Gmail Plugin Kontakterstellung im CRM

[JanineS]

Hallo liebe Community,

mein Kunde nutzt das Gmail-Plugin für alle Mitarbeiter und möchte die automatische Kontakterstellung im Hubspot CRM nicht deaktivieren. Somit laufen natürlich kontinuierlich neue (und auch viele nicht relevante) Kontakte ein. 

Ich würde die nicht relevanten Kontakte über die Lifecycle-Phase "Sonstige" kategorisieren und den Mitarbeitern vorschlagen, diese Einstellung direkt in Gmail im Kontakt vorzunehmen. Wie händelt Ihr das? 

Ich freue mich über Eure Impulse.

Liebe Grüße

Janine

[MiaSrebrnjak · Accepted solution]

Hi @JanineS,

danke, dass du dich an die Community gewendet hast 👋, das ist eine sehr interessante Frage. 

Wahrscheinlich habt ihr diese Einstellung in der Chrome Erweiterung/Gmail Plugin schon gesehen, ich wollte aber trotzdem erwähnen, dass man die automatische Zuordnung von E-Mails & die Erstellung von neuen Kontakten genauer konfigurieren kann:

--> wenn man das Kästchen bei "Neue Kontakte" leer lässt, werden E-Mails nur bei (im CRM) vorhandenen Kontakten protokolliert & es werden keine neuen Kontakte automatisch erstellt. 

Die Idee mit der Kategorisierung von Konakten mithilfe der Lifecycle-Phase "Sonstige" finde ich super.

Ich wollte aber auch ein paar andere Hubspot Nutzer*innen nach ihrer Meinung fragen: 

@karstenkoehler, @RomyFuchs1, @MatthiasWeber, @Dennis-DWFB, @MHechler, @natalia_loewen, habt ihr diesbezüglich Tipps, die ihr mit uns teilen könnt? Danke! 

Viele Grüße, 

Mia, Community Team 

[natalia_loewen]

Was uns noch hilft: in HubSpot-Einstellungen > Allgemein > E-Mail kann man Domains und einzelne E-Mail-Adressen auschließen. Wenn man viele Mails von einer Domain hat, die nicht ins System sollen, ist diese Einstellung sehr hilfreich.

[JanineS]

Liebe Natalia,

das ist auch eine wichtige Einstellung, welche wir bereits umgesetzt haben. Danke dafür!

BG,

Janine

[MiaSrebrnjak · Accepted solution]

Hi @JanineS,

danke, dass du dich an die Community gewendet hast 👋, das ist eine sehr interessante Frage. 

Wahrscheinlich habt ihr diese Einstellung in der Chrome Erweiterung/Gmail Plugin schon gesehen, ich wollte aber trotzdem erwähnen, dass man die automatische Zuordnung von E-Mails & die Erstellung von neuen Kontakten genauer konfigurieren kann:

--> wenn man das Kästchen bei "Neue Kontakte" leer lässt, werden E-Mails nur bei (im CRM) vorhandenen Kontakten protokolliert & es werden keine neuen Kontakte automatisch erstellt. 

Die Idee mit der Kategorisierung von Konakten mithilfe der Lifecycle-Phase "Sonstige" finde ich super.

Ich wollte aber auch ein paar andere Hubspot Nutzer*innen nach ihrer Meinung fragen: 

@karstenkoehler, @RomyFuchs1, @MatthiasWeber, @Dennis-DWFB, @MHechler, @natalia_loewen, habt ihr diesbezüglich Tipps, die ihr mit uns teilen könnt? Danke! 

Viele Grüße, 

Mia, Community Team 

[JanineS]

Perfekt, die Konfiguration bringt uns einen Schritt auf dem Weg zum "sauberen" CRM weiter.

Herzlichen Dank & beste Grüße,

Janine

[RomyFuchs1 · Accepted solution]

Hi @JanineS,
wir haben eine Eigenschaft "Kontakt-Typ" angelegt, die wir für die Verwaltung von "anderen Kontakten" nutzen. Das können Mitarbeiter, Partner, Studenten etc. sein. Diese Eigenschaft setzen wir dann auch in den Workflows als Ausschlusskriterium ein.
Darüber hinaus solltet ihr die Funktion der Marketingkontakte nutzen, damit diese Kontakte nicht in eure kostenpflichtige Kontaktbasis einzahlen: https://knowledge.hubspot.com/de/contacts/set-contacts-as-marketing
LG

[JanineS]

Hej Romy,

auch Dir vielen Dank. Die Herangehensweise über benutzerdefinierte Eigenschaft finde ich ebenfalls interessant.

Liebe Grüße

Janine