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ich würde gerne ein Formular erstellen, mit dem unser Außendienst neue Kunden (Unternehmen) anlegen kann und bestimmte Eigenschaften zu den Unternehmen abgefragt werden. Zwingend sollte zu jedem Kunden ein Kontakt als Ansprechpartner über das Formular angelegt werden. Wie wäre hier eine sinnvolle vorgehensweise mit HubSpot Formularen?
ja, auch das würde Workflows erfordern. Dafür bräuchte man kein zusätzliches Formular, aber Felder (einzeiliger Text) für die neu anzulegenden Kontakte, also z.B.
Vorname Ansprechpartner 1
Nachname Ansprechpartner 1
E-Mail Ansprechpartner 1
Vorname Ansprechpartner 2
Nachname Ansprechpartner 2
E-Mail Ansprechpartner 2
usw.
Hier musst du im Vorhinein überlegen, für wie viele Ansprechpartner du diese Felder anlegen willst.
In einem Workflow kannst du dann den Kontakt aufnehmen, der der Hauptkontakt des Formulars ist. Dort gibt es dann die Aktion "Datensatz erstellen":
Das Feld "Email Ansprechpartner 1" (das ja eigentlich ein Feld am Hauptkontakt ist) kannst du dann als Personalisierungstoken nutzen, um einen weiteren Kontakt anzulegen. Analog nutzt du Personalisierungstokens für andere Felder, die du im Formular abfragst.
(Ohne Workflows ist das wie gesagt nicht möglich, zumindest nicht ohne Drittlösungen.)
Viele Grüße!
Karsten Köhler HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer
Eine reine Verständnis-/Prozessfrage hätte ich aber noch.
Wenn die Außendienstler Formulare ausfüllen, geschieht das am Tablet oder Laptop?
Falls ja, wiese nicht einfach neue Unternehmen und assoziierte Kontakt direkt im HubSpot CRM anlegen, da spart man sich den Zwischenschritt mit Formularen.
Gruß
Frank
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Eine reine Verständnis-/Prozessfrage hätte ich aber noch.
Wenn die Außendienstler Formulare ausfüllen, geschieht das am Tablet oder Laptop?
Falls ja, wiese nicht einfach neue Unternehmen und assoziierte Kontakt direkt im HubSpot CRM anlegen, da spart man sich den Zwischenschritt mit Formularen.
Gruß
Frank
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meinst du mit Ansprechpartner den für den Kontakt zuständigen Mitarbeiter? Das Feld lässt sich meines Wissens nicht in Formularen nutzen. Wenn du Zugriff auf Workflows hast, könntest du ein Auswahlfeld für das Formular anlegen, dass alle Mitarbeiter auflistet, und dann einen Workflow nutzen, der entsprechend der Auswahl das Feld "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter" ausfüllt.
(Das macht man am besten mit Wenn/Dann-Verzweigungen. Der Workflow würde Kontakt aufnehmen, die das Formular ausfüllen, und dann in einer Wenn/Dann-Verzweigung folgendes prüfen: Wenn Auswahlfeld Mitarbeiter A entspricht, dann trage in das Feld "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter" Mitarbeiter A ein. Wenn Auswahlfeld Mitarbeiter B entspricht, dann... etc.)
Ohne Workflows ist das, zumindest automatisch, innerhalb von HuBSpot nicht möglich. Du könntest trotzdem ein Auswahlfeld mit allen Mitarbeitern anlegen und dieses Feld im Formular nutzen, aber das würde eben nicht das Systemfeld "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter" aktualisieren. Das müsste dann händisch oder über eine Drittlösung wie Zapier passieren.
Falls du ein solches Formular anlegst, ist es extrem wichtig, dass in den Formulareinstellungen ausgewählt wird, dass für jede neue E-Mail-Adresse ein neuer Kontakt angelegt wird. Sonst überschreibt nämlich jede Formulareinsendung einfach denselben Kontakt (siehe "Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen" hier).
Als Alternative noch der Hinweis, dass Kontakte ja theoretisch auch über die iOS App angelegt werden können, hier bräuchte man den Umweg über das selbst angelegte Mitarbeiterauswahlfeld (siehe oben) nicht. Die Felder, die beim Erstellen angezeigt werden sollen, kannst du wie im Formular auch festlegen, siehe hier.
Viele Grüße, lass mich gern wissen, wenn du weitere Fragen hast.
Karsten Köhler HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer
nein ich meine nicht den zuständigen Mitarbeiter, sondern unseren Ansprechpartner beim Kunden. Das muss mindestens ein Kontakt sein, können aber auch mehrere Kontakte sein. Deshalb war meine Überlegung das evtl. über ein Unterformular zu regeln, indem ich zum Unternehmen direkt auch Kontakte anlegen kann. Geht sowas? Vielen Dank für Deine Antwort.
ja, auch das würde Workflows erfordern. Dafür bräuchte man kein zusätzliches Formular, aber Felder (einzeiliger Text) für die neu anzulegenden Kontakte, also z.B.
Vorname Ansprechpartner 1
Nachname Ansprechpartner 1
E-Mail Ansprechpartner 1
Vorname Ansprechpartner 2
Nachname Ansprechpartner 2
E-Mail Ansprechpartner 2
usw.
Hier musst du im Vorhinein überlegen, für wie viele Ansprechpartner du diese Felder anlegen willst.
In einem Workflow kannst du dann den Kontakt aufnehmen, der der Hauptkontakt des Formulars ist. Dort gibt es dann die Aktion "Datensatz erstellen":
Das Feld "Email Ansprechpartner 1" (das ja eigentlich ein Feld am Hauptkontakt ist) kannst du dann als Personalisierungstoken nutzen, um einen weiteren Kontakt anzulegen. Analog nutzt du Personalisierungstokens für andere Felder, die du im Formular abfragst.
(Ohne Workflows ist das wie gesagt nicht möglich, zumindest nicht ohne Drittlösungen.)
Viele Grüße!
Karsten Köhler HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer