E-mail Versand / Archivierung

[Michelle_Krick]

Hallo in die Community!

Ich bin auf der Suche nach ein paar Praxiserfahrungen zum E-mail Versand aus Hubspot bzw. zur Verknüpfung der E-mails.

Aktuell ist es bei uns so, dass unsere Sales ihr E-mail Konto verknüpft haben. Das ist unserer IT aus Sicherheitsgründen ein Dorn im Auge.

Wir arbeiten im Haus zum Großteil mit Exchange und nur einzelne Personen über O365.

Mit O365 Konten hat man die Möglichkeit ein Add-On zu integrieren, hat damit jemand Erfahrung? Werden die E-mails dann zuverlässig den Kontakten zugewiesen?

Danke für euren Austausch!

Liebe Grüße

Michelle

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Michelle_Krick,

ja, die Zuordnung von E-Mail-Kommunikation zu Kontakten ist zuverlässig 🙂 https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/log-your-sent-emails-to-the-crm

Probleme entstehen hier nur dann, wenn mit CC, BCC und Weiterleitung gearbeitet wird und dabei die "Spielregeln" von HubSpot nicht berücksichtigt werden. Beim klassischen Versand einer E-Mail an einen Empfänger ist das aber unproblematisch – insbesondere wenn beim Versand im Add-in ausgewählt wird, an welche Datensätze die E-Mail protokolliert werden soll. https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/customize-your-hubspot-sales-office-365-add-in?hubs...

Beim Thema IT und Security ist es ggf. noch einmal lohnenswert, die konkreten Bedenken durchzusprechen. HubSpot hat hier branchenübliche Standards: https://legal.hubspot.com/de/security

Eine Alternative zum Add-in wäre die BCC-Adresse: https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/log-email-in-your-crm-with-the-bcc-or-forwarding-ad... – etwas weniger komfortabel, aber bringt die E-Mails auch ins CRM.

Beste Grüße!

[York · Accepted solution]

Hi Zusammen,

zum Thema zugriff und die bedenken der Zugriffe von außen / zu Office 365 Konten können die Kollegen in der IT bei @Michelle_Krick sich einmal das Tutorial / Hilfestellung von Microsoft anschauen.

Über Azure ist es möglich in Graph / Powershell limitierungen der Applikationszugriffe zu beschränken. Hier im Link beschrieben.

Auszug aus MS Wissensdatenbank:

Administratoren, die den Anwendungszugriff auf bestimmte Postfächer beschränken möchten, können mit dem PowerShell-Cmdlet New-ApplicationAccessPolicy eine Anwendungszugriffsrichtlinie erstellen. Dieser Artikel behandelt die grundlegenden Schritte zum Konfigurieren der Zugriffskontrolle. Diese Schritte sind spezifisch für Exchange Online-Ressourcen und gelten nicht für andere Microsoft Graph-Workloads.

Heißt, eure IT kann externe Applikationen daran hindern sich über euren Microsoft Inboxen hinweg nur auf ganz bestimmte Postfächer zu fokussieren. Gern mal ausprobieren. 🙂

[Michelle_Krick]

Danke für den Tipp! 🙂

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Michelle_Krick,

ja, die Zuordnung von E-Mail-Kommunikation zu Kontakten ist zuverlässig 🙂 https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/log-your-sent-emails-to-the-crm

Probleme entstehen hier nur dann, wenn mit CC, BCC und Weiterleitung gearbeitet wird und dabei die "Spielregeln" von HubSpot nicht berücksichtigt werden. Beim klassischen Versand einer E-Mail an einen Empfänger ist das aber unproblematisch – insbesondere wenn beim Versand im Add-in ausgewählt wird, an welche Datensätze die E-Mail protokolliert werden soll. https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/customize-your-hubspot-sales-office-365-add-in?hubs...

Beim Thema IT und Security ist es ggf. noch einmal lohnenswert, die konkreten Bedenken durchzusprechen. HubSpot hat hier branchenübliche Standards: https://legal.hubspot.com/de/security

Eine Alternative zum Add-in wäre die BCC-Adresse: https://knowledge.hubspot.com/de/connected-email/log-email-in-your-crm-with-the-bcc-or-forwarding-ad... – etwas weniger komfortabel, aber bringt die E-Mails auch ins CRM.

Beste Grüße!