Meeting (Kalenderfunktion) erstellen - mehrere Benutzer für 1 Kalender

[MarkusHue]

Hallo zusammen,

ich möchte die Meeting-Funktion nützen, einen Meeting-Kalender erstellen (Verknüpfung via Outlook) und diesen Kalender anderen Benutzer zugänglich machen. Idealerweise sollten mehrere Benutzer (andere E-Mail-Adressen) bei Buchungen benachrichtigt werden. Wir nützen Sales Hub Pro.

Gibt es dafür Möglichkeiten innerhalb der Meeting-Funktion?

VG Markus

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MarkusHue,

aus HubSpot heraus lässt sich das nicht einstellen. Das wären dann Einstellungen in eurer Office 365 Umgebung, wahrscheinlich. Den mit dem Meeting-Link verknüpften Kalender würdest du dann an die gewünschten Nutzer*innen freigeben: Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen

Freigabe würde erst einmal bedeuten, dass die Einträge in Outlook angezeigt werden können, aber nicht unbedingt eine Benachrichtigung generiert wird. Die Zeit wäre dann auch nicht zwangsläufig geblockt. Je nachdem, welches Verhalten hier gewünscht ist, müsste man schauen, ob sich das über die Office 365 Einstellungen so abbilden lässt. Gib gern noch einmal bescheid, wie genau sich das verhalten soll.

Zusätzlich gäbe es auch die Option der Gruppenverfügbarkeit in Meeting-Links, vielleicht trifft auch das den Kern deiner Frage:

Terminplanungsseiten erstellen und bearbeiten | Teammitglieder

Verfügbarkeit für Gruppen- und Reihum-Meetings verstehen

Viele Grüße!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Richtig, @MarkusHue. Die Nutzer*innen müssten alle einen bezahlten Sales Hub Seat haben.

Die einzige Alternative wäre wie gesagt eine Automatisierung außerhalb von HubSpot, also das weitere Kalender automatisch eingeladen werden, wenn ein Termin in einem Kalender eingetragen wird. Hierfür gibt es sicher auch Plugins, ggf. ist das mit Zapier möglich. Dann würde der Kalender-Link aber nicht die Verfügbarkeit aller Kalender korrekt anzeigen – nur die des verknüpften.

Beantwortet das deine Ausgangsfrage?

Viele Grüße!

[MarkusHue]

Hallo Karsten,

vielen Dank für dein rasches Feedback. Ich suche nach Möglichkeiten für Slot-Buchungen von Leistungen, die sich sofort auf einen externen Kalender auswirken (Termin reservieren). Da es um verschiedene Standorte (eigenständige Kalender) geht, würde ich im Moment auch an 1 Kalender pro Standort denken. Diese Meeting-Buchung sollte sich idealerweise direkt auf den / die externen Kalender (könnte ein Outlook-Kalender sein) durchschlagen (= Termineintrag vornehmen), außerdem sollte diese Meeting-Buchung per E-Mail auch an den jeweilien Standort gehen.

Außerdem würde ich diese Meeting-Funktion dann auch gerne auf einer Landingpage einbetten.

So die Idee ....

VG Markus

[karstenkoehler]

Hallo @MarkusHue,

dann würdest du hier mit der Gruppenverfügbarkeit arbeiten:

Die jeweiligen Kalender müssten mit HubSpot-Nutzer*innen-Profilen verknüpft werden. Oder in anderen Worten, entweder werden bestehende Nutzer*innen in HubSpot mit den Kalender verknüpft oder du musst neue Nutzer*innen anlegen.

Es ist nicht möglich, dass du das zentral anlegst und steuerst. Man müsste sich als Nutzer*in einloggen und den jeweiligen Kalender verknüpfen.

Wenn das für alle Kalender geschehen ist, kannst du die "Gruppieren" Optionen wählen und erhältst auch einen Meeting-Link zum Einbetten.

Bei dieser Funktion müssen dann alle Kalender für die jeweilige Zeit verfügbar sein.

Für alles, was darüber hinausgeht, müsste man Lösungen von Drittanbietern prüfen (z.B. Calendly).

Viele Grüße!

[MarkusHue]

Hallo Karsten,

vielen Dank. Dh hier könnte ich ggf. an der Begrenzung der Benutzer scheitern (dh wieviele Benutzer kann ich überhaupt in HubSpot anlegen). Und ich kann das nicht zentral steuern / anlegen. Beides sind im Moment Hürden für mich, so sieht es aus!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Richtig, @MarkusHue. Die Nutzer*innen müssten alle einen bezahlten Sales Hub Seat haben.

Die einzige Alternative wäre wie gesagt eine Automatisierung außerhalb von HubSpot, also das weitere Kalender automatisch eingeladen werden, wenn ein Termin in einem Kalender eingetragen wird. Hierfür gibt es sicher auch Plugins, ggf. ist das mit Zapier möglich. Dann würde der Kalender-Link aber nicht die Verfügbarkeit aller Kalender korrekt anzeigen – nur die des verknüpften.

Beantwortet das deine Ausgangsfrage?

Viele Grüße!

[MarkusHue · Accepted solution]

Hallo Karsten,

ja, ich denke, das beantwortet meine Frage. Eine unmittelbare Möglichkeit via Meeting-Funktion gibt es so nicht. Vielen Dank!

[karstenkoehler]

Gern, @MarkusHue! Viele Grüße und dir einen schönen Tag.

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MarkusHue,

aus HubSpot heraus lässt sich das nicht einstellen. Das wären dann Einstellungen in eurer Office 365 Umgebung, wahrscheinlich. Den mit dem Meeting-Link verknüpften Kalender würdest du dann an die gewünschten Nutzer*innen freigeben: Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen

Freigabe würde erst einmal bedeuten, dass die Einträge in Outlook angezeigt werden können, aber nicht unbedingt eine Benachrichtigung generiert wird. Die Zeit wäre dann auch nicht zwangsläufig geblockt. Je nachdem, welches Verhalten hier gewünscht ist, müsste man schauen, ob sich das über die Office 365 Einstellungen so abbilden lässt. Gib gern noch einmal bescheid, wie genau sich das verhalten soll.

Zusätzlich gäbe es auch die Option der Gruppenverfügbarkeit in Meeting-Links, vielleicht trifft auch das den Kern deiner Frage:

Terminplanungsseiten erstellen und bearbeiten | Teammitglieder

Verfügbarkeit für Gruppen- und Reihum-Meetings verstehen

Viele Grüße!