Workflow für nicht kontaktierte Kunden

[NikTFH]

Hi zusammen,

wir möchten einen Workflow aufsetzen, der durch aktive Kunden, bei denen sich die Mitarbeiter über 10 Tage nicht gemeldet haben ausgelöst wird.

Nun sollte darauf dem jeweiligen Mitarbeiter, der am Projekt arbeitet eine Aufgabe zugeteilt werden.

Hier haben wir nun das Problem. Der Projektmitarbeiter ist nicht automatisch der zuständige Mitarbeiter.

Daher habe ich schon eine neue Deal-Eigenschaft angelegt "Projektmitarbeiter". Wie können wir es nun schaffen, dass dieser Mitarbeiter durch eine Aufgabe/E-Mail oder sonstiges angesprochen werden kann.

Ist dies möglich?

Besten Dank,

Niklas

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @NikTFH,

das ist möglich! Wichtig ist, dass die neue Deal-Eigenschaft den Typ "HubSpot-Benutzer" hat (siehe hier). Nur in diesem Eigenschafts-Typ hinterlegt HubSpot die E-Mail-Adresse eurer Projektmitarbeiter*innen so, dass man an diese dann im Workflow auch E-Mail-Benachrichtigungen auslösen kann. Mit beispielsweise einem Textfeld könnte HubSpot erst einmal nichts anfangen.

Die Projektmitarbeiter*innen müsstet ihr zunächst zuweisen, damit ein solcher Workflow funktioniert. Schließlich ist das Feld erst einmal leer – entweder machen das die Vertriebsmitarbeiter*innen oder Projektmitarbeiter*innen manuell, oder ihr setzt Logik auf, nach der ihr Projekte verteilt werden.

Mein Vorschlag für einen sinnvollen Prozess: Wenn ein Kontakt in die Lifecycle-Phase "Kunde" übergeht oder ein Deal in "Abgeschlossen und gewonnen", dann wird eine Aufgabe für den "Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter" erstellt, dass dieser nun den oder die entsprechende Projektmitarbeiter*in in dem neuen "HubSpot-Benutzer"-Feld hinterlegen soll.

Für den Workflow selbst würde ich empfehlen, dass ihr die Eigenschaft "Zuletzt kontaktiert" nutzt (Datum der letzten Chat-Konversation, Anruf, Vertriebs-E-Mail, Meeting). Ein Deal-basierter Workflow könnte dann so aussehen:

Viele Grüße!