Workflow für bezahlte Rechnungen

[FF2]

Hallo miteinander,

aus Woocommerce heraus werden alle meine Bestellungen in eine Hubspot Ecommerce Piepline als Deal gespiegelt. Für jede neue Bestellung erhält meine Buchhaltung einen Task "Rechnung bezahlt?", welcher immer 14 Tage in der Zukunft liegt.

Bezahlte Deals werden dann nach Geldeingang auf Konto innerhalb der Ecommerce Pipeline vom Status "offen" in den Status "bezahlt" verschoben.

Wie kann ich über einen Workflow oder Zapier nun folgenden Automatismus abbilden:

Wenn Deal den Status von "offen" in "bezahlt" wechselt, dann löschen / erledige die zu diesem Deal zugehörige Task "Rechnung bezahlt"?

Gibt es überhaupt die Möglichkeit, über Workflows / Zapier Tasks abzuhaken?

[MatthiasKunz · Accepted solution]

Hallo @FF2, hallo @MiaSrebrnjak 

über die API lassen sich Tasks updaten, damit solltet ihr dann auch den Task Status aktualisieren können (https://developers.hubspot.com/docs/api/crm/tasks)

In einem Workflow wäre das auf jeden Fall Code, in Zapier gibt es seit kurzem für einige Apps (z.B. Hubspot) den Action Step "API Request (Beta)", der einen beliebigen Endpunkt ansprechen kann. Dazu muss aber der Endpunkt selbst verstanden, implementiert und betreut werden. Ähnliches wäre natürlich über custom Code oder andere IPaaS Plattformen möglich. 

Als Hubspot Partner bieten wir das natürlich auch als Agenturleistung an, solche API Endpunkte in Zapier einzurichten. 

[MatthiasKunz · Accepted solution]

Hallo @FF2, hallo @MiaSrebrnjak 

über die API lassen sich Tasks updaten, damit solltet ihr dann auch den Task Status aktualisieren können (https://developers.hubspot.com/docs/api/crm/tasks)

In einem Workflow wäre das auf jeden Fall Code, in Zapier gibt es seit kurzem für einige Apps (z.B. Hubspot) den Action Step "API Request (Beta)", der einen beliebigen Endpunkt ansprechen kann. Dazu muss aber der Endpunkt selbst verstanden, implementiert und betreut werden. Ähnliches wäre natürlich über custom Code oder andere IPaaS Plattformen möglich. 

Als Hubspot Partner bieten wir das natürlich auch als Agenturleistung an, solche API Endpunkte in Zapier einzurichten. 

[MiaSrebrnjak]

Hi @FF2, 

danke, dass du dich an die Community wendest!

Wie @karstenkoehler in seiner Antwort auf diese Community-Frage erklärt, ist das standardmäßig mit Workflows leider nicht möglich. Man kann mithilfe eines Workflows eine neue Aufgabe erstellen (zur Erinnerung, dass die alte Aufgabe manuell als erledigt markiert werden soll), es gibt aber keine Workflow-Action, die eine Aufgabe automatisch abschließen würde. 

Ich habe in unserem Ideenforum einen Funktionsvorschlag gefunden, in dem sich andere Nutzer*innen diese Funktion bereits wünschen. 

Mögliche Workarounds: 

• Mit benutzerdefinierter Code-Aktion in Workflows (nur in Operations Hub Professional & Enterprise verfügbar) alle zugewiesenen Aufgaben als erledigt markieren, nachdem ein Deal als abgeschlossen markiert wurde: mehr Informationen hier. Ich habe das nicht selbst getestet, man könnte aber evtl. den Code anpassen, damit nur spezifische Aufgaben abgeschlossen werden. 
• Ich glaube, dass Zapier hier nicht weiterhelfen kann, da HubSpot-Tasks nicht als Zap-Aktion verfügbar sind.

Ich wollte noch ein paar HubSpot-Experten fragen, ob ihnen ein Workaround einfällt: Hi @MatthiasWeber, @MatthiasKunz, @ChrisoKlepke, habt ihr vielleicht eine Idee, wie man Tasks automatisch als erledigt markieren könnte? Vielen Dank!

Beste Grüße

Mia, Community Team 

[MatthiasWeber · Accepted solution]

Hi @FF2 ,

freche Idee ;-): Erst ne Aufgabe anlegen lassen wenn der Deal überfällig ist. Erst dann muss doch die Buchhaltung tätig werden, oder? Vorher ist es doch business as usual und Bedarf einer Prüfung. Und ja, die Aufgabe geht nicht automatisch zu, wenn der Zahlungseingang kommt und der Deal sich verschiebt. Aber um ehrlich zu sein: Hubspot ist ein tolles CRM-System aber keine Buchhaltung ;-). Dafür gibt es andere tolle Produkte, bei Interesse gerne in einer PN melden und ich hoffe meine Inspiration, erst die Aufgabe anzulegen, wenn Sie notwendig ist hilft ...

Viele Grüße

Matthias