Änderungen an Kontakt nicht für alle Benutzer sichtbar

[JenniferRtsl]

Hallo liebe Community,

wenn eine Mitarbeiterin von uns den Lead-Status eines Kontakts verändert oder eine Notiz einträgt, kann ich die Änderung mit meinem Benutzer nicht sehen. Ist das Einstellungssache oder liegt es an der von uns benutzten kostenlosen Version?

Danke & viele Grüße!

[franksteiner79 · Accepted solution]

Hi @JenniferRtsl 

Das ist eher ungewöhnlich. Wenn du sagst ich "kann ich die Änderung mit meinem Benutzer nicht sehen" bezieht sich das nur auf den Lead Status oder die Notiz? Nur um sämtliche Grenzfälle auszuschließen - werden diese Änderungen von der Kollegin am Kontakt vorgenommen und schaust dir den gleichen Kontakt an? Ich hatte einen Fall mit einem Kunden wo Kontaktinfos geändert wurden und Kollegen nach Unternehmensinfos gesucht hatten.

Gruß

Frank 

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @JenniferRtsl,

kannst du einen Screenshot von der Änderung durch den Nutzer teilen und das, was du siehst?

Ein erster Tipp wäre: Browser-Tab oder -Fenster aktualisieren. HubSpot aktualisiert die Ansicht in nur sehr wenigen Fällen im Hintergrund automatisch. Das Fenster oder der Tab müssen also aktualisiert werden, damit die Änderungen sichtbar sind.

Grundsätzlich sind Änderungen durch alle Nutzer sichtbar - natürlich solange diese Nutzer die Berechtigung haben, den Datensatz oder die Aktivität zu sehen.

Es kann also sein, dass du nicht die Berechtigung hast, bestimmte Notizen zu sehen - dann würdest du die ganze Notiz nicht sehen. Dafür müsste man die Berechtigungen entsprechend anpassen: https://knowledge.hubspot.com/de/user-management/edit-user-permissions

Wenn du die Notizen aber sehen kannst, dann sollten auch die Änderungen für dich sichtbar sein.

Analog gilt das für den Lead-Status. Wenn du das Feld generell einsehen kannst, dann solltest du auch Änderungen daran sehen. Im kostenlosen CRM ist es nicht möglich, das einzuschränken. Auch hier könnte es sein, dass du bestimmte Kontakte nicht siehst. Wenn du aber den Kontakt sehen kannst, dann solltest du auch den aktuellsten Lead-Status sehen.

Beste Grüße

[JenniferRtsl]

Danke für die schnellen Antworten.

Dass es mit der Berechtigung zusammenhängen könnte, habe ich auch vermutet und diese entsprechend angepasst (Super-Admin), daran kann es also aktuell nicht mehr liegen.

Ich kann sowohl die Änderungen im Lead-Status als auch in den Notizen nicht sehen.

Die Kontakte sind meiner Kollegin als zuständige Mitarbeiterin zugewiesen. Könnte es damit zusammenhängen? Die Einstellung musste ich jedoch vornehmen, da die Kontakte sonst gar nicht bei ihr aufgetaucht wären..

Da wir uns heute alle erneut bei HubSpot eingeloggt haben, kann es auch kein Problem der Aktualisierung sein.

Gibt es eventuell noch andere Lösungsansätze?

Erneut vielen Dank!

[karstenkoehler]

Hallo @JenniferRtsl,

könntest du an einem Beispielkontakt zeigen, was du siehst und was deine Kollegin sieht? Möglicherweise sprechen wir über verschiedene Dinge.

In einem Screenshot die Diskrepanz zu sehen, hilft bei der Problemidentifizierung.

Viele Grüße

[JenniferRtsl]

Hallo @karstenkoehler,

Das ist jetzt meine Ansicht (unter Kontakte > Kontakte). Die gleiche Ansicht meiner Kollegin kann ich grade nicht zeigen, aber Sie hat den Lead-Status auf "In Bearbeitung" gesetzt und in den Notizen "Test" eingetragen. Der Kontakt ist ihr zugewiesen.

Danke & VG

[karstenkoehler]

Hallo @JenniferRtsl,

nach jeder Änderung muss links unten auf "Speichern" geklickt werden. HubSpot speichert nicht automatisch. Hat deine Kollegin das getan?

[JenniferRtsl]

Das bringe ich mal in Erfahrung.

Danke!

[MatthiasWeber · Accepted solution]

Hallo @JenniferRtsl das ist vermutlich eine Rechte-Einstellung. Habt ihr Berechtigungen gesetzt bzw. eingeschränkt. Ich empfehle dir diesen Beitrag mal zu lesen: https://knowledge.hubspot.com/de/user-management/hubspot-user-permissions-guide // er ist sehr interessant. Hier ein besonderer Abschnitt, der für dich relevant sein könnte:

Bitte beachten: Um Anhänge in Datensätzen, die von anderen Benutzern erstellt wurden, anzeigen zu können, muss die Berechtigung Notizen eines Benutzers auf Alles festgelegt sein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Nicht zugewiesen für die Berechtigung Notizen aktiviert haben, können Sie damit nicht zugewiesene Notizen sehen, die über Integrationen erstellt wurden. Die Zuweisung von Notizen kann in HubSpot nicht aufgehoben werden, da sie nur Ersteller und keine Zuständigkeiten haben. 

Hilft dir das weiter?

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @JenniferRtsl,

kannst du einen Screenshot von der Änderung durch den Nutzer teilen und das, was du siehst?

Ein erster Tipp wäre: Browser-Tab oder -Fenster aktualisieren. HubSpot aktualisiert die Ansicht in nur sehr wenigen Fällen im Hintergrund automatisch. Das Fenster oder der Tab müssen also aktualisiert werden, damit die Änderungen sichtbar sind.

Grundsätzlich sind Änderungen durch alle Nutzer sichtbar - natürlich solange diese Nutzer die Berechtigung haben, den Datensatz oder die Aktivität zu sehen.

Es kann also sein, dass du nicht die Berechtigung hast, bestimmte Notizen zu sehen - dann würdest du die ganze Notiz nicht sehen. Dafür müsste man die Berechtigungen entsprechend anpassen: https://knowledge.hubspot.com/de/user-management/edit-user-permissions

Wenn du die Notizen aber sehen kannst, dann sollten auch die Änderungen für dich sichtbar sein.

Analog gilt das für den Lead-Status. Wenn du das Feld generell einsehen kannst, dann solltest du auch Änderungen daran sehen. Im kostenlosen CRM ist es nicht möglich, das einzuschränken. Auch hier könnte es sein, dass du bestimmte Kontakte nicht siehst. Wenn du aber den Kontakt sehen kannst, dann solltest du auch den aktuellsten Lead-Status sehen.

Beste Grüße

[franksteiner79 · Accepted solution]

Hi @JenniferRtsl 

Das ist eher ungewöhnlich. Wenn du sagst ich "kann ich die Änderung mit meinem Benutzer nicht sehen" bezieht sich das nur auf den Lead Status oder die Notiz? Nur um sämtliche Grenzfälle auszuschließen - werden diese Änderungen von der Kollegin am Kontakt vorgenommen und schaust dir den gleichen Kontakt an? Ich hatte einen Fall mit einem Kunden wo Kontaktinfos geändert wurden und Kollegen nach Unternehmensinfos gesucht hatten.

Gruß

Frank