Wiederholende Aufgabe: Monatliche Überprüfung einer aktiven Liste durch ein Team

[MWolf]

Ich benötige Hilfe bei einer spezifischen Anforderung, die ich mit den derzeitigen Funktionen von HubSpot nicht lösen kann. Zumindest ist mir eine funktionierende Lösung bisher nicht eingefallen:

Ich habe eine aktive Liste (oder alternativ eine auf Basis der Liste hinterlegte Kontaktansicht), die monatlich überprüft werden muss.

Diese sich monatlich wiederholende Aufgabe soll an unser internes Admin-Team delegiert werden. Einmal im Monat soll das Admin-Team an diese Aufgabe erinnert werden, um dann im Team zu entscheiden, wer aus dem Team diese Aufgabe erledigt. Dies kann sich monatlich je nach Verfügbarkeit ändern.

Mit dem Aufgaben-Tool als auch mit einer Workflow-Lösung stoße ich allerdings an Grenzen:
Im Aufgaben-Tool muss z.B. immer eine Person zugewiesen werden, eine Zuweisung an ein Team ist nicht möglich. Außerdem muss eine Zuordnung der Aufgabe zu einem Unternehmen/Kontakt etc. erfolgen. In unserem Fall handelt es sich aber nicht um eine Aufgabe, die einem einzelnen Unternehmen oder einzelnem Kontakt zugeordnet werden könnte, sondern es handelt sich um eine Liste von Kontakten unterschiedlicher Unternehmen, die aufgrund einer Segmentierung erstellt wurde. Außerdem ist mir beim Aufgaben-Tool unklar: Wenn die der erstellten Aufgabe zugewiesene Person (z.B. die Teamleitung) die Aufgabe einer anderen Person (einem Teammitglied) zuweist, wer erhält dann im Folgemonat die erneut fällig werdende Aufgabe? Die Teamleitung oder das im Vormonat neu zugewiesene Teammitglied? Hierzu konnte ich bei meinen Recherchen bisher leider nichts Belastbares finden.

Im Workflow hingegen kann ich zwar theoretisch einem Team die Aufgabe über eine Warteschlange zuweisen. Aber wie kann ich hier eine monatlich wiederkehrende Aufgabe definieren, also dafür sorgen, dass das Team jeden ersten eines Monats an die wiederholte Aufgabe erinnert wird, die Liste zu prüfen? Ein weiteres Problem besteht darin, dass nicht alle Teammitglieder eine Enterprise-Sales-Hub-Lizenz besitzen, einige arbeiten ohne Lizenz. Somit ist die Warteschlange auch nur bedingt möglich.

Eigentlich hatte ich vermutet, dass diese Anforderung sich mit HubSpot schnell und einfach lösen lässt. Aber ich habe bereits viel Zeit investiert, um eine Lösung für dieses Problem zu finden, aber bisher ohne Erfolg. Ich würde mich sehr über Tipps oder Workarounds freuen, um eine effektive Lösung zu finden.

Danke Euch im Voraus für Ideen, Tipps, Workarounds!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MWolf und danke @MiaSrebrnjak für das Verlinken.

@MWolf könntest du bitte einmal genauer beschreiben, was exakt bei der Liste geprüft werden soll? Möglicherweise ist bereits die mutmaßliche Lösung einer monatlich wiederkehrenden Aufgabe nicht der ideale Prozess. Wenn beispielsweise bestimmte Datensätze auf Aktualität geprüft werden soll, könnte man auch die für die Datensätze zuständigen Mitarbeiter per Workflow in die Pflicht nehmen.

Ein gedanke ist auch, dass ihr diese Aufgabe außerhalb von HubSpot abbildet. Also: Ein Serientermin im Kalender aller Personen, die unter sich ausmachen, wer die Liste prüfen soll. Ggf. lässt sich das auch als wiederkehrende Erinnerung in eurem internen Kommunikationstool (z.B. Slack) einrichten und die Liste darin direkt verlinken.

Ein Automatismus scheint mir vor dem Hintergrund, dass es keine genaue Regel für die Vergabe der Aufgabe gibt, nicht sinnvoll. Oder anders formuliert: Für 12 Entscheidungen pro Jahr, die keiner vorhersagbaren Logik folgen, würde ich keinen automatisierten Prozess aufsetzen. Ggf. gibt es eine zuständige Person die bei bevorstehender Abwesenheit die Aufgabe klar an eine andere Person delegiert.

Richtig ist, dass ohne Operations Hub Professional keine wiederkehrend laufenden Workflows erstellt werden können.

Viele Grüße!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MWolf und danke @MiaSrebrnjak für das Verlinken.

@MWolf könntest du bitte einmal genauer beschreiben, was exakt bei der Liste geprüft werden soll? Möglicherweise ist bereits die mutmaßliche Lösung einer monatlich wiederkehrenden Aufgabe nicht der ideale Prozess. Wenn beispielsweise bestimmte Datensätze auf Aktualität geprüft werden soll, könnte man auch die für die Datensätze zuständigen Mitarbeiter per Workflow in die Pflicht nehmen.

Ein gedanke ist auch, dass ihr diese Aufgabe außerhalb von HubSpot abbildet. Also: Ein Serientermin im Kalender aller Personen, die unter sich ausmachen, wer die Liste prüfen soll. Ggf. lässt sich das auch als wiederkehrende Erinnerung in eurem internen Kommunikationstool (z.B. Slack) einrichten und die Liste darin direkt verlinken.

Ein Automatismus scheint mir vor dem Hintergrund, dass es keine genaue Regel für die Vergabe der Aufgabe gibt, nicht sinnvoll. Oder anders formuliert: Für 12 Entscheidungen pro Jahr, die keiner vorhersagbaren Logik folgen, würde ich keinen automatisierten Prozess aufsetzen. Ggf. gibt es eine zuständige Person die bei bevorstehender Abwesenheit die Aufgabe klar an eine andere Person delegiert.

Richtig ist, dass ohne Operations Hub Professional keine wiederkehrend laufenden Workflows erstellt werden können.

Viele Grüße!

[MWolf]

Hallo @karstenkoehler , hallo @rwolupo,

Vielen Dank für Eure Rückmeldungen. Sie haben zwar nicht die direkte Lösung des Problems gebracht, aber wichtiger, sie haben nochmal den eigenen Horizont geöffnet. Manchmal ist man in der ganzen Prozess-Analyse und HubSpot-Konfiguration und dem tief sitzenden Wunsch, jetzt doch bitte alles in HubSpot abzubilden, auf dem Holzweg. Und das hilft dann mehr als der HubSpot-Workaround. 

Ich werde die interne Diskussion noch einmal anstoßen, ob wir hier nicht besser den Prozess neu denken. 

Danke Euch vielmals,

Michael 👍🏻🙏🏻

[MiaSrebrnjak]

Hi @MWolf, 

schön, dass du dich an die Community wendest! 

Auch meiner Meinung nach wäre hier die automatische Erstellung von Aufgaben (mithilfe eines Workflows) für eine geteilte Aufgabenwarteschla... die beste Lösung. Man müsste den Workflow dann so planen, dass er wiederkehrend (an einem bestimmten Tag des Monats) ausgeführt wird. Dieses Feature ist momentan nur in Operations Hub Professional und Enterprise verfügbar, wie @karstenkoehler in seiner Lösung zu dieser Community-Frage erklärt. Den Knowledge Base Artikel zu dieser Funktion findest du hier. 

Ich wollte auch ein paar HubSpot-Experten fragen, ob sie weitere Ideen haben: 

Hi @franksteiner79, @MatthiasWeber, @rwolupo, fällt euch diesbezüglich eine andere Lösung ein? Vielen Dank! 

Beste Grüße

Mia, Community Team  

[rwolupo · Accepted solution]

Hey @MiaSrebrnjak 

ich sehe das so wie Karsten. Mir erscheint hier HubSpot-Workflows der nicht perfekte Ort für eine wiederkehrende administrative Aufgabe. 

Kannst du nicht einfach eine wiederkehrende Aufgabe in HubSpot anlegen? Also reicht das nicht für diese Zwecke? 

[MWolf]

Hallo Mia, 

danke für Deine Rückmeldung. Wenn ich das richtig versteh, scheint die skizzierte Aufgabe dann mit unseren aktuellen Lizenzen nicht umsetzbar? Aktuell verfügen wir über Marketing Hub Pro sowie Sales Hub Enterprise Lizenzen. Eventuell wird noch um Service Hub Pro erweitert. Aber die wiederkehrende Funktion ist nur mit Operations Hub Pro/Ent realisierbar?

Das wäre sehr ärgerlich, dass bei dem umfangreichen Lizenzpaket, das wir schon nutzen, eine solche wichtige Funktion nicht umsetzbar ist. 

Danke Dir für Deinen Input!

LG
Michael