Betreff: Benutzerdefinierte Mitarbeiter auch unter "Meine Kontakte"?

[Dennis-DWFB]

Hi,

wir haben in der Agenturgruppe 3 unterschiedliche Firmen/Business Units. Alle arbeiten im gleichen HubSpot-CRM.

Hierbei kann es dann sein, dass ein Kontakt im CRM mehreren Mitarbeitern unterschiedlicher Business Units zugewiesen ist. Sodass die HubSpot-Standard-Eigenschaft "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter" nicht ausreicht. 

Aktuell arbeiten wir mit benutzerdefinierten Feldern "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter BU1", "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter BU2", "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter BU3".

2 Probleme:

1.

Über diese Felder zugewiesenen Kontakte tauchen in der Kontaktübersicht unter "Meine Kontakte" nicht auf. Offensichtlich wird hier nur HubSpots Standard-Eigenschaft als Filter genutzt. 

2. 

Das Contact-Partitioning auf Ebene "Nur Team" funktioniert ebenfalls nicht.

Aktueller Workaround sind unterschiedlich definierte Ansichten mit Filter nach "Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter BU1". Aber wesentlich schöner wäre natürlich, wenn "Meine Kontakte" ebenso funktionieren würde. 

Ggf übersehe ich auch was. 

Viele Grüße und wie immer vielen Dank vorab!

Dennis

[mariomaier]

Hallo Dennis (@Dennis-DWFB), 

Ich kenne solche Szenarien sehr gut aus meinen Projekten und es gibt hier eigentlich nur den Workaround über Custom Filter, da die beiden Standard Ansichten "Meine Kontakte" und "Team Kontakte" eben nur auf das Feld zuständiger Mitarbeiter gehen. 

Du kannst aber jedoch als kleiner Tipp ein kurzes Loom Video für eure Leute erstellen wo du zeigst wie du einfach die beiden Standardfilter wegklickst (das "X" im Reiter") und wie sich sich die beiden Custom Filter "Meine Kontakte BU1" und "Kontakte meines Teams BU2" in die Kontakt Standardansicht hinzufügen -> somit habt jeder diesselbe Experience. 

Wichtig: Wenn ihr mit Custom Fields im Bereich der Zuweisung arbeitet und das Standardfeld "zuständiger Mitarbeiter" nicht verwendet, werden viele Standardreports im Analytics Bereiche z.B. Sales Analytics nicht Out-Of-The-Box korrekt funktionieren. Diese Berichte müsst ihr dann anpassen und Custom Dashboards erstellen. 

Hoffe das hilft.

BG Mario 

@MiaSrebrnjak - Danke für die Verlinkung

[Dennis-DWFB]

Danke dir @mariomaier !

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Wichtig: Wenn ihr mit Custom Fields im Bereich der Zuweisung arbeitet und das Standardfeld "zuständiger Mitarbeiter" nicht verwendet, werden viele Standardreports im Analytics Bereiche z.B. Sales Analytics nicht Out-Of-The-Box korrekt funktionieren.

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Die Problematik hast du ja auch, wenn du das Standard-Feld verwendest, aber in Wirklichkeit hier auch noch andere "zuständige Mitarbeiter" mitmachen, die man dann in Custom Properties hinterlegen muss.

[RomyFuchs1]

Hallo @Dennis-DWFB 
ist schon verständlich, warum 1 und 2 nicht funktionieren. 1 ist eine Standardfilterung von HS, die nur auf die Person zugreift, die die Abfrage macht und der Standard-Eigenschaft Contact Owner zugewiesen ist und 2 hat die selbe Problematik auf Team-Ebene.

Ich sehe hier auch nur die Möglichkeit mit einem eigenen Filter zu arbeiten, der dann allen freigegeben wird. Bei dem müssten alle 3 Eigenschaften ausgewählt werden und dann auf "Ich" festgelegt werden.

Wahlweise könnte man noch mit den Berechtigungen der HS-User arbeiten. Hier kann man ja Teams anlegen und diese können dann auch nur Kontakte sehen, wenn diese dem Team zugewiesen sind.
Siehe: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/hubspot-user-permissions-guide#zugriff-auf-objekte

Vielleicht haben die anderen noch Ideen.
LG

[Dennis-DWFB]

Hi @RomyFuchs1 , danke für deine Antwort.

Ich sehe hier auch nur die Möglichkeit mit einem eigenen Filter zu arbeiten, der dann allen freigegeben wird. Bei dem müssten alle 3 Eigenschaften ausgewählt werden und dann auf "Ich" festgelegt werden.

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Das funktioniert leider nicht, weil auch hier dann das "Ich" nicht funktionniert. "Ich" ist einzig und allein auf die Standard-Property "Zuständiger Mitarbeiter" bezogen. Und die kann man ja leider nur 1 mal vergeben.

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Wahlweise könnte man noch mit den Berechtigungen der HS-User arbeiten. Hier kann man ja Teams anlegen und diese können dann auch nur Kontakte sehen, wenn diese dem Team zugewiesen sind.
Siehe: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/hubspot-user-permissions-guide#zugriff-auf-objekte

Das ist Korrekt. Würde aber auch bedeuten, dass regelmäßig ein Super-Admin dafür abgestellt wird, Kontakte zu filtern und den jeweiligen Teams zuzuordnen. Und dann hast du immer noch die Problematik, dass niemand "seine" Kontakte alleine sehen kann.

[RomyFuchs1]

Was zu befürchten war. Und lass mich raten, ihr habt zu viele Kollegen, dass es sich lohnen würde den Filter pro Mitarbeiter anzulegen? 🤔 Verzwickt...

Lässt sich für Problem kein Workflow erstellen?
Es gibt doch bestimmt irgendwelche Gründe, warum ein Kontakt den Mitarbeitern zugewiesen wird. Diese könnte man als Eigenschaften anlegen, die dann Online hinter einem Formluar liegen oder Offline zwingend auszufüllen sind.

[Dennis-DWFB]

Ich befürchte, wir kommen so lange nicht weiter, solange "Meine Kontakte" und "Meine Team-Kontakte" ausschließlich an die Standardeigenschaft gelinkt sind.

Bedeutet dementsprechend auch, dass wir so lange überhaupt nicht auf Team-Ebene trennen können, weil wir sonst immer das Problem haben werden, dass BU1 einige Kontakte von BU2 nicht sehen wird, obwohl sie ebenfalls mit denen arbeiten.

Ich denke, wir werden dann erstmal weitermachen wie bisher mit den gefilterten Ansichten (Die haben als Filter dann den jeweiligen Mitarbeiter in der Custom Property). Zusätzlich finde ich die Idee von @mariomaier ganz cool, ein Anleitungs-Video für genau diesen Filter für neu ongeboardete Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen.

[MiaSrebrnjak]

Hi @Dennis-DWFB,

danke, dass du dich an die Community gewendet hast! 

Ich frage mal andere HubSpot-Expert*innen, wie sie das angehen würden: 

hi @karstenkoehler, @RomyFuchs1, @MatthiasWeber, @mariomaier, wie würdet ihr das lösen? Danke für eure Hilfe!   

Beste Grüße

Mia, Community Team