Betreff: Nicht zugewiesene Aufgaben bei Überfälligkeit erinnern

[BHärri]

Wir haben Aufgaben, die wir nicht zuweisen, weil wir sie im Team selber aufteilen.

Für einen Teil haben wir einen Workflow erstellt,  der das Team über die neue Aufgabe informiert. Diese Aufgabe ist zeitnah zu erledigen.

Andere Aufgaben sind erst in einem Monat fällig. Da sollte die Mail erst bei Fälligkeit/ Überfälligkeit an das Team. Wie muss ich den Workflow einrichten?

Danke für die Unterstützung

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @BHärri,

da HubSpot keine aktivitätsbasierten Workflows hat, ist das leider nicht ohne Weiteres möglich. Bei den systemeigenen Benachrichtigungen für Aufgaben macht HubSpot das im Hintergrund automatisch – für die zuständige Person der Aufgabe.

In der Benutzeroberfläche in HubSpot gibt es aber nur Kontakt-/Unternehmens-/Deal-basierte Workflows. Hier gibt es zwar Annäherungen, aber das Problem ist, dass an einem Kontakt, Unternehmen oder Deal mehrere Aufgaben bevorstehen können. Sobald das der Fall ist, könnte ein solcher Workflow nicht mehr zuverlässig benachrichtigen.

Zum einen ist es nicht möglich, auf Aktivitätsdatumsinformationen in Workflows zuzugreifen (zumindest nicht ohne custom code und Operations Hub Professional oder Enterprise), daher können Workflows nicht bis zu einem bestimmten Aktivitätsdatum verzögert werden. Dort wo es Workarounds gibt (z.B. unter Zuhilfenahme von Kontaktlisten zur Wiederaufnahme) sind Workflowbenachrichtigungen auf auf eine pro 24h limitiert, d.h. bei mehreren Aufgaben würden ggf. einige Benachrichtigungen gar nicht verschickt.

Bei keinem workflowbasierten Workaround ist es möglich, den Aufgabenname, das Datum o.Ä. einzubeziehen – d.h. alle Benachrichtigungen wären immer generisch ("Es gibt eine überfällige Aufgabe.)

Da diese Workarounds so unzuverlässig sind, würde ich eher empfehlen, dass ihr überlegt, ob ihr die Aufgaben nicht doch bestimmten Nutzern zuweisen könnt. Diese Nutzer müssen nicht reale Personen sein, sondern könnten theoretisch auch mit einer geteilten Addresse (z.B. sales@unternehmen.de) angelegt werden.

Das hätte den Vorteil, dass man für diesen fiktiven Nutzer Benachrichtigungen festlegen kann, keinen Workflow bräuchte und tatsächlich verlässliche Benachrichtigungen bekommt.

Beste Grüße

[BHärri · Accepted solution]

Vielen Dank
ich denke, ich werde es mit der Verzögerung im Workflow lösen, so wird die Aufgabe erst dann erstellt und ich kann direkt eine interne Mail versenden

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @BHärri,

da HubSpot keine aktivitätsbasierten Workflows hat, ist das leider nicht ohne Weiteres möglich. Bei den systemeigenen Benachrichtigungen für Aufgaben macht HubSpot das im Hintergrund automatisch – für die zuständige Person der Aufgabe.

In der Benutzeroberfläche in HubSpot gibt es aber nur Kontakt-/Unternehmens-/Deal-basierte Workflows. Hier gibt es zwar Annäherungen, aber das Problem ist, dass an einem Kontakt, Unternehmen oder Deal mehrere Aufgaben bevorstehen können. Sobald das der Fall ist, könnte ein solcher Workflow nicht mehr zuverlässig benachrichtigen.

Zum einen ist es nicht möglich, auf Aktivitätsdatumsinformationen in Workflows zuzugreifen (zumindest nicht ohne custom code und Operations Hub Professional oder Enterprise), daher können Workflows nicht bis zu einem bestimmten Aktivitätsdatum verzögert werden. Dort wo es Workarounds gibt (z.B. unter Zuhilfenahme von Kontaktlisten zur Wiederaufnahme) sind Workflowbenachrichtigungen auf auf eine pro 24h limitiert, d.h. bei mehreren Aufgaben würden ggf. einige Benachrichtigungen gar nicht verschickt.

Bei keinem workflowbasierten Workaround ist es möglich, den Aufgabenname, das Datum o.Ä. einzubeziehen – d.h. alle Benachrichtigungen wären immer generisch ("Es gibt eine überfällige Aufgabe.)

Da diese Workarounds so unzuverlässig sind, würde ich eher empfehlen, dass ihr überlegt, ob ihr die Aufgaben nicht doch bestimmten Nutzern zuweisen könnt. Diese Nutzer müssen nicht reale Personen sein, sondern könnten theoretisch auch mit einer geteilten Addresse (z.B. sales@unternehmen.de) angelegt werden.

Das hätte den Vorteil, dass man für diesen fiktiven Nutzer Benachrichtigungen festlegen kann, keinen Workflow bräuchte und tatsächlich verlässliche Benachrichtigungen bekommt.

Beste Grüße