CRM Data are not complet

[TKraus]

Hello,
the Hubspot support could not help me.. you are my last hope... 🙂
I have a problem with a form. On my website there is a form that submits its data via API to a Hubspot form. The hubspot form feeds the CRM system of hubspot. 
I receive after submitting the form a mail in which the new properties are displayed. One of these properties is "Address your contact" (mandatory field).
In 25% of the submissions I receive via this form, this property is listed and named in the mail (for example "product/technologies"), but it is not listed in the CRM system. So this property is not assigned to the customer in Hubspot. However, because I use this property in a workflow, I absolutely need it.
The mail I receive is from Hubspot. So I conclude that Hubspot has this information available. I don't recognize any scheme when it is transferred to the crm-sytem and when it is not.... Can you guys help me?

Is it a problem with the code of my programmer? Can you say that for sure? Does anyone know this problem?

Thanks a lot and kind regards,
Tom 

[TKraus]

Hey Frank,

danke für deine Antwort.

Hier der Link zur Website auf der sich das besagte Formular befindet:

https://www.4jet.de/kontakt

Das Problem liegt beim "Ansprechpartner" in Hubspot "Adress your contact". Allerdings wird dieses Feld bei 75 % der Einsendungen im Hubspot-CRM-System ausgeüfllt und nur bei 25 % nicht...

Gleichzeitig schickt Hubspot mir bei 100% eine Mail in welcher die Eigenschaft "Ansprechpartner" vollstöndig und korrekt ausgefüllt ist. Nur im CRM-System wird sie bei 25 % der Kontakte nicht eingebettet.

Danke und Grüße,

Tom

[franksteiner79]

Also, ich habe das gerade einmal getestet. 

Würde generell vorschlagen immer im Submission Tab des Formulars zu schauen, da hier Fehlermeldungen aufgeführt werden.

Wie vermutet versucht ihr einen Wert ins HubSpot Feld zu schreiben der im dortigen Drop Down nicht verfügbar ist. Bedeutet in der Formulareinsendung ist er enthalten, und wird deshalb in der E-Mail angezeigt, das System kann diesen aber nirgendwo speichern.

Eine weitere Auffälligkeit, ihr schickt Cookie Infos nicht im Forms API Call mit, sollte man auf jeden Fall machen. Im Test hatte ich Cookies akzeptiert, diese Info fehlt jedoch jetzt in meinem Datensatz.

Ich kann außerdem sehen, dass Kontakte die einen Wert haben hier 2 Formulareinsendungen haben.

Einmal unter "Kontaktformular - Allgemein" und ein zweites Mal via #hs-form-cb052443-5f62-.... (will hier nicht den ganzen Link posten). Das bedeutet du hast einmal ein Forms API Einsendung und quasi parallel eine "nicht HubSpot Form" Einsendung. Generell rate ich von der Nutzung der "nicht HubSpot Forms" Einstellung ab, da diese eine gewisse Fehleranfälligkeit hat. Entweder sollten HubSpot Formulare eingebettet werden oder wie in deinem Fall via API Call ins System gespeist werden.

Gruß

Frank

[TKraus]

Ich verstehe:

Das bedeutet ich kann das Problem lösen, indem ich den übermittelten Wert von "Prdoucts &amp Technologies" auf "Products & Technologies" ändere? Oder aber in der Eigenschaft den Wert "Prdoucts &amp Technologies" hinzufüge..?

Dann wäre dieser Punkt geklärt.

Das Cookie-Problem löse ich, indem ich eine Eigenschaft "Cookie Accepted" erstelle und diese in mein HubspotFormular integriere. Anschließend bitte ich meinen Entwickler die Cookiezustimmung über diesen Punkt zu senden?

Den "nicht Hubspot Form" Punkt löse ich über die Einstellung, indem ich die Erfassung von Daten über Website-Formulare ausschalte. Die Frage die sich mir hier stellt ist: Hat das auswirkungen auf meine zukünftig gesammelten Daten? Gibt es also Fälle die nur über das Nicht-Hubspot-Formular in Hubspot ankommen, oder wird jeder Kontakt der über ein solches Formular intergriert wird gleichzeitig über den API Call ins System gespeist?

Frank, ich danke dir für deine Hilfe - ich konnte viel von dir lernen.

Lieben Gruß,

Tom

[franksteiner79 · Accepted solution]

Also zu deinen Punkten:

1. Ich würde immer sicherstellen, dass, was im API Call "geschickt wird", mit den Werten in HubSpot übereinstimmt. Problem könnte hier schlicht und ergreifend das & Zeichen sein, das als &amp gelesen und geschickt wird. Eventuell kannst du im API Call die Schreibweise "Products & Technologies" forcieren, da hört mein technisches Verständnis aber auf.
2. Hierzu müssen die Entwickler einfach sogenannten usertoken im API Call mitschicken. Für alles was mit Cookies und DSGVO zu tun hat, haben wir entsprechende Eigenschaften und Tools und zusätzliche Eigenschaften sind eher selten erforderlich.
3. Ich würde es auch ausschalten, da du ja die Route mit der Forms API schon hast. Problem bei "nicht HubSpot Forms" ist, dass man auf einer unglaublichen Anzahl von kryptischen Formularen #hs-form-cb052443-5f62- usw. sitzen bleibt, und diese quasi nichtssagend sind. Oftmals will man ja gewisse Workflows und Automatismen basierend auf Formulareinsendungen schalten, dann ist es einfach zu sagen, basierend auf "Kontaktformular - Allgemein" mache XZY, als sich durch die #hs-form-cb052443-5f62- Kürzel zu wuseln.

[TKraus]

zu 2.) Wie heißt die entsprechende Eigenschaft zu "Cookies akzeptiert". Ich kann hier nichts finden und weiß nicht wonach ich sonst noch suchen kann.

[franksteiner79]

Hi Tom

Hast du einen Link zum Formular auf der Webseite? Man kann relative einfach über die Dev Tools testen, welchen Daten via API Calls übermittelt werden.

Einer der gängigsten Fehler ist, dass entweder Feldtypen nicht matchen (dein Formular hat Freitext und du willst in ein Dropdown Feld schreiben) oder der Feldtyp stimmt, aber die verfügbaren Werte sind kein Match. Siehst du einen Trend, welche Werte übermittelt werden und welche nicht?

Gruß

Frank