Aktualisierung von Kontaktdaten

[Angi]

Hallo Community,

wir haben momentan bei einem Kunden die Herausforderung, dass er noch 2 Systeme für Kundendaten verwendet. HubSpot und ein intern entwickeltes. Damit die Daten in HubSpot aktuell bleiben, sollen wahrscheinlich regelmäßig Importe stattfinden.

Wenn es sich jetzt um Anrufe/Emails/Notizen o.ä. handelt - müsste man diese als Feld bei jedem Import anlegen und mit importieren, damit auch alle Infos zu einem Kontakt aktualisiert werden?

Wie kann ich sicherstellen, dass alle relevanten Infos importiert bzw. aktualisiert werden? Ich befürchte, dass uns durch den Systemwechsel Daten verloren gehen bzw. der Abgleich zu aufwändig ist.

Bin froh über Tipps!

Viele Grüße

Angi

[Angi]

Alles klar, dann weiß ich erstmal Bescheid. Danke!

[karstenkoehler]

Hallo @Angi,

das Vorgehen hängt hier davon ab, wie lange das intern entwickelte System im Einsatz bleiben soll. Wenn es mittel- bis langfristig parallel laufen soll, dann sollte man über eine Integration auf Basis der HubSpot-API nachdenken. Über einen langen Zeitraum immer wieder Exporte/Importe zu machen, ist fehleranfällig und bedeutet, dass die Systeme nicht synchron sind. Das wiederum kann bedeuten, dass Teams nichts mit aktuellen Daten arbeiten. Kurzfristig wäre das sicher verkraftbar.

Es diverse Tools, die beim Synchronisieren von Aktivitäten helfen können. Standardmäßig lassen sich nämlich nur Notizen importieren. Andere Aktivitäten lassen sich in HubSpot nicht mit den regulären Funktionen importieren. Diese Informationen deswegen in Eigenschaften abzulegen, ist nicht empfehlenswert, weil Anrufe ja nicht eindimensional genug sind, um die Information in einer Eigenschaft abzulegen (Zeitpunkt, Länge, Ergebnis, Notizen etc).

Eine beliebte Import-Lösung ist import2, damit lassen sich auch Aktivitäten importieren. Die könnte man in einem ersten Schritt prüfen.

Was genau hier getan werden sollte, hängt aber von den detaillierten Anforderungen, der Menge der Daten, der Team-Größe, der Anbindbarkeit der internen Lösung etc ab.

Viele Grüße!

[Angi]

Guten Morgen Karsten, herzlichen Dank für deinen Input. 

Eine Integration auf Basis der HubSpot-API - müsste man die eigens entwickeln, damit sie mit dem internen System kompatibel ist?

Import 2 kannte ich bisher tatsächlich  nicht - das muss ich mir mal genauer anschauen.

Wir wissen aktuell nicht, wie lange das interne System weiter im Einsatz sein wird/bleiben soll.

Aktuell gibt es einfach zu viele Bruchstellen und der Synchronisationsaufwand ist hoch.

VG Angi

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @Angi,

ja, eine Integration würde bedeuten, dass hier etwas entwickelt werden muss. Je nach System ist das mehr oder weniger aufwändig. Wenn das System auf unbestimmte Zeit im Einsatz ist, wäre es sinnvoll, sich hier mit den Entwickler*innen einmal abzustimmen.

Ansonsten bleiben nur Fertiglösungen wie import2 oder eben manuelle Imports, bei denen dann aber nicht alle Informationen (Aktivitäten) importiert werden können, außer alle Aktivitäten werden als Notizen importiert.

Viele Grüße!