Falsche Termine werden getrackt

[Kaffeegruppe]

Hallo zusammen,

ich habe die Outlook Synchronisierung aktiviert, damit Menschen, die sich einen Termin bei mir über einen Link buchen, einen Termin in meinem Kalender aussuchen können.

Problem daran: Alle Termine, die mir eingestelllt werden (z.B. ein privater Heizungstermin, den mir mein Partner einstellt oder auch Termine von Geschäftspartnern, die allerdings nicht getrackt werden sollen) tauchen jetzt in meinem Dashboard auf, das alle sehen können - uncool.

Was ich schon kapiert habe:

Wenn ich Termine versende und diese VORAB als Privattermine in Outlook tracke, werden Sie von Hubspot nicht im Dashboard angezeigt. Wenn mir ein Termin eingestellt wird, ich ihn annehme und SOFORT als Privat markiere, wird er von Hubspot auch nicht angezeigt. Markiere ich ihn später (wie viel Zeit ich genau habe weiß ich nicht) als Privat, wird er trotzdem getrackt - blöd!

Was ich gerne tun würde:

- Geschäftliche Termine, die nichts mit Kunden zu tun haben, nicht in Hubspot anzeigen lassen -> Gibts ne Alternative außer sie als Privat zu markieren? macht ja keinen Sinn, wenn andere Teammitglieder von mir dann einen leeren Kalender sehen

- Termine von gewissen Personen (z.B. Partner) gar nicht anzeigen lassen, in dem man sie direkt vorher ausschließt

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hi @Kaffeegruppe,

grundsätzlich folgt der Kalender-Sync diesen Regeln: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-google-calendar-or-outlo...

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• Wenn ein Meeting über Ihren verknüpften Kalender erstellt wird, wird das Meeting nur in der Chronik von Kontakten protokolliert, die bereits in Ihrem HubSpot-Account vorhanden sind. HubSpot erstellt nicht automatisch Kontaktdatensätze, wenn die Gäste nicht bereits in Ihrem HubSpot-Account vorhanden sind. 
• Damit das Meeting in der Chronik Ihres Kontakts angezeigt wird, muss der Gast die gleiche E-Mail-Adresse in der Eigenschaft E-Mail seines Kontakts verwenden.
• HubSpot verhindert automatisch, dass Events für Mitglieder Ihrer Organisation auf der Grundlage der E-Mail-Domain (die Ziel- und verknüpften Domains Ihres Portals) und bestehende Benutzer hinzugefügt werden. Es werden auch keine Events von „@hubspot.com“-E-Mail-Adressen erstellt. 
• Alle vor der Integration erstellten Events werden nicht mit HubSpot synchronisiert, auch wenn Gäste in solchen Events als Kontakt in Ihrem HubSpot-Account existieren und die gleiche E-Mail-Adresse in der Eigenschaft E-Mail haben. Nur Events, die in Google und Office 365 erstellt wurden, während die Integration aktiv ist, werden mit der Chronik des Kontakts synchronisiert.
• Für wiederkehrende Meetings synchronisiert HubSpot nur das erste Event in der Serie. Wenn sich ein anderes Event in der Serie oder die Antwort eines Teilnehmers ändert, wird das aktualisierte Event mit HubSpot synchronisiert. Wenn beispielsweise jemand eine bestimmte Woche für ein regelmäßiges wöchentliches Meeting storniert, wird eine Synchronisierung des Events dieser Woche mit HubSpot ausgelöst.
• Bei der Kalendersynchronisierung von HubSpot werden private Kalendertermine nicht mit Ihrem HubSpot-Account synchronisiert. Wenn ein öffentliches Event später in privat geändert wird, bleibt die Interaktion in Ihrem HubSpot-Account erhalten, Änderungen an dem Event werden jedoch nicht mehr synchronisiert. 
• Nachdem ein Meeting erstellt wurde, werden Teilnehmer beim Hinzufügen zur Meeting-Interaktion in HubSpot nicht dem Kalendertermin hinzugefügt. Um dieses Problem zu vermeiden, können Sie eine kleine Änderung an der Beschreibung des Meetings vornehmen, während Sie Teilnehmer hinzufügen, und dann auf Speichern und Updates senden klicken. 

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Der beste Weg, dass private Termine gar nicht erst in HubSpot landen, wäre mit separaten Kalendern zu arbeiten. Ich nutze beispielsweise einen privaten und einen geschäftlichen Google Kalender, wobei die Verfügbarkeit des geschäftlichen Kalender auch die privaten Termine berücksichtigt. Mit HubSpot integriert ist allerdings nur der geschäftliche Terminkalender. Der geschäftliche Kalender wäre theoretisch, wenn ich Kolleg*innen hätte, von denen einsehbar, die privaten Termine nicht, da sie in einem anderen Kalender liegen.

Die HubSpot-Synchronisierungsregeln lassen sich nicht weiter anpassen. Es ist beispielsweise nicht möglich, bestimmte E-Mail-Adressen ein- oder auszuschließen, damit zugehörige Termine dann in HubSpot landen oder nicht. Man muss hier mit den Standardeinstellungen im Kalender (standardmäßig privat oder standardmäßig nicht privat) oder mehreren Kalendern arbeiten, um so auseinanderzuhalten, was geschäftlich relevant ist und was nicht. Letztgenanntes ist meines Erachtens der sauberste und sicherste Weg, weil hier dann private und geschäftliche Termine logisch voneinander getrennt sind und auch in keinem Fall das Risiko besteht, dass personenbezogene Daten aus dem privaten Kontext geschäftlich verarbeitet werden.

Viele Grüße