Angebotsabschluss mit ergänzenden Angaben & PDF-Erstellung

[Adrian_K]

Ich nutze HubSpot Enterprise und suche eine Möglichkeit, folgenden Prozess vollautomatisiert abzubilden:

Ablauf:

• Ein Kontakt erhält eine E-Mail mit CTA (z. B. „Angebot vervollständigen“).

• Nach dem Klick gelangt er auf eine Seite oder ein Formular (egal ob HubSpot, extern oder ausfüllbares PDF).

• Dort werden bestehende Angebotsdaten (aus dem Deal) angezeigt.

• Der Kontakt ergänzt weitere Informationen (z. B. Auswahloptionen, persönliche Angaben).

• Diese Daten sollen automatisch dem korrekten Deal zugeordnet werden – auch bei mehreren Deals pro Kontakt.

• Sobald alle Daten vorhanden sind, soll automatisch ein PDF erzeugt werden – entweder direkt zum Download oder im Anschluss per E-Mail verschickt.

Wichtig:

• Das Ganze soll ohne manuelle Aktionen ablaufen – keine Auslösung durch Mitarbeiter, keine manuelle PDF-Erstellung.

• Pandadoc ist ungeeignet, da keine echte Workflow-Automatisierung für diesen Fall möglich ist.

Fragen:

• Wer hat so etwas schon umgesetzt oder Ideen, wie sich das am besten realisieren lässt?

• Welche Tools eignen sich für automatisierte PDF-Erzeugung über Workflows?

• Wie lässt sich die Zuordnung zum richtigen Deal bei mehreren Deals sauber lösen?

Danke vorab für eure Erfahrungen!

Adrian

[made2GROW_GmbH]

Hallo Mia,

hast du dir schon einmal PDF Createmate angesehen? -> https://pdf-createmate.de/de

Ich bin mir nicht 100% sicher, ob es alle deine Anforderungen erfüllt, dürfte aber nah dran sein.

Wenn du Fragen hast, buch dir gerne hier einen Termin.

Herzliche Grüße

Sebastian

[MiaSrebrnjak]

Hi @Adrian_K, 

danke für deinen Beitrag! Ich habe in unserem App-Marketplace nachgeschaut und eine Integration gefunden, die euch bei der Umsetzung und Automatisierung dieses Prozesses unterstützen könnte: Portant.

Mit der Integration kann man automatisch PDF-Dokumente auf Basis der Deal-Daten erstellen. Die App lässt sich in Workflows integrieren, sodass die Erstellung von Dokumenten automatisch durch einen Workflow ausgelöst werden kann.

Zu deinem ersten Punkt „Angebot vervollständigen“: Hierzu fällt mir momentan leider nichts ein.

Ich würde deshalb ein paar HubSpot-Expertinnen und -Experten fragen, wie sie dieses Thema angehen würden.

Hi @franksteiner79, @RomyFuchs1, @JessicaBaskey, habt ihr vielleicht Tipps für @Adrian_K?

Danke!    

Viele Grüße,

Mia, Community Team