Wie arbeiten andere Nutzer mit Aufgaben

[Jan4]

Hallo zusammen!

Hat jemand Empfehlungen zur Nutzung von Aufgaben? Wofür benutzt ihr diese wie nutzt ihr sie?

Gibt es eine Möglichkeit, verteilte Aufgaben zu controllen übergeordnet für alle Mitarbeiter?

Viele Grüße,
Jan

[rinkjuliane · Accepted solution]

Hallo Jan,

Einsatzmöglichkeiten von Aufgaben sind total vielfältig.

Wir nutzen Aufgaben zum Beispiel um den Handover zwischen Marketing und Sales oder Sales und Service zu automatisieren. Von ganz konkreten Handlungsanweisungen wie 'Bitte erststelle für den zugehörigen Lead einen Deal der folgende Properties beinhaltet' bis hin zu generischen Aufgaben 'Nimm Kontakt zu diesem Lead auf'. Oftmals haben Aufgaben auch Erinnerungs-Potential. Wenn zum Beispiel einer deiner Seller mit einem Lead telefoniert hat und versprochen hat ihm diverse Unterlagen zuzuschicken, stellt er sich eine Aufgabe ein, eine Woche später den Kontakt noch einmal anzurufen, um nachzufragen. Somit gehen keine To-Dos mehr verloren.

Eine Kollegin von mir hat die Aufgaben als Startseite und wenn Sie morgens in Büro schaut, macht sie als erstes dieses Fenster auf und weiß, dank ihrer Warteschlangen genau, wass sie heute alles zu tun hat.

Am Ende kommt es natürlich immer auf den Anwendungsfall an.

Ich denke ein allgemeiner Best Practice ist sich vor Augen zu führen, welche Aufgaben immer und immer wieder bei euch vorkommen und dann schrittweise zu beginnen genau diese zu automatisieren und in Aufgaben in HubSpot zu übertragen.

Besonders praktisch finde ich, dass Aufgaben auf Teameben zugeordnet werden können oder sich ein Team eine gemeinsame Warteschlange erstellt, um diese Aufgaben kollektiv anzugehen.

In den Dashboards kannst du tracken, wer wie viele Aufgaben Offen, In Bearbeitung oder Erledigt hat. Zusätzlich kannst du dir ja im Aufgabenreiter auch die einzelnen Canvan-Boards der Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters ansehen.

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Jan4,

ich nutze Aufgaben zum einen dazu, um mich ans Nachfassen bei bestimmten Leads zu erinnern (erstelle ich manuell, wenn z.B. das Thema erst in 3 Wochen weiter besprochen werden soll) und zum anderen, um alle mit meinem Vertriebsprozess verbundenen To-Dos im Blick zu behalten. Hilfreich ist dafür auch dieser Beitrag aus der Wissensdatenbank, in dem erklärt wird, wie man Aufgaben für Deal-Phasen automatisieren kann.

Denkbar sind natürlich auch jegliche Workflows, beispielsweise dass beim Besuch eines bekannten Kontakts auf der Preis- oder Produktseite eures Unternehmens eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter erstellt wird, sich bei dieser Person telefonisch zu melden (alternativ zu beispielsweise einer internen E-Mail-Benachrichtigung). Zu diesen sogenannten Trigger-Workflows findet man auch viele Beispiele in einschlägigen Marketing-Blogs.

Einen Überblick über alle Aufgaben erhältst du einfach, wenn du zu den Aufgaben navigierst und die offenen Aufgaben nicht nach dir selbst filterst (Voreinstellung), sondern nach "Alle Benutzer". Wenn du nun eine Aufgabe anwählst, kannst du sie bearbeiten und z.B. auch "Zugewiesen an" ändern - also andere User auswählen.

Für die Analyse hat HubSpot vorgefertigte Reports, das Ganze wird hier sehr schön erklärt: https://knowledge.hubspot.com/de/reports/analyze-your-sales-team-productivity#aufgaben-des-vertriebs...

Viele Grüße!

[rinkjuliane · Accepted solution]

Hallo Jan,

Einsatzmöglichkeiten von Aufgaben sind total vielfältig.

Wir nutzen Aufgaben zum Beispiel um den Handover zwischen Marketing und Sales oder Sales und Service zu automatisieren. Von ganz konkreten Handlungsanweisungen wie 'Bitte erststelle für den zugehörigen Lead einen Deal der folgende Properties beinhaltet' bis hin zu generischen Aufgaben 'Nimm Kontakt zu diesem Lead auf'. Oftmals haben Aufgaben auch Erinnerungs-Potential. Wenn zum Beispiel einer deiner Seller mit einem Lead telefoniert hat und versprochen hat ihm diverse Unterlagen zuzuschicken, stellt er sich eine Aufgabe ein, eine Woche später den Kontakt noch einmal anzurufen, um nachzufragen. Somit gehen keine To-Dos mehr verloren.

Eine Kollegin von mir hat die Aufgaben als Startseite und wenn Sie morgens in Büro schaut, macht sie als erstes dieses Fenster auf und weiß, dank ihrer Warteschlangen genau, wass sie heute alles zu tun hat.

Am Ende kommt es natürlich immer auf den Anwendungsfall an.

Ich denke ein allgemeiner Best Practice ist sich vor Augen zu führen, welche Aufgaben immer und immer wieder bei euch vorkommen und dann schrittweise zu beginnen genau diese zu automatisieren und in Aufgaben in HubSpot zu übertragen.

Besonders praktisch finde ich, dass Aufgaben auf Teameben zugeordnet werden können oder sich ein Team eine gemeinsame Warteschlange erstellt, um diese Aufgaben kollektiv anzugehen.

In den Dashboards kannst du tracken, wer wie viele Aufgaben Offen, In Bearbeitung oder Erledigt hat. Zusätzlich kannst du dir ja im Aufgabenreiter auch die einzelnen Canvan-Boards der Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters ansehen.