Wie kann ich meinen Zoom-Account mit HubSpot verbinden?

[PorwischPhilip]

Hallo Hallo liebe Community,

mein Name ist Philip und einige von euch kennen mich sicherlich von meiner Arbeit im deutschen Support-Team.

Während meiner Arbeit im Support treffe ich immer wieder auf bestimmte Fragen, wobei eine Frage immer wieder heraussticht: Wie können mehrere Benutzer ihren Zoom-Account für die Nutzung im Meetings-Tool verbinden?
Diese Frage ist deshalb so interessant, da sie sich nur mit etwas technischem Hintergrund zur Integration selbst beantworten lässt.

Die Zoom-Integration erlaubt auch die Synchronsierung zwischen HubSpot und Zoom-Webinaren. Weitere Informationen hierzu findet ihr in diesem Artikel.

Technischer Hintergrund
Diese Frage tritt deshalb sehr oft bei uns auf, weil sich generell nur ein Zoom-Account mit einem HubSpot-Portal verbinden lässt. Nun wird ein Portal in der Regel von mehreren Benutzern genutzt, die ihren eigenen Zoom-Account nicht mehr intergrieren können, da bereits der Account eines Kollegen intergriert ist. Wie können diese Benutzer also nun ihre Zoom-Links zu Meetings hinzufügen?

Nutzen wir die Zoom-Integration, so kann der verbundene Zoom-Account ähnlich wie ein HubSpot Portal betrachtet werden. Ein jeder Zoom Account kommt mit einem eigenen Produktplan, wobei jeder dieser Produktpläne kompatibel ist. Das bedeutet: Auch ein kostenloster Zoom-Account kann hierbei verbunden werden. Dieser Account beinhaltet jedoch nur einen Benutzerzugriff, der Benutzer welcher den Account angelegt hat. Hier entsteht also oft die Verwirrung, da es vorkommt, dass ein jeder Zoom-Benutzer in einem Unternehmen seinen eigenen Account hat.
Ähnlich also, wie wir einem HubSpot Portal Benutzer hinzufügen können, können wir in einem Zoom-Account weitere Benutzer hinzufügen, die auf die bezahlten Funktionen zugreifen können. Hierfür verwendet Zoom Lizenzen, welche ab einem höheren Produktplan als (dem kostenlosen) Basic-Plan verteilt werden können.

Habt ihr also zum Beispiel einen Zoom-Account der Version Pro, können - gemäß dieser Zoom-Dokumentation - bis zu 9 Lizenzen erworben werden, welche ihr anschließend an eure Benutzer vergeben könnt. Dies ist also ähnlich wie euer HubSpot-Portal, wobei das HubSpot-Portal die Instanz vertritt auf welcher eure Produktfeatures vertreten sind. Ein jeder Benutzer eures Portals kann anschließend auf diese Features zugreifen.

Synchronisieren wir nun Zoom mit dem Portal, so nutzt ihr für die Herstellung der Synchronisation den Account mit der entsprechenden Pro Version. Anschließend werden hierüber die Email-Adressen eurer HubSpot-Benutzer mit den Email-Adressen der in Zoom lizenzierten Benutzer abgeglichen. Ein jeder HubSpot-Benutzer, dessen Email-Adresse eine Lizenz in Zoom hat, kann somit entsprechend seinen Zoom-Meeting-Link bei der Erstellung von Meetings verwenden.

Beispielszenario

Ihr habt einen Zoom Account der Pro Version über admin@euerunternehmen.de  erworben. Diesem Account sind die lizenzierten Benutzer pporwisch@euerunternehmen.de und kollege@euerunternehmen.de zugewiesen.

In eurem Portal sind die Benutzer admin@euerunternehmen.de , kollege@euerunternehmen.de  und pporwisch@hubspot.com enthalten. Euer Admin, admin@euerunternehmen.de, hat nun seinen entsprechenden Zoom-Account mit eurem HubSpot Portal verbunden. Dieser Benutzer kann die Integration für seine Meetings-Links nutzen.

Der Benutzer kollege@euerunternehmen.de legt einen Meeting-Link an und kann hierbei erfolgreich seinen Zoom-Account kollege@euerunternehmen.de verbinden, da die Email-Adresse des Benutzers als lizenzierter Benutzer im "Haupt-"Zoom-Account gilt.

Der Benutzer pporwisch@hubspot.com legt einen Meeting-Link an und kann seinen Zoom-Account pporwisch@euerunternehmen.de nicht verbinden - die Email-Adresse des Benutzers (pporwisch@hubspot.com) ist hierbei nicht im "Haupt-"Zoom-Account lizenziert.

Tritt bei euch also das Problem auf, dass ein Zoom-Account als invalide gilt, müsst ihr überprüfen, ob die entsprechenden Benutzer in beiden Instanzen die gleichen Email-Adressen verwenden. Sollte das nicht der Fall sein, müsstet ihr entweder die Adresse des HubSpot-Benutzers als lizenziertes Konto in Zoom hinzufügen, oder alternativ, die Adresse des Benutzers hierüber abändern, so dass diese dem lizenzierten Zoom-Benutzer gleicht.

[JessicaH]

Hallo @ChristianRieck,

derzeit ist die MS Teams Beta noch in den Anfängen, aber im Laufe des Q1 2021 sollen weitere Nutzer hinzugefügt werden.

Ich würde dir empfehlen dieser Idee ein Upvote zu geben und ihr zu folgen, um auf dem neusten Stand zu bleiben und sobald wie möglich zu der Beta-Version hinzugefügt zu werden.

Liebe Grüße und ein schönes Wochenende!

Jessica

[ChristianRieck]

Danke @PorwischPhilip das ist eine wirklich hilfreiche Zusammenfassung. 

Es gibt ja aktuell auch eine beta zu MS Teams.. (Integration Meeting Link). Wir haben einen Kunden (Sales Enterprise) für den das sehr wichtig ist. Kannst du uns da irgendwie in die beta Tester Gruppe bringen 😉