error when importing companies

[SMayer_CLAB]

Dear community, 

first I please you to xcuse my english, I am from a german startup - we produce branding products made of faux leather. 

My proble is the following one: 

I tried to import a file with contact- and company informations in one import. This did not fit, the contacts have not been matched with the companies. So I started importing them seperatet. When I imported the contacts, te system automatically generated companies based on the domain in the email adress. That's ok so I wanted to import the companies with the additional properties so the existing companies can be enriched with the missing properties. Therefor I was careful that in every company has the domain was given - so the system can match them with the existing one. But no... every time it gave me duplicates. The fuction of matching companies based on the domain is not functioning... 

Does anybody know this problem? I have no solution at the moment, I hope to find help here. I've spend many hours but didn't get it 😞 

Ps. The settings are fine, the automation is already switched on. 

Best wiches, 

Sebastian

[webdew]

Hello @SMayer_CLAB , 

I will recommend you to delete the whole records that you imported, and then again perform a multi-object import. 

What you need here is to work on your Import files. Here' an article that could be of help - https://knowledge.hubspot.com/crm-setup/set-up-your-import-file , please make sure you have the contact's name, email address, company name, company domain in the same column in the sheets. - https://prnt.sc/lRlnQXGtBuDv

I Hope it will solve your problem! 🙂 

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @SMayer_CLAB,

wir können gern zu Deutsch wechseln.

Das Wichtige zuerst, HubSpot kann nur dann Kontakte und Unternehmen zusammenführen, wenn bestimmte Dinge erfüllt sind:

• Die Kontakte und Unternehmen werden während des Imports miteinander assoziiert (Import von Datensätzen mehrerer Objekte zugleich) oder wenn die automatische Assoziation zwischen Kontakt und Unternehmen aktiviert ist, bei der HubSpot die E-Mail-Domain des Kontakts mit der Unternehmensdomain abgleicht. Die zweite Option ist fehleranfällig aufgrund Kontakten mit Freemail-Domains.
• HubSpot dedupliziert Kontakte nach E-Mail-Adresse, Unternehmen nach Unternehmensdomain. Wenn die Unternehmensdomain in der Import-Datei fehlt, legt HubSpot bei wiederholten Importen Duplikate an. Insbesondere wenn man nur Unternehmen noch einmal importiert (ohne Kontakte), liegen die dann lose als Duplikate herum.

Wenn ich dich richtig verstehe, war die Unternehmensdomain im Import enthalten, theoretisch hätte HubSpot also die Unternehmensdatensätze zusammenführen sollen, und nicht Duplikate erstellen. Eine mögliche Fehlerquelle könnte sein, dass die Domains nicht exakt gleich geschrieben waren (mit/ohne https://, www. etc.).

Ich würde empfehlen, die Duplikate zu löschen (im Import-Bereich kannst du dir die importierten Unternehmen anzeigen lassen). Davor sollte man aber prüfen, ob definitiv kein Unternehmen aktualisiert und tatsächlich alle als Duplikate angelegt wurden. Sonst würdest du bei der Löschung aller Unternehmen aus dem fehlerhaften Import möglicherweise auch korrekt aktualisierte löschen.

Dann würde ich alle Unternehmen aus HubSpot exportieren, da die Export-Datei dann die Record ID enthält. Die kannst du später beim Import verwenden, um Unternehmen mit genau dieser Record ID zu aktualisieren. Das funktioniert definitiv immer, 100%.

Das bedeutet, dass du deine zusätzlichen Unternehmensinformationen in diese Tabelle mit der Record ID bringen musst, z.B. per SVERWEIS/VLOOKUP.

Ist natürlich frustrierend, dass es nicht direkt klappt – aus der Ferne ist es aber schwer zu sagen, wie genau der Fehler zustande kam. Der Weg über die Record ID ist sicher.

Alternativ: Wenn ihr noch nicht viel aus dem CRM gearbeitet habt (oder noch gar nicht), dann nochmal alle Importe löschen und Kontakte und Unternehmen (siehe Beginn meines Posts) zusammen importieren. Hier findest du Beispielimportdateien: https://knowledge.hubspot.com/de/crm-setup/set-up-your-import-file#mehrere-objekte-mit-zuordnungen

Viele Grüße!