Outlook PlugIn und BCC Email

[Ewinterberg]

Liebes Forum,
wir stoßen gerade auf mehrer Themen in Outlook. Vielelicht habt ihr ein paar Tips:

- es haben sich zwei plugIns installiert. Sind beide notwendig? Wenn nicht welches sollte weg?

- Alle gesendeten Emails werden protokolliert als Aktivität. Wie kann ich selektieren, welche Emails im System überhaupt protokolliert werden sollen?

- Braucht man die Bcc Funktion wo eine Kopie an unsere Hubspot ID gesendet wird? Was ersetzt diese, oder kann ich über diese Funktion das Plugin ersetzen?

- Kann man nachträglich Emails zu HubSpot Kontakten zuweisen. Ich hatte versucht eine Email eines vorhandenen Hubspot Kontaktes (Kunde) nachträglich an die BCC Email (Hubspot ID) zu senden. Das hat aber keinen Effekt, die Email taucht dort nicht auf.

Wie ihr merkt, suchen wir noch den idealen workflow.
Outlook wollen wir als Std. Email Tool behalten.

Besten Dank vorab und herzliche Grüße
Erik

[ElinaHS · Accepted solution]

Hallo Erwin, 

danke für Deinen Post. Ich bin Elina aus dem HubSpot Support Team. 

Hier findet Du meine Antworten zu Deinen Fragen: 

1) Man sollte auf jeden Fall immer nur einen der beiden Plug-Ins installiert haben, denn sonst kann es eher zu Funktionsstörung kommen. Siehe dazu auch den Hinweis hier in diesem Artikel: HubSpot Sales für Gmail, Office 365 und Outlook-...

Am Besten ist es, wenn ihr eines der Plug-Ins deinstalliert. 

Welches Plug-in für welche Bedingungen geschaffen findest Du auch im oben beschriebenen Artikel in der Tabelle ganz oben.

2) Grundsätzlich kann man bei Verfassen der Email entscheiden, ob diese Email geloggt werden soll und auch die entsprechenden Antworten.  Hier findest Du die Anleitung dazu: Protokollieren von E-Mails

3) Die BCC Email ist im Prinzip die Funktion, die die Email im System loggen kannt. Du kannst statt des Add-ins auch einfach die BCC Adresse zum Loggen verwenden. Das Add-in hat noch zusätzliche Funktionen, wie Emails an assozierte Datensätzen wie Unternehmen und Deals loggen, Profile im Outlook anschauen usw. 

Hier findest Du mehr: 

E-Mail in Ihrem CRM mit der BCC- oder Weiterleitungsadresse protokollieren

HubSpot Sales für Gmail, Office 365 und Outlook-Desktopversion installieren

4) Man kann Emails nachträglich über die Weiterleitungsadresse unter bestimmten Bedingungen weiterleiten und an den Kontakt binden. 

Siehe dazu die Bedigungen zum Loggen der Emails per Weiterleitungsadresse hier: 

Verwendung der Weiterleitungsadresse

Und vor allem den Punkt:
Voraussetzungen für das Protokollieren von Antworten im CRM mithilfe der Weiterleitungsadresse

Viele Grüße

Elina

[franksteiner79 · Accepted solution]

Hi @Ewinterberg 

Basierend auf deinem Screenshot bin ich mir auch nicht 100% sicher, tendiere aber zum HubSpot Sales plugin. Hast Du eine Möglichkeit Details beider Plugins zu teilen?

Zu deinen Fragen:

1. Einstellung für das Plugin werden in den Plugin Einstellungen vorgenommen: https://knowledge.hubspot.com/de/email-tracking/customize-your-hubspot-sales-outlook-desktop-add-in.
2. Das Plugin macht quasi nichts anderes als die Email an die BCC email zu schicken
3. Das geht, dafür kann man entweder die Weiterleitungsemail nutzen oder eine Email manuell an einen Kontakt anhängen.

Einen ideal Workflow oder Prozess gibt es hier nicht wirklich, hängt davon ab wie ihr das Tool nutzen wollt.

Das Plugin ist meiner Meinung nach die einfachste Methode um Emails zu protokollieren.

Gruß

Frank

[ElinaHS · Accepted solution]

Hallo Erwin, 

danke für Deinen Post. Ich bin Elina aus dem HubSpot Support Team. 

Hier findet Du meine Antworten zu Deinen Fragen: 

1) Man sollte auf jeden Fall immer nur einen der beiden Plug-Ins installiert haben, denn sonst kann es eher zu Funktionsstörung kommen. Siehe dazu auch den Hinweis hier in diesem Artikel: HubSpot Sales für Gmail, Office 365 und Outlook-...

Am Besten ist es, wenn ihr eines der Plug-Ins deinstalliert. 

Welches Plug-in für welche Bedingungen geschaffen findest Du auch im oben beschriebenen Artikel in der Tabelle ganz oben.

2) Grundsätzlich kann man bei Verfassen der Email entscheiden, ob diese Email geloggt werden soll und auch die entsprechenden Antworten.  Hier findest Du die Anleitung dazu: Protokollieren von E-Mails

3) Die BCC Email ist im Prinzip die Funktion, die die Email im System loggen kannt. Du kannst statt des Add-ins auch einfach die BCC Adresse zum Loggen verwenden. Das Add-in hat noch zusätzliche Funktionen, wie Emails an assozierte Datensätzen wie Unternehmen und Deals loggen, Profile im Outlook anschauen usw. 

Hier findest Du mehr: 

E-Mail in Ihrem CRM mit der BCC- oder Weiterleitungsadresse protokollieren

HubSpot Sales für Gmail, Office 365 und Outlook-Desktopversion installieren

4) Man kann Emails nachträglich über die Weiterleitungsadresse unter bestimmten Bedingungen weiterleiten und an den Kontakt binden. 

Siehe dazu die Bedigungen zum Loggen der Emails per Weiterleitungsadresse hier: 

Verwendung der Weiterleitungsadresse

Und vor allem den Punkt:
Voraussetzungen für das Protokollieren von Antworten im CRM mithilfe der Weiterleitungsadresse

Viele Grüße

Elina