuevo contacto/empresa.

>> Recursos relacionados: Configurar los archivos de importación

 

Consejo 2: Revisa las propiedades disponibles en tu configuración y crea otras personalizadas si es necesario

 

Dependiendo de tus necesidades, puedes considerar la posibilidad de crear propiedades personalizadas para importar tus datos. Sin embargo, antes de crear propiedades personalizadas, te sugiero que revises nuestros artículos sobre cuáles son las propiedades de contacto y empresa de HubSpot que se proporcionan por defecto. También puedes hacer una búsqueda rápida en la configuración de tus propiedades para comprobar si existe alguna en la que puedas almacenar tus datos.

 

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Realiza esta revisión antes de la importación evita que se creen propiedades con nombres duplicados. Esto también reduce la posibilidad de que tu equipo asigne datos a las propiedades incorrectas en futuras importaciones.

 

Consejo 3: Considera qué tipos de campo se adaptan mejor a tus propiedades antes de crearlas

 

Una pregunta que me gusta hacer a los clientes es: "¿Cómo quieres que tu equipo actualice los contactos y las empresas en el futuro?"

 

Un campo de texto de varias líneas podría ser útil para capturar mucha información sobre un contacto. Pero es abierto, por lo que las respuestas de tus compañeros de equipo podrían no estar estandarizadas cuando actualicen los contactos. Quizás un campo desplegable funcione mejor si tienes las mismas descripciones estándar que tu equipo puede seleccionar.

 

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Otra pregunta es: "¿Es esta una solución escalable?".

 

Puede que no tenga sentido hacer 10 campos de texto de una sola línea para contener un valor "Sí", si en su lugar puedes condensar esto en un campo de varias casillas con 10 opciones. Liberarás tus propiedades personalizadas para contener datos más útiles y mantendrás tus propiedades ordenadas a largo plazo.

 

Al crear las propiedades, recomiendo encarecidamente referirse a tu hoja de cálculo también. Esto te asegurará crear las opciones de las propiedades que coincidan con todos los valores de las columnas de tu hoja de cálculo.

>> Recursos relacionados:: Tipos de campos de propiedades en HubSpot, Importar datos a propiedades de casillas de verificación

 

Consejo 4: Crea nombres reconocibles a tu archivo de importación

 

Esto puede ser útil si no quieres crear una propiedad adicional para etiquetar el origen de estos contactos. Si estos contactos viene de una feria, puedo nombrar mi archivo "Feria de mayo de 2020". El nombre del archivo de importación le permite buscar estos contactos de la feria con los siguientes filtros de la lista o del tablero de contactos:

Importaciones > Selecciona el nombre del archivo "Feria de Mayo 2020"
Desgloza de la fuente original 2 > Buscar la cadena "Feria de Mayo 2020"

 

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Además, puedes filtrar las empresas creadas a través de esta importación utilizando la propiedad de la empresa "Datos de origen 2".

 

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Consejo 5: Revisa el archivo de error de importación

 

Descargar el archivo de error después de la importación es la mejor manera de averiguar qué ha fallado durante la importación. Identifica la fila de la hoja de cálculo original de la que procede el error y el motivo del mismo, de modo que pueda corregirlo y volver a importar los datos correctamente.

 

El error más común que he visto a los clientes es "Opción de enumeración no válida", que se produce cuando intentan importar datos que aún no existen como opción de propiedad. Por ejemplo, esto puede ocurrir con una propiedad desplegable llamada "Ubicaciones de oficina preferidas" con múltiples opciones creadas hasta el momento. Sin embargo, ninguna de las existentes coincide con el valor que se está importando a través de la hoja de cálculo ("Cualquiera").

 

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Para resolver este problema, tendrías que:


1) cambiar el valor para que coincida con una de las 4 opciones existentes, O
2) crear otra opción de propiedad "Cualquiera" para que este valor sea válido

 

Este es sólo un ejemplo, así que para más detalles sobre los errores de importación y cómo solucionarlos, consulta nuestro artículo de solución de problemas aquí.

 

Bonus: Nuestra lección gratuita de HubSpot Academy que da una visión general de las importaciones. (P.D. contiene un libro de trabajo descargable que comparte 3 útiles fórmulas de Excel para formatear tus datos).

 

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Eso es todo, amigos. Espero que estos 5 consejos te ayuden a planificar de forma inteligente y a hacer que tu proceso de importación sea más fácil.

 

¿Tienes algún consejo útil para la importación que quieras compartir? ¿O hay alguna otra publicación relacionada con la importación que te gustaría ver? Deja un comentario porque me encantaría escucharlos.


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