Betreff: Synchronisierte Meetings: Herausforderungen und Best Practices?

[Dennis-DWFB]

Hi zusammen,

folgendes Szenario:

Wir benutzen die Kalender-Synchronisierung von HubSpot <> Outlook. Das ist erstmal gut, weil alle Termine mit HubSpot erfasst werden.

Folgende Haupt-Probleme bzw. Herausforderungen haben wir nach wie vor an dieser Stelle. Und vielleicht hat jemand schon mal ähnliche Herausforderungen überwunden:

1. Protokollieren synchronisierter Meetings

Wenn wir ein synchronisiertes Meeting protokollieren, müssen wir dafür ein neues protokolliertes Meeting erstellen. Somit zählt es für das System erstmal als 2 Meetings. Wir können zwar Berichte nach "Meeting-Quelle" filtern oder als Workaround statt eines richtigen Protokolls die Kommentar-Funktion des synchronisierten Meetings nutzen... aber so richtig geil ist das beides nicht.

2. Aktivität wird nur dem Organisator zugewiesen

Die Aktivität "Meeting" wird nur für den Organisator des Termins gezählt. Wenn 3 Leute von uns daran teilnehmen, zählt es trotzdem nur für den Organisator. Theoretisch könnten die beiden anderen das Meeting nun auch protokollieren; das führt dann aber dazu, dass für HubSpot 3 Meetings mit dem Unternehmen stattfanden statt 1 Meeting, an dem 3 Leute teilgenommen haben. Als Workaround, um zumindest zu erfassen, dass andere von uns teilnahmen, kann man diese auch als normale Leads im CRM anlegen und dann dem Meeting zuweisen; aber das löst ja das Problem per se nicht.

In meiner Traumvorstellung ist es also irgendwie möglich dass wir

a) die Meeting-Synchro weiter benutzen

b) Meeting-Teilnahmen als Aktivität für alle Nutzer zählen lassen, nicht nur den Organisator

c) irgendwie verschiedene Protokolle aufs gleiche Meeting einzahlen lassen.

Sodass beispielsweise der Bericht "Wir hatten in Q1 insgesamt 4 Meetings mit dem Unternehmen XY" dargestellt werden kann, unabhängig von der Anzahl derer, die daran teilgenommen haben.

Viele Grüße und vielen Dank vorab

Dennis

[Dennis-DWFB · Accepted solution]

@karstenkoehler LOL... ich nehme alles zurück. Offensichtlich kann man jetzt (?) bei den Attendees auch HubSpot Nutzer auswählen. Das hätte ich auch mal vor meinem Beitrag hier checken können. Ewig nicht gemacht.

Damit hätten wir gefühlt zumindest einen ganz guten Workaround mit Team-Notizen und nachträglich angegebenen Nutzern als Teilnehmer.

[Dennis-DWFB]

@karstenkoehler Wo ich dich gerade am Rohr hab. Da gibt's noch eine Problematik, die zum gleichen Thema passt. Die Synchronisation greift ja erst für alle Meetings ab Synchronisation-Start. Soweit, so gut. Leider betrifft das aber auch alle Meetings, die vor Synchronisations-Start als wiederkehrende Meetings wächentlich/zweiwöchentlich/monatlich erstellt wurden. Hast du da zufällich auch noch eine zündende Idee, wie man die nachträglich in HubSpot bekommt? Da hilft vermutlich tatsächlich nur der manuelle Log, woll?

[karstenkoehler · Accepted solution]

@Dennis-DWFB da bleibt nur der manuelle Weg meines Wissens:

"Any events created prior to the integration will not be synced to HubSpot, even if guests in such events exist as a contact in your HubSpot account and have the same email address in the Email property." https://knowledge.hubspot.com/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlook-...

[Dennis-DWFB · Accepted solution]

@karstenkoehler LOL... ich nehme alles zurück. Offensichtlich kann man jetzt (?) bei den Attendees auch HubSpot Nutzer auswählen. Das hätte ich auch mal vor meinem Beitrag hier checken können. Ewig nicht gemacht.

Damit hätten wir gefühlt zumindest einen ganz guten Workaround mit Team-Notizen und nachträglich angegebenen Nutzern als Teilnehmer.

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB daher meine Verwunderung 😉 Gut, dass es geklärt ist!

[Dennis-DWFB]

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@karstenkoehler  schrieb:

Gut, dass es geklärt ist!

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Hat leider doch nur so semi funktioniert. Gerade mal getestet und einen Mitarbeiter als Attendee zu einem Meeting vergangene Woche hinzugefügt. Leider wird ihm diese Aktivität bzw. dieses Meeting in den Berichten nicht zugeordnet. So bleibt es eine nette Unterscheidung im reinen Aktivitäten-Protokoll; unterscheidet sich aber nicht von dem, wie wir's früher gemacht haben (also einen CRM-Lead für einen User angelegt).

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB das wäre dann wieder ein Fall für die HubSpot Ideas, wenn du mehrere interne Nutzer einzeln in Aktivitätenberichten auswerten können möchtest: https://community.hubspot.com/t5/HubSpot-Ideas/idb-p/HubSpot_Ideas

Separate Kommentare für einzelne Meetingprotokolle zu hinterlassen ist meines Erachtens ein akzeptabler Weg - und bedeutet, dass es keine Mehrfacheinträge von Terminen gibt.

Beste Grüße!

[Dennis-DWFB]

Ist akzeptabel, aber halt auch kein Unterschied zu allen anderen Workarounds.

Am Ende, wenn ich irgendwann ganz viel Langeweile habe, versuch ich's irgendwann mal mit nem Custom Object für ein Meeting. Da können dann zig Leute zu ein und demselben Object zu beitragen. 

Aber ich denke mit dieser Lösung, die wir bisher hier gemeinsam ersponnen haben, sind wir auch schon bei guten 60 bis 70 % von dem, was ich möchte.

[Dennis-DWFB]

TROTZDEM führt all das nicht dazu, dass 3 Menschen 3 echte Protokolle schreiben können. 🤓 Aber ich denke, so werden wir's mal 1 oder 2 Wochen lang testen.

[karstenkoehler]

Hallo @Dennis-DWFB,

ich hänge hier:

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@Dennis-DWFB wrote:

Wenn wir ein synchronisiertes Meeting protokollieren, müssen wir dafür ein neues protokolliertes Meeting erstellen.

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Warum müsst ihr ein neues / separates Meeting erstellen? Der bestehende Meeting-Eintrag mit seinem Feld für interne Notizen bzw. Möglichkeit, am bestehenden Meeting einen Kommentar zu hinterlassen, wären hier der Standardweg. Was spricht dagegen?

Damit würde man Mehrfacheinträgen aus dem Weg gehen.

Beste Grüße

[Dennis-DWFB]

Hast recht. Die Team-Notizen habe ich oben als Workaround noch vergessen. Diese sind für mich persönlich aber auch keine native Protokoll-Funktion, sondern eher für die gemeinsame  Vorbereitung gedacht/geeignet. Zudem siehst du nicht, wer hier was protokolliert hat. (Esseidenn du gehst den Old-School-Weg und unterteilst die Notizen nach Mitarbeiter-Name).

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB mit Kommentaren auf das Meeting wäre ersichtlich, wer den jeweiligen Kommentar mit Meetingnotizen hinterlegt hätte - was ist damit?

[Dennis-DWFB]

Das schrieb ich ja oben... ist halt auch mehr Workaround als echtes Protokoll. Aber ja, so haben wir's in der Vergangenheit öfter mal gemacht. (Mit den Kommentaren)