Warum werden die Antworten auf meine Email nicht automatisch in HubSpot protokolliert?

[LisaStappert]

Wenn du deinen persönlichen Posteingang mit deinem HubSpot Portal verknüpft hast oder die HubSpot Sales Erweiterung installiert hast kannst du deine ausgehenden Emails automatisch auf dem Kontakt Datensatz protokollieren. Antworten auf deine protokollierten Emails können dann ebenfalls automatisch protokolliert werden. 

Damit eine Antwort automatisch protokolliert werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen für das Automatische Protokollieren von Antworten

• Die ursprüngliche E-Mail wurde über das CRM oder von deinem verknüpften persönlichen Email-Client versendet. Bei dem Email-Client war die HubSpot Sales Erweiterung installiert und das Kontrollkästchen zum “Protokollieren” war aktiviert.
• Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain von deiner „Nie protokollieren“-Liste gesendet.
• Die persönliche E-Mail-Adresse ist noch verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
• Die Antwort wird an eine persönliche E-Mail-Adressen gesendet, die durch den Benutzer verknüpft wurde, der ursprünglich den Thread begonnen hat.
• Der Absender der Antwort ist ein bestehender Kontakt in HubSpot.

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, wird die Antwort nicht protokolliert.

Die Antworten Werden Trotzdem Nicht Protokolliert

Wenn deine Email die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und die Antwort trotzdem nicht automatisch protokolliert wird dann kann das unter anderem aus den folgenden Gründen so sein:

• Es handelt sich um eine neue Email 
• Die Antwort stammt von einem Alias oder einer Emailadresse die nicht einem Kontakt in deinem HubSpot CRM entspricht
• Die Email ist in einem Ordner in deinem Postfach gefiltert, welcher nicht von HubSpot erfasst wird
• Die ursprüngliche Email wurde von einer mit deinem Portal verknüpften Team Emailadresse verschickt und du hast erst im Laufe des Thread zu deiner persönlichen Email Adresse gewechselt
• Deine persönliche Emailadresse wurde mit Hilfe des falschen Anbieter-Typs verknüpft (z.B. Gmail über Office 365)

Eine genaue Beschreibung zu den einzelnen Szenarien kannst du auch nochmal in unserer Wissensdatenbank hier nachlesen.

Solltest du immer noch Probleme haben mit der automatischen Protokollierung von Antworten kannst du dich, je nach deinem HubSpot Abo, auch an den Support wenden. Hierzu benötigst du am besten noch die Internetkopfzeile der Antwortemail. Wie genau du an die Informationen dran kommst, habe ich hier in einem kurzen Beitrag zusammengefasst.

[MiaSrebrnjak]

Toller Artikel, danke fürs Posten @LisaStappert!