Betreff: Übertragung von Kontakteigenschaften per Workflow in ein Drittsystem

[Angi]

Hallo Community,

ist es grundsätzlich möglich, eine Kontakteigenschaft aus HubSpot - die z.B. ein Dropdown Feld oder Mehrfachauswahl ist - per Workflow automatisch/fortlaufend in ein Drittsystem übertragen wird, z.B. Salescloud o.ä.? 

Und wenn ja, muss man dabei beachten, dass eine Kontakteigenschaft aus HubSpot zu einer Unternehmenseigenschaft in Salescloud wird? 

Und noch eine weitere Frage: 

Wir arbeiten hauptsächlich mit 5 Sprachen und arbeiten mit fünf separaten Kontakteigenschaften zur Länderauswahl (5 Dropdown Felder mit Länderbezeichnung in en/fr/it.. etc.). Wenn wir alle Kontakte nach Land filtern wollen, brauchen wir somit 5 separate Eigenschaften dafür. Gibt es eine Möglichkeit, das zu konsolidieren bzw. in einer Kontakteigenschaft zusammenzuführen?

Freue mich über Tipps,

Viele Grüße

Angi

[Angi]

Hallo Karsten, 

Wenn Übertragung der Felder per Integration, sind wir auf dem richtigen Weg. Derzeit sind wir an der Implementierung einer Schnittstelle, dann können wir das darüber abwickeln. Verstanden. 

Das Länderthema wird aufwändig, so oder so. Aber womöglich ist der Initialaufwand, sie in HubSpot zusammenzuführen die Mühe wert bzw. ist nicht so fehleranfällig, wie ein Workflow. 

Wir werden uns das überlegen.

Vielen Dank für deine Hilfe, hat wieder sehr geholfen.

Viele Grüße

Angi

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hi @Angi,

normalerweise würde man Feldwerte nicht per Workflow in andere Systeme übergeben (auch wenn das per Custom Code Action oder Webhook möglich ist), sondern entweder per Integration (aus dem App Marketplace oder anderweitig) bzw. selbst entwickelt via HubSpot API. Die Details hängen immer von den konkreten Anforderungen ab.

Auf welche Salescloud exakt beziehst du dich?

Zu deiner zweiten Frage: Grundsätzlich wäre meine Empfehlung, diese Landesfelder bereits in HubSpot einmal zusammenzuführen. In Formularen kann der dargestellte Wert direkt übersetzt werden. Das ist zwar bei der langen Auswahlliste aufwändig, aber ermöglicht es trotzdem, dass im Hintergrund ein englisches Feld ist, welches dann in Formularen übersetzt dargestellt wird.

Wenn das keine Option ist, müsste ein Workflow das entsprechend zusammenführen – was aber ebenfalls aufwändig ist. Aufnahme basierend darauf, dass eines der Landesfelder bekannt ist, dann eine Verzweigung im Workflow pro Land, also z.B. wenn deutsches Landesfeld auf Deutschland steht, englisches Landesfeld auf Germany usw., dann das konsolidierte Feld auf Germany setzen.

Viele Grüße!

[Angi]

Hallo Karsten, vielleicht ist meine letzte Frage untergegangen.. könntest du mir bitte noch antworten? 

Vielen Dank und Grüße

Angi

[Angi]

Hallo Karsten, zu dem Thema Länderauswahl kommen jetzt noch weitere Aspekte hinzu. 

Man kann in (Länder) Eigenschaften ja Listen importieren, z.B. alle Länder auf englisch, französisch etc.  Wir sind aktuell an der Einrichtung einer Schnittstelle zu C4C - dort sind zur Landesbezeichnung auch Länderkürzel hinterlegt. Die brauchen wir in HubSpot auch - um das Matching dieser Eigenschaften gewährleisten zu können.

Die Frage: 

Kann man bei bestehender Eigenschaft - z.B. Land en - die bestehenden Länderbezeichnungen aktualisieren um die Länderkürzel?

Falls ja, dann müsste Land und Kürzel in einem Feld zusammen sein - korrekt?

Falls nein, müsste man eine neue Eigenschaft erstellen mit Land und Kürzel, diese zusammen neu importieren?

Sorry, das Länderthema hält uns auf Trab 😞

Danke vorab, viele Grüße

Angi

[karstenkoehler]

@Angi das hängt etwas von der genauen Einrichtung der Schnittstelle zu C4C ab – unter Umständen lässt sich das Kürzel mit der ausgeschriebenen Form in HubSpot zueinander mappen.

Aber ja, typischerweise ist es einfacher, wenn man exakt dieselben Werte verwendet. Da man den internen Namen von Eigenschaftsoptionen, die bereits in Verwendung sind, nicht bearbeiten kann, müsstet ihr hier eine neue Eigenschaft erstellen. Das könnte dann die sein, die auch überall verwendet wird – oder ihr habt einen Workflow, der die in Formularen verwendeten Felder auf die Eigenschaft mit dem Kürzel mappt. Hier ist es wichtig, dass man beim Aufsetzen eines Workflows berücksichtigt, dass die Änderung aus beiden Richtungen erfolgen kann.