CRM & Sales Hub | Fragen, Tipps & bewährte Methoden

Helli
Contributor

Best Practice für ausgeschiedene Kontakte

SOLVE

Alte Kontakte markieren als "inaktiv", sofern wir sie nicht löschen. Sie tauchen dann zwar noch in der Datenbank auf, aber sie sollen eigentlich nicht mehr bearbeitet werden. Da wir das "inaktiv" über ein Feld am Kontakt pflegen, tauchen diese "inaktiven" Kontakte auch in den Suchen, im Vorschaufenster im Unternehmensfenster, etc. mit auf. Leider übersieht man dieses Feld "inkativ" auch mal gerne. In unserem alten CRM wurden diese "inaktiven" Kontakte rot angezeigt bzw. man konnte sie in Ansichten sehr einfach ausblebenden (oder einfach von Suchen ausschliessen, was in Hubspot teilw. ja auch geht). Auch wäre es wünschenswert, dass sie in den Kontakten in der Unternehmensansicht nicht gleichwertig oder am besten garnicht in der Schnellübersicht angezeigt werden (sondern nur die aktiven Kontakte).

 

Hat Jemand ein Best Practice wie man generell mit inaktiven Kontakten umgeht (über die Zeit sammelt sich hier ja sehr viel an...)?

 

Wir möchten nicht alle Kontakte löschen, da sonst den Kontakten zugeordnete (evtl. relevante) Aktivitäten nicht mehr sichtbar sind (z.B. Verträge, Absprachen für Aufträge, etc.).

1 Accepted solution
karstenkoehler
Solution
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Best Practice für ausgeschiedene Kontakte

SOLVE

Hallo @Helli,

 

HubSpot hat hierfür kein gesonderte Funktion, also kein wie von dir beschriebenes farbliches Markieren von inaktiven Kontakten. Du könntest so etwas im HubSpot Ideas Bereich anfragen: https://community.hubspot.com/t5/Ideas/ct-p/ideas

 

Ich sehe verschiedene Wege, ein versehentliches Bearbeiten zu vermeiden:

  • Hinzufügen und Anheften einer Notiz am Kontakt, die dadurch immer ganz oben angezeigt wird. Nachteil wäre, dass sie nicht angezeigt wird, wenn der Aktivitätenverlauf des Kontakts gefiltert ist.
  • Komplettes Abmelden des Kontakts von Kommunikation.
  • Nutzen des Nachnamefelds; "inaktiv" anhängen, z.B. "Karsten Köhler (inaktiv)"

Nichts davon ist wirklich elegant, aber das wären verschiedene Ansätze einer Lösung.

 

Es ist zwar nicht Teil deiner Frage und meine Antwort stellt auch keine Rechtsberatung dar, aber vor dem Hintergrund der DSGVO würde ich empfehlen, dass ihr prüft, ob ihr diese Kontakte überhaupt behalten wollt – oder doch lieber komplett löscht (so schön es natürlich wäre, die Daten weiter behalten und auswerten zu können). Nach meinem Verständnis müssen Daten von Kontakten, für deren Verarbeitung es keine rechtliche Grundlage gibt, gelöscht werden. Wenn diese Kontakte inaktiv sind (also keine Kommunikation mehr erhalten können), könnte argumentiert werden, dass hier auch keine Grundlage mehr vorliegt; abgesehen von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen natürlich.

 

Viele Grüße!

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

Beratungstermin mit Karsten vereinbaren

 

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1 Reply 1
karstenkoehler
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Hallo @Helli,

 

HubSpot hat hierfür kein gesonderte Funktion, also kein wie von dir beschriebenes farbliches Markieren von inaktiven Kontakten. Du könntest so etwas im HubSpot Ideas Bereich anfragen: https://community.hubspot.com/t5/Ideas/ct-p/ideas

 

Ich sehe verschiedene Wege, ein versehentliches Bearbeiten zu vermeiden:

  • Hinzufügen und Anheften einer Notiz am Kontakt, die dadurch immer ganz oben angezeigt wird. Nachteil wäre, dass sie nicht angezeigt wird, wenn der Aktivitätenverlauf des Kontakts gefiltert ist.
  • Komplettes Abmelden des Kontakts von Kommunikation.
  • Nutzen des Nachnamefelds; "inaktiv" anhängen, z.B. "Karsten Köhler (inaktiv)"

Nichts davon ist wirklich elegant, aber das wären verschiedene Ansätze einer Lösung.

 

Es ist zwar nicht Teil deiner Frage und meine Antwort stellt auch keine Rechtsberatung dar, aber vor dem Hintergrund der DSGVO würde ich empfehlen, dass ihr prüft, ob ihr diese Kontakte überhaupt behalten wollt – oder doch lieber komplett löscht (so schön es natürlich wäre, die Daten weiter behalten und auswerten zu können). Nach meinem Verständnis müssen Daten von Kontakten, für deren Verarbeitung es keine rechtliche Grundlage gibt, gelöscht werden. Wenn diese Kontakte inaktiv sind (also keine Kommunikation mehr erhalten können), könnte argumentiert werden, dass hier auch keine Grundlage mehr vorliegt; abgesehen von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen natürlich.

 

Viele Grüße!

Karsten Köhler
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