Verkaufsgebiete in HubSpot organisieren

[MJungbluth]

Hallo Community,

unser Vertrieb ist in derzeit 15 Verkaufsgebiete aufgeteilt. Jedes Verkaufsghebiet hat einen Gebietsverkaufsleiter im Aussendienst der vom Innendienst bei der Auftragsabwicklung unterstützt wird.

Jeder GVL soll nur die Kunden (Unternehmen), Kontakte, Deals und Tickets aus seinem Gebiet sehen und bearbeiten dürfen. Wie bekomme ich das in Hubspot organisiert?

[franksteiner79 · Accepted solution]

Guten morgen @MJungbluth 

Das lässt sich relative einfach über die Eigenschaft "zuständiger Mitarbeiter" in Kombination mit den Nutzerberechtigungen abbilden. Ich nehme an den Verkaufsgebieten liegen Postleitzahlen zu Grunde? Zusätzlich könnt ihr die Zuständigkeit zwischen Unternehmen und Kontakten in den HubSpot Einstellungen synchronisieren, solange Unternehmen und Kontakte von nur einem Mitarbeiter betreut werden, funktioniert das problemlos und macht die Sache sehr einfach.

Ich würde folgend Herangehensweise vorschlagen:

1. Zuständigen Mitarbeiter für Unternehmen via Workflow und basierend auf Postleitzahlen zuordnen.
2. Dann die oben erwähnte Synchronisation aktivieren. Setzt natürlich voraus das Kontakt und Unternehmen assoziiert sind.
3. Dann sicherstellen (einfach über die Deal Ansicht) dass GVLs auch nur Deals für ihre Kontakte/Unternehmen erstellt haben.
4. Dann die Nutzerberechtigung für CRM Objekte auf „Nur wenn zuständig“ setzen.

Was man bedenken sollte!

1. Ich würde die Sichtbarkeit von Datensätzen immer so weit wie möglich setzen. Soll heißen jeder kann alles sehen, aber nur die Datensätze bearbeiten die ihm/ihr gehören. Das vermeidet Datensilos.
2. Wenn ihr mit Unternehmen arbeitet die mehrere Standorte haben und somit von mehreren GVLs betreut werden, muss man die Synchronisation der Zuständigkeit überdenken, da man hier sonst eine Endlosschleife kreiirt.

Hoffe das hilft erstmal für den Start.

Gruß

Frank

[franksteiner79 · Accepted solution]

Guten morgen @MJungbluth 

Das lässt sich relative einfach über die Eigenschaft "zuständiger Mitarbeiter" in Kombination mit den Nutzerberechtigungen abbilden. Ich nehme an den Verkaufsgebieten liegen Postleitzahlen zu Grunde? Zusätzlich könnt ihr die Zuständigkeit zwischen Unternehmen und Kontakten in den HubSpot Einstellungen synchronisieren, solange Unternehmen und Kontakte von nur einem Mitarbeiter betreut werden, funktioniert das problemlos und macht die Sache sehr einfach.

Ich würde folgend Herangehensweise vorschlagen:

1. Zuständigen Mitarbeiter für Unternehmen via Workflow und basierend auf Postleitzahlen zuordnen.
2. Dann die oben erwähnte Synchronisation aktivieren. Setzt natürlich voraus das Kontakt und Unternehmen assoziiert sind.
3. Dann sicherstellen (einfach über die Deal Ansicht) dass GVLs auch nur Deals für ihre Kontakte/Unternehmen erstellt haben.
4. Dann die Nutzerberechtigung für CRM Objekte auf „Nur wenn zuständig“ setzen.

Was man bedenken sollte!

1. Ich würde die Sichtbarkeit von Datensätzen immer so weit wie möglich setzen. Soll heißen jeder kann alles sehen, aber nur die Datensätze bearbeiten die ihm/ihr gehören. Das vermeidet Datensilos.
2. Wenn ihr mit Unternehmen arbeitet die mehrere Standorte haben und somit von mehreren GVLs betreut werden, muss man die Synchronisation der Zuständigkeit überdenken, da man hier sonst eine Endlosschleife kreiirt.

Hoffe das hilft erstmal für den Start.

Gruß

Frank

[janquast]

Hallo Frank, 

lieben Dank für deinen Beitrag. Ich versuche gerade einen ähnlichen Workflow umzusetzen, jedoch finde ich im Workflow nicht die Option den zuständigen Mitarbeiter basierend auf der PLZ zuordnen. Ich habe nur die Option zwischen Benutzer oder Teams auszuwählen. 

Ich freue mich über deine Rückmeldung.  Lieben Dank im Voraus.

LG, Jan

[karstenkoehler]

Hallo @janquast,

wenn du den zuständigen Mitarbeiter festlegen möchtest, suchst du in der rechten Seitenleiste der Workflow-Aktionen "Eigenschaftswert festlegen". Hier kannst du dann "Für Kontakt zusständiger Mitarbeiter" suchen und den Wert wählen.

Viele Grüße!

[janquast]

Hallo Karsten,

lieben Dank für deine Antwort.

Diese Funkion ist mir bekannt, jedoch würde ich gerne abhängig von der PLZ einen zuständigen Mitarbeiter festlegen. Ein Beispiel wäre: Ein Unternehmen hat die PLZ 10243 (Berlin) und Mitarbeiter XY ist für den PLZ Bereich Berlin zuständig. Demnach wir der Mitarbeiter XY automatisch dem Deal als zuständiger Mitarbeiter zugeordnet.

Vielen Dank im Voraus.

LG,

Jan

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @janquast, dafür würdest du mit einer Wenn/Dann-Verzweigung arbeiten. Wenn das PLZ-Feld die Postleitzahlen 12345, 23456 enthält, dann Mitarbeiter A. Wenn 34567, 45678, dann Mitarbeiter B usw. Viele Grüße!

[MalteHuener]

Hi Karsten,

es gibt ja mehrere Tausend Postleitzahlen in Deutschland.
Gibt es da keine elegantere Lösung, um die Kontakte/Unternehmen anhand Ihrer Postleitzahl Vertriebsgebieten zuzuordnen?

Hast Du da evtl noch einen Lösungsansatz der weiterhelfen könnte?

Viele Grüße!

[karstenkoehler]

Hallo @MalteHuener,

geht's dir darum, die vielen Postleitzahlen nicht händisch eintragen zu müssen? Falls ja, kann man mit diesem Trick hier hunderte Werte auf einmal in Filteroptionen einfügen: https://community.hubspot.com/t5/CRM/Filtering-a-view-with-a-comma-separated-list-of-company-IDs/m-p...

Wenn du die Zuordnung zwischen Postleitzahl und Vertriebsgebiet hast, ist das dann eine Sache von Sekunden.

Viele Grüße

[MJungbluth]

Guten Morgen @franksteiner79 ,

Danke, deine Antwort hilft mir schon mal sehr weiter!