Filter nach Teams erstellen

[Manuz]

Hallo, gibt es die Möglichkeit, bestimmte Filter auf Team-Ebene zu erstellen? 

Beispiel: Ich erstelle eine Eigenschaft (Kontakte / Unternehmen / Deals), welche sich "internes Team" nennt. 

In Hubspot lege ich zwei Teams an. Team A und Team B. 

Kann ich als Beispiel Team A den Filter zuweisen, dass nur Kontakte, Unternehmen, Deals angezeigt werden, welche mit dem Wert "internes Team" = XXXXXX übereinstimmen? 

Dass sozusagen alle Team-Mitglieder nur auf die Datensätze zugreifen kann, welche vorher dem Team zugewiesen wurden? Mit Ausnahme von Mitgliedern, welche sich in mehreren Teams befinden -> Dort werden dann auch enstprechend mehr Datensätze angezeigt. 

Ich habe dazu leider nichts gefunden. 

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Manuz,

grundsätzlich ja: es ist möglich, Filter so voreinzustellen und bestimmten Personen oder Teams freizugeben.

Aus deiner Frage lese ich aber auch heraus, dass es dir nicht nur darum geht, dass die Teams diese Filter haben, sondern dass die Berechtigungen entsprechend eingeschränkt sind; das also Team 1 nur Kontakte aus Team 1 sieht und Team 2 nur Kontakte aus Team 2?

Falls das so ist, würdest du hier in erster Linie mit Nutzerberechtigungen arbeiten: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/edit-user-permissions

Die verschiedenen Wege, den Kontaktzugriff einzuschränken, findest du hier im Überblick: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/hubspot-user-permissions-guide#crm

Ganz grundsätzlich funktionieren diese Berechtigungen so, dass die Datensätze immer einen zuständigen Mitarbeiter zugeordnet sind. Nutzer*innen aus Team 1 könnten dann mit der "Nur Team" Berechtigung alle Kontakte sehen, die ihnen selbst oder Teammitgliedern zugewiesen sind. Analog bei Team 2. Nutzer*innen, die in beiden Teams sind, könnten entsprechend alle Kontakte sehen.

Filter würden dabei helfen, Kontakte des eigenen Teams schneller zu finden, blenden aber Kontakte aus anderen Teams nicht aus. Wenn das gewünscht ist, klickst du auf der Kontaktindexseite (Menü > Kontakte > Kontakte) auf Alle Filter in der Bildschirmmitte und suchst dann 'HubSpot Team'. Nach Anwenden des Filters, kannst du diesen speichern (rechts oben Ansicht speichern) und einem bestimmten Team zuweisen. Die Nutzer*innen können diese Ansicht dann hinzufügen (unter Menü > Kontakte > Kontakte auf Ansicht hinzufügen klicken) und zu ihrer Standardansicht machen, indem sie den Reiter für die Ansicht nach ganz link ziehen, sodass es der erste ist.

Lass mich gern wissen, wenn du Nachfragen hast, oder ich einen Punkt noch detaillierter erklären soll.

Viele Grüße!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Manuz,

grundsätzlich ja: es ist möglich, Filter so voreinzustellen und bestimmten Personen oder Teams freizugeben.

Aus deiner Frage lese ich aber auch heraus, dass es dir nicht nur darum geht, dass die Teams diese Filter haben, sondern dass die Berechtigungen entsprechend eingeschränkt sind; das also Team 1 nur Kontakte aus Team 1 sieht und Team 2 nur Kontakte aus Team 2?

Falls das so ist, würdest du hier in erster Linie mit Nutzerberechtigungen arbeiten: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/edit-user-permissions

Die verschiedenen Wege, den Kontaktzugriff einzuschränken, findest du hier im Überblick: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/hubspot-user-permissions-guide#crm

Ganz grundsätzlich funktionieren diese Berechtigungen so, dass die Datensätze immer einen zuständigen Mitarbeiter zugeordnet sind. Nutzer*innen aus Team 1 könnten dann mit der "Nur Team" Berechtigung alle Kontakte sehen, die ihnen selbst oder Teammitgliedern zugewiesen sind. Analog bei Team 2. Nutzer*innen, die in beiden Teams sind, könnten entsprechend alle Kontakte sehen.

Filter würden dabei helfen, Kontakte des eigenen Teams schneller zu finden, blenden aber Kontakte aus anderen Teams nicht aus. Wenn das gewünscht ist, klickst du auf der Kontaktindexseite (Menü > Kontakte > Kontakte) auf Alle Filter in der Bildschirmmitte und suchst dann 'HubSpot Team'. Nach Anwenden des Filters, kannst du diesen speichern (rechts oben Ansicht speichern) und einem bestimmten Team zuweisen. Die Nutzer*innen können diese Ansicht dann hinzufügen (unter Menü > Kontakte > Kontakte auf Ansicht hinzufügen klicken) und zu ihrer Standardansicht machen, indem sie den Reiter für die Ansicht nach ganz link ziehen, sodass es der erste ist.

Lass mich gern wissen, wenn du Nachfragen hast, oder ich einen Punkt noch detaillierter erklären soll.

Viele Grüße!

[Manuz]

Hallo Karsten,

vielen Dank für die schnelle Antwort.

Wie wird es gehandhabt, wenn ein User in zwei Teams tätig ist? Der Kontakt wird, so wie ich es gesehen habe, dann dem primären Team zugeordnet. Diese Zuordnung kann ich leider nicht anpassen, oder?  

[karstenkoehler]

Hallo @Manuz,

wenn du in den Einstellungen und Benutzer & Teams auf eine Person klickst, kannst du dort auch mehrere Teams zuweisen:

Viele Grüße!

[Manuz]

Hallo Karsten,

diese Funktion habe ich gefunden. Ich kann jedem User ein primäres Team, sowie weitere Teams zuweisen. Jedoch kann ich im Kontakt das dafür Zuständige Team nicht ändern. Es wird immer automatisch das primäre Team zugewiesen...

Viele Grüße & Danke für deine schnelle Rückmeldung,

Manuel

[karstenkoehler]

Hi @Manuz,

bei meinen letzten Tests hat HubSpot das zusätzliche Team für Berechtigungen genauso berücksichtigt wie das primäre, siehe auch hier: https://knowledge.hubspot.com/de/account/create-and-manage-teams#benutzer-zu-zus%C3%A4tzlichen-teams...

In anderen Worten: Es wird in deinem Screenshot nicht angezeigt, 'wirkt' aber trotzdem. (Das Team lässt sich nicht im Datensatz ändern, da Datensätze Nutzer*innen zugewiesen sind, nicht Teams.)

Grundsätzlich würde ich immer empfehlen, am Ende noch einmal die 'Als ein anderer HubSpot-Benutzer anmelden' Funktion zu verwenden, um zu prüfen, ob die Berechtigungen korrekt greifen: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/log-in-as-another-hubspot-user

Viele Grüße

[Manuz]

Hallo Karsten,

die Berechtigungen bzgl. der Ansicht passen. Nur bei folgendem Beispiel nicht:

User Manuel ist primär in Team A und zusätzlich in Team B. Der User legt nun einen neuen Kontakt an, welcher für Team B vorgesehen ist. Jedoch weißt HubSpot dem Kontakt automatisch Team A zu (da dieses das primäre Team von Manuel ist). Eine manuelle Änderung des automatisch für den Kontakt zugewiesenen Teams ist nicht möglich.  Alle User, welche nur in Team B sind, sehen den Kontakt dann nicht...

Viele Grüße

[karstenkoehler]

Hi @Manuz,

hast du geprüft, also Nutzer*innen aus Team B gefragt, ob sie den Datensatz sehen können oder gehst du davon aus, weil es nicht angezeigt wird? Grundsätzlich, da sie im selben Team sind wie Manuel (auch wenn es nicht das gemeinsame primäre Team ist), sollten sie das können.

Viele Grüße

[Manuz]

Okay, danke! 

Ist jedoch nicht die optimale Lösung, da es dann bzgl. der Labels zu Verwirrungen kommen kann. Schöner wäre es, wenn man den Kontakt auch manuell einem Team zuordene kann. 

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Manuz,

da stimme ich dir zu, die Realität ist aber eine andere. Kontakte sind immer einer Person zugeordnet, nie einem Team, siehe hier: https://knowledge.hubspot.com/de/crm-setup/how-to-set-an-owner

An dieser grundlegenden Logik lässt sich in HubSpot nichts ändern.

Meine Empfehlung wäre, sich generell nicht auf die Eigenschaft HubSpot Team zu verlassen, aus genau dem Grund. Kontakte sind nicht Teams zugeordnet. Kontakte sind Personen zugeordnet, die wiederum in Teams sind.

Wenn du dennoch eine korrekte Team-Zugehörigkeit am Kontakt abbilden möchteste, könntest du das per Kontakt-basiertem Workflow tun. Hierfür müsstest du eine neue Eigenschaft erstellen, mit einer Auswahloption für jedes Team.

Angenommen du hättest:

Person 1, 2, 3 - Team A

Person 4, 5, 6 - Team B

Person 7, 8, 9 - Team A und B

Dann könnte ein kontaktbasierter Workflow Kontakte aufnehmen, wenn der für den Kontakt zuständige Mitarbeiter bekannt ist. (Dafür müsste auch die Wiederaufnahme aktiviert werden.)

Du würdest dann in drei aufeinander folgenden Wenn/Dann-Verzweigungen prüfen:

• Hat Kontakt den zuständigen Mitarbeiter 1, 2, 3, 7, 8, 9? Falls ja, weise Team A zu und gehe zur nächsten Verzweigung. Falls nein, gehe zur nächsten Verzweigung.
• Hat Kontakt den zuständigen Mitarbeiter 4, 5, 6, 7, 8, 9? Falls ja, weise Team B.

Um aber vielleicht zu deiner ursprünglichen Frage, ganz am Anfang, zurückzukommen: Der Schlüssel ist die Zuweisung mehrerer Teams und damit lassen sich auch komplexe Berechtigungskonstrukte abbilden.

Wenn ich deine Fragen beantworten konnte, freue ich mich, wenn du meine Antworten als Lösungen markierst – das hilft anderen, aber auch mir.

Viele Grüße!

[Manuz]

Ich habe das gerade auch genau so getestet, wie du es geschrieben hast. Das Problem daran ist, das HubSpot die Kontakte dann willkürlich in diesem Team aufteilt. 

Bedeutet: Person 1 ist in Team A (primär) und B. Diese Person weißt nun die vorher definierte Eigenschaft zu. Damit wird der Kontakt in den Workflow aufgenommen und dann an einen anderen User in Team B verteilt und ist somit nicht mehr Person 1 zugewiesen... 

Das hätte man dann ja auch anders lösen können, indem man einfach direkt den Kontakt jemand anderen zuweißt? Oder habe ich einen Denkfehler?

[Manuz]

Hallo Karsten, 

ich komme noch einmal bzgl. diesem Thema auf dich zu. Für das oben genannten Problem haben wir leider immer noch keine praktikable Lösung gefunden.

Ggf. gibt es ja noch eine Funktion, die ich noch nicht gefunden habe... 

Person A ist in Team 1 (primäres Team) und in Team 2.

Person B ist nur in Team 2

Demnach sieht Person B keine Kontakte, Unternehmen etc. welche von Person A angelegt wurden.

Wie lösen wir das, wenn Person A nun einen Kontakt anlegen möchte, welcher auch für Person B sichtbar sein soll? 

Vielen Grüße & vielen Dank.