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Michelle_Krick
Contributor

Info bei Änderung an den Stammdaten

SOLVE

Hallo in die Runde,

 

um unsere Datenqualität zu optimieren, möchten wir zukünftig auserwählte Teams darüber informieren, dass Änderungen an bestimmten Eigenschaften vorgenommen wurden.

Die Stammdaten habe ich durch eine Eigenschaftsgruppe gesammelt und die Berechtigungen zur Bearbeitung auch schon eingeschränkt.

Nichtsdestotrotz kann es immer wieder vorkommen, dass ein Sales die Firmierung ändert und das am Kundenservice vorbeigeht.

 

Gibt es hierzu Workflow-Ideen oder Erfahrungswerte, wie wir damit umgehen könnten?

 

Liebe Grüße

Michelle

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karstenkoehler
Solution
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Info bei Änderung an den Stammdaten

SOLVE

Hallo Michelle,

 

grundsätzlich sehr einfach möglich, indem man den Datensatz in einen Workflow aufnimmt, basierend auf "[Eigenschaftsname 1] ist bekannt ODER [Eigenschaftsname 2] ist bekannt ODER ..." und dafür die Wiederaufnahme aktiviert. In einer darauf folgenden internen Benachrichtigung könnte man dann alle Eigenschaftsfelder auflisten und darüber informieren, dass sich eines oder mehrere davon geändert haben. Je nachdem, ob Formulareinsendungen im Spiel sind, könnte das Volumen an E-Mail-Benachrichtigungen aber etwas hoch ausfallen.

 

Um das zu limitieren, kann man Kontakte, statt direkt eine Benachrichtigung zu verschicken, auch einer statischen Liste hinzufügen. Auf Basis der statischen Liste erstellt man einen Bericht, der dann alle Datensätze zusammenfasst, an denen Änderungen erfolgt sind, und der z.B. wöchentlich verschickt wird: https://knowledge.hubspot.com/de/dashboard/email-or-export-reports-and-dashboards?hubs_content=knowl...

 

Der Workflow müsste nur dann dafür sorgen, dass die statische Liste regelmäßig wieder geleert wird – im Idealfall macht das ein geplanter Workflow dann z.b. Sonntags.

 

Alternativ, und möglicherweise noch einfacher: eine gespeicherte Ansicht pro Mitarbeiter, die schlicht nach dem "Datum der letzten Änderung" filtert und in Spalten die Stammdaten anzeigt. Man würde nach dem Änderungsdatum sortieren, sodass die aktuellsten immer oben erscheinen. Das würde dann zwar auch Änderungen umfassen, die nicht ausschließlich die Stammdaten betreffen, wäre aber der einfachste Weg, meines Erachtens, um zuletzt geänderte Datensätze für Mitarbeiter leicht einsehbar zu machen. https://knowledge.hubspot.com/de/records/view-and-filter-records?hubs_content=knowledge.hubspot.com/...

 

Beste Grüße!

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

Beratungstermin mit Karsten vereinbaren

 

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Michelle_Krick
Contributor

Info bei Änderung an den Stammdaten

SOLVE

Hi @karstenkoehler,

danke für die fixe Rückmeldung. 🙂

 

Kann ich denn in dem Workflow auch sagen, dass er erst auslösen soll, nachdem das Unternehmen erstellt wurde. Sonst wird ja auch immer bei einer Neuanlage die Benachrichtigung verschickt. Das wird dann mit der Zeit wahrscheinlich wirklich viel.

 

LG Michelle

 

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karstenkoehler
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Info bei Änderung an den Stammdaten

SOLVE

@Michelle_Krick durch ein "Erstellungsdatum ist vor mehr als 1 Tag und Datum der letzten Änderung ist vor weniger als 1 Tag", ja. Das ist zwar nicht 100% sauber, aber wäre eine gute Annäherung.

Karsten Köhler
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karstenkoehler
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SOLVE

Hallo Michelle,

 

grundsätzlich sehr einfach möglich, indem man den Datensatz in einen Workflow aufnimmt, basierend auf "[Eigenschaftsname 1] ist bekannt ODER [Eigenschaftsname 2] ist bekannt ODER ..." und dafür die Wiederaufnahme aktiviert. In einer darauf folgenden internen Benachrichtigung könnte man dann alle Eigenschaftsfelder auflisten und darüber informieren, dass sich eines oder mehrere davon geändert haben. Je nachdem, ob Formulareinsendungen im Spiel sind, könnte das Volumen an E-Mail-Benachrichtigungen aber etwas hoch ausfallen.

 

Um das zu limitieren, kann man Kontakte, statt direkt eine Benachrichtigung zu verschicken, auch einer statischen Liste hinzufügen. Auf Basis der statischen Liste erstellt man einen Bericht, der dann alle Datensätze zusammenfasst, an denen Änderungen erfolgt sind, und der z.B. wöchentlich verschickt wird: https://knowledge.hubspot.com/de/dashboard/email-or-export-reports-and-dashboards?hubs_content=knowl...

 

Der Workflow müsste nur dann dafür sorgen, dass die statische Liste regelmäßig wieder geleert wird – im Idealfall macht das ein geplanter Workflow dann z.b. Sonntags.

 

Alternativ, und möglicherweise noch einfacher: eine gespeicherte Ansicht pro Mitarbeiter, die schlicht nach dem "Datum der letzten Änderung" filtert und in Spalten die Stammdaten anzeigt. Man würde nach dem Änderungsdatum sortieren, sodass die aktuellsten immer oben erscheinen. Das würde dann zwar auch Änderungen umfassen, die nicht ausschließlich die Stammdaten betreffen, wäre aber der einfachste Weg, meines Erachtens, um zuletzt geänderte Datensätze für Mitarbeiter leicht einsehbar zu machen. https://knowledge.hubspot.com/de/records/view-and-filter-records?hubs_content=knowledge.hubspot.com/...

 

Beste Grüße!

Karsten Köhler
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