Leaderfassung auf Messen über Kontaktformular und Visitenkartenscanner

[NiWa]

Hallo liebe Community,

wir prüfen geradewie wir am besten Leads auf einer Messe erfassene können und uns dabei auch die DSGVo-konforme Einwilligung zum Erhalt von Werbung sichern können.

Meine Vorstellung wäre ein Tablet mit einem Hubspotformular mit entsprechenden Feldern (Kontrollkästchen) und einem Freifeld für eine digitale Unterschrift, die manuell über den Screen getätigt wird.

Im Idealfall ließen sich einige Felder des Formulars durch einen Visitenkartenscan automatisch befüllen. 

Bis jetzt habe ich noch nicht herausgefunden, wie ich meine Idee umsetzten kann. Daher einfach mal hier die Frage: Geht das überhaupt?

Oder hat jemand Tipps und Empfehlungen für uns? 

Vielen Dank und viele Grüße

Nina

[MatthiasWeber · Accepted solution]

Hallo @NiWa , bezüglich dem Visitenkartenscanner würde ich dir empfehlen, dass hier mal anzusehen: https://www.hubspot.de/products/business-card-scanner-app - die Hubspot-App hat da was integriert 😉

Gemeinsam für digitales Unternehmenswachstum! Wir glauben an Human Centric, Online-Marketing mit Inbound und Digitale Geschäftsprozesse. Sie wollen mit Ihrem Unternehmen weiter kommen? Mit den Digital-Webern wird der Weg einfacher!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @NiWa,

die von @MatthiasWeber erwähnte Visitenkartenscanner-App ist hier definitiv eine Option, allerdings würde ich – wenn möglich – immer die Tablet-Variante wählen. (Vermutlich sagt euer bzw. eure Datenschutzbeauftragte*r sagt, dass das mit den Visitenkarten allein, ohne Einverständnis, eben nicht für weitere Kommunikation ausreicht.)

Mein Beitrag ist wie immer keine Rechtsberatung, aber die Variante mit einem HubSpot-Formular auf dem Tablet hätte entscheidende Vorteile. Zum einen kann darüber ganz explizit das Einverständnis in die Datenverarbeitung und in die Kommunikation erfragt werden. Hier ist dann eindeutig geklärt, was diese Grundlage ist – nämlich die Zustimmung zum unter dem Formular vermerkten Text. Im Anschluss kann auch die Double-Opt-in-E-Mail versendet werden und der ganze Prozess ist schön sauber. Ihr könntet sogar noch darum bitten, kurz das Postfach zu prüfen, und die E-Mail zu bestätigen. Wenn man das charmant ins Gespräch einbaut, "Sie haben sicher auch Ihre Berührungspunkte mit der DSGVO" (zwinker zwinker), klappt das sicher ganz gut.

Wichtig ist, dass ihr in den Formulareinstellungen vermerkt, dass für jede neue E-Mail-Adresse ein neuer Kontakt erstellt wird. Sonst überschreibt jede Formulareinsendung nur die vorige im selben Kontakt.

Eine Lösung, die automatisch das Formular auf Basis eines Visitenkarten-Fotos füllt, ist mir leider nicht bekannt. Wenn so etwas existiert, wäre es eine Drittlösung aus dem HubSpot App Marketplace, ich weiß aber von nichts.

Generell könntet ihr überlegen, das Formular kurz zu halten (als Pflichtfelder nur E-Mail-Adresse + DSGVO-Optionen) und zusätzlich die Visitenkarte einzusammeln. Dann hält sich das manuelle Eintragen vor Ort in Grenzen, ihr habt aber trotzdem eine Fülle an Informationen.

Lass mich gern wissen, wenn du hier noch weitere Fragen hast!

Viele Grüße

[RomyFuchs1 · Accepted solution]

Hallo @NiWa,
leider ist HubSpot nicht gerade für Messen geschaffen - man macht ja Inbound 😉
Daher würde ich einfach bei deinem Gedanken mit der LP auf einem Tablet bleiben, habe ich vor einigen Jahren auch mal so gehandhabt.

DSGVO ist halt immer so ein Thema, da wirst du um die Grundeinstellungen bei HS nicht herumkommen, also wirklich Haken setzen beim Abo und DOI nach dem Einsenden abschicken. Da du der Person aber gegenüber stehst, kannst es easy mündlich erklären, dass sie diese Mail dann bitte bestätigen sollen. 
Das Problem kennt da sicher jeder.
Vielleicht kannst du dir aber auch mal die Lösungen von Typeform anschauen. Manchmal geht da mehr und du kannst es easy mit HubSpot integrieren.
Liebe Grüße

[KTaepke]

Hallo Nina,

hier findest du Anregungen und Anbieter:
https://www.micestens-digital.de/messekontakte-digital-erfassen/
https://www.micestens-digital.de/messeleads-digital-mit-simlea-erfassen/ 

[NiWa]

Vielen Dank euch allen für die schnellen Antworten! 😊

@RomyFuchs1   Ich werde mir auf jeden Fall die Möglichkeiten mit typeform genauer anschauen. danke für den Tipp.

@karstenkoehler  Dein kleiner Gesprächsleitfaden klingt sehr charmant. 😉

@franksteiner79   Ich dachte mir, dass die Unterschrift als Einwilligung zum Erhalt von Werbung zählt und somit das DOI ersetzt...Nach meinem Verständnis könnte man die Gesetzeslage so auslegen...Danke auch für den Tipp bezüglich der Einstellung.

[franksteiner79]

Danke für den Kontext Nina.

2 wichtige Punkte.

1. Einwillung zum Erhalt von Werbung und DOI sind 2 Paar Schuhe. Ersteres wird in HubSpot über die Abo Typen und entsprechenden Tickboxen auf Formularen geregelt.
2. DOI kann nicht auf dem Formular geregelt/abgefasst werden. Das Grundprinzip des DOI ist dass ich in einem separten und zweiten Schritt (daher double opt-in) bestätige, das es sich wirklich um mich und meine E-Mail Adresse handelt.

[franksteiner79 · Accepted solution]

Hi Nina

Tablet mit HubSpot Formular ist auf jeden Fall ein guter Ansatz!

Wichtig hier zu beachten dass in den Formular Option die Einstellung "Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen" aktiviert ist, sonst überschreibt ihr euch permanent ein und denselben Kontakt.

Was ist die Überlegung bezüglich des Unterschriftenfeldes?

Ganz persönlich würde ich mich eher schwer tun irgendetwas auf einer Messe digital zu unterschreiben, da ja schon eine gewisse vertragliche Verantwortung an eine Unterschrift hängen kann.

Ich empfehle das man immer im Nachgang eine E-Mail mit relevanten Inhalten und einer weiteren Konvertierungsoption (Messe Report, Webinar, nächste Messe, etc.) verschickt. 

Gruß

Frank

[RomyFuchs1 · Accepted solution]

Hallo @NiWa,
leider ist HubSpot nicht gerade für Messen geschaffen - man macht ja Inbound 😉
Daher würde ich einfach bei deinem Gedanken mit der LP auf einem Tablet bleiben, habe ich vor einigen Jahren auch mal so gehandhabt.

DSGVO ist halt immer so ein Thema, da wirst du um die Grundeinstellungen bei HS nicht herumkommen, also wirklich Haken setzen beim Abo und DOI nach dem Einsenden abschicken. Da du der Person aber gegenüber stehst, kannst es easy mündlich erklären, dass sie diese Mail dann bitte bestätigen sollen. 
Das Problem kennt da sicher jeder.
Vielleicht kannst du dir aber auch mal die Lösungen von Typeform anschauen. Manchmal geht da mehr und du kannst es easy mit HubSpot integrieren.
Liebe Grüße

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @NiWa,

die von @MatthiasWeber erwähnte Visitenkartenscanner-App ist hier definitiv eine Option, allerdings würde ich – wenn möglich – immer die Tablet-Variante wählen. (Vermutlich sagt euer bzw. eure Datenschutzbeauftragte*r sagt, dass das mit den Visitenkarten allein, ohne Einverständnis, eben nicht für weitere Kommunikation ausreicht.)

Mein Beitrag ist wie immer keine Rechtsberatung, aber die Variante mit einem HubSpot-Formular auf dem Tablet hätte entscheidende Vorteile. Zum einen kann darüber ganz explizit das Einverständnis in die Datenverarbeitung und in die Kommunikation erfragt werden. Hier ist dann eindeutig geklärt, was diese Grundlage ist – nämlich die Zustimmung zum unter dem Formular vermerkten Text. Im Anschluss kann auch die Double-Opt-in-E-Mail versendet werden und der ganze Prozess ist schön sauber. Ihr könntet sogar noch darum bitten, kurz das Postfach zu prüfen, und die E-Mail zu bestätigen. Wenn man das charmant ins Gespräch einbaut, "Sie haben sicher auch Ihre Berührungspunkte mit der DSGVO" (zwinker zwinker), klappt das sicher ganz gut.

Wichtig ist, dass ihr in den Formulareinstellungen vermerkt, dass für jede neue E-Mail-Adresse ein neuer Kontakt erstellt wird. Sonst überschreibt jede Formulareinsendung nur die vorige im selben Kontakt.

Eine Lösung, die automatisch das Formular auf Basis eines Visitenkarten-Fotos füllt, ist mir leider nicht bekannt. Wenn so etwas existiert, wäre es eine Drittlösung aus dem HubSpot App Marketplace, ich weiß aber von nichts.

Generell könntet ihr überlegen, das Formular kurz zu halten (als Pflichtfelder nur E-Mail-Adresse + DSGVO-Optionen) und zusätzlich die Visitenkarte einzusammeln. Dann hält sich das manuelle Eintragen vor Ort in Grenzen, ihr habt aber trotzdem eine Fülle an Informationen.

Lass mich gern wissen, wenn du hier noch weitere Fragen hast!

Viele Grüße

[NiWa]

Hallo Matthias,

danke für die Tipps. Der Hubspot Scanner ist leider nicht ganz ausreichend, da ich keine weiteren Felder hinzufügen kann. Unsere Kunden haben oft eine Praxisvisitenkarte, auf der nicht der konkrete Ansprechpartner vermerkt ist und meist auch nur eine allgemeine E-Mail (info@... oder rezeption@.. .). 

Ich hatte mit den Scan also eher als Ergänzung zum Formular festgestellt, damit nicht alles manuell eingetragen werden muss.

Prinzipiell ist natürlch die DOI-Mail eine Möglichkeit, aber dann sind wir darauf angewiesen, dass der Lead im Nachhinein die Mail bestätigt, was wir gerne vermeiden wollten. Die Mail wäre tatsächlich die Notlösung. 😉

Danke nochmal für den Input und viele Grüße

[MatthiasWeber]

Bezüglich dem DOI bzw. DSGVO-konforme Einwilligung zum E-Mail-Versand ist die digitale Unterschrift ne coole Idee - aber eine klassische DOI-Mail, die Hubspot ja automatisch versendet - wenn alles konfiguriert ist, würde doch auch reichen. Oder @NiWa ?

Das mal als so als Idee! Hilft dir das weiter?

Gemeinsam für digitales Unternehmenswachstum! Wir glauben an Human Centric, Online-Marketing mit Inbound und Digitale Geschäftsprozesse. Sie wollen mit Ihrem Unternehmen weiter kommen? Mit den Digital-Webern wird der Weg einfacher!

[MatthiasWeber · Accepted solution]

Hallo @NiWa , bezüglich dem Visitenkartenscanner würde ich dir empfehlen, dass hier mal anzusehen: https://www.hubspot.de/products/business-card-scanner-app - die Hubspot-App hat da was integriert 😉

Gemeinsam für digitales Unternehmenswachstum! Wir glauben an Human Centric, Online-Marketing mit Inbound und Digitale Geschäftsprozesse. Sie wollen mit Ihrem Unternehmen weiter kommen? Mit den Digital-Webern wird der Weg einfacher!