Ein Kunden-Unternehmen wurde umfirmiert und nun werden die Mail-Adressen aller Mitarbeiter dieses Kunden auf eine neue Domain hin geändert.
Frage: Gibt es eine Möglichkeit in HubSpot alle gespeicherten Kontakte dieses Kunden / die Email-Adressen der Mitarbeiter dieses Kunden per Batch zu ändern - sprich: die alte Domain automatisch durch die neue Domain zu ersetzen?
Oder muss jeder einzelne Kontakt manuell geändert werden?
Sollte dabei die alte Email-Adresse durch die neue ersetzt werden? Oder ist es besser die neue als zusätzliche Email-Adresse zu hinterlegen und dann als primäre Mail-Adresse zu definieren?
ja, das ist möglich. Folgende Schritte sind dafür nötig.
Zuerst navigierst du zu Menü > Kontakte > Kontakte und filterst die betroffenen Kontakte, um sie danach zu exportieren. Die Exportdatei sollte eine "Record ID" enthalten. (Auf Basis dieser ID kannst du beim späteren Import die E-Mail der Kontakte aktualisieren.)
In der Export-Datei entfernst du nun alle Spalten außer Record ID und E-Mail. Dann kannst du per Suchen/Ersetzen die E-Mail-Domains per Massenbearbeitung aktualisieren.
Als nächstes importierst du die Datei wieder in HubSpot und stellst beim Import ein, dass die Datei eine Record ID enthält (im Schritt des Mappings).
HubSpot aktualisiert nun bei jeder ID die E-Mail-Adresse entsprechen.
Ob das schneller als eine händische Bearbeitung ist, hängt von der Zahl der Kontakte ab. Für mich läge die Grenze bei 20 Kontakten. Bis dahin ist man vermutlich mit manueller Bearbeitung schneller.
Zu deiner Frage, ob es besser wäre, die Kontakte neu anzulegen: kommt darauf an. Wenn es sich lediglich um eine Namensänderung handelt, dann würde ich die Kontakte überschreiben, nicht neu anlegen.
Bevor du die Änderung machst, würde ich empfehlen, mit der Person zu sprechen, die bei euch für Datenschutz zuständig ist. Meines Wissens sind die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung und Kommunikation an die E-Mail-Adresse gebunden. Das könnte bedeuten, dass diese Grundlage nicht automatisch für die neue E-Mail-Domain gegeben ist. (Meine Antwort ist keine Rechtsberatung.)
Viele Grüße!
Karsten Köhler HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer
ja, das ist möglich. Folgende Schritte sind dafür nötig.
Zuerst navigierst du zu Menü > Kontakte > Kontakte und filterst die betroffenen Kontakte, um sie danach zu exportieren. Die Exportdatei sollte eine "Record ID" enthalten. (Auf Basis dieser ID kannst du beim späteren Import die E-Mail der Kontakte aktualisieren.)
In der Export-Datei entfernst du nun alle Spalten außer Record ID und E-Mail. Dann kannst du per Suchen/Ersetzen die E-Mail-Domains per Massenbearbeitung aktualisieren.
Als nächstes importierst du die Datei wieder in HubSpot und stellst beim Import ein, dass die Datei eine Record ID enthält (im Schritt des Mappings).
HubSpot aktualisiert nun bei jeder ID die E-Mail-Adresse entsprechen.
Ob das schneller als eine händische Bearbeitung ist, hängt von der Zahl der Kontakte ab. Für mich läge die Grenze bei 20 Kontakten. Bis dahin ist man vermutlich mit manueller Bearbeitung schneller.
Zu deiner Frage, ob es besser wäre, die Kontakte neu anzulegen: kommt darauf an. Wenn es sich lediglich um eine Namensänderung handelt, dann würde ich die Kontakte überschreiben, nicht neu anlegen.
Bevor du die Änderung machst, würde ich empfehlen, mit der Person zu sprechen, die bei euch für Datenschutz zuständig ist. Meines Wissens sind die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung und Kommunikation an die E-Mail-Adresse gebunden. Das könnte bedeuten, dass diese Grundlage nicht automatisch für die neue E-Mail-Domain gegeben ist. (Meine Antwort ist keine Rechtsberatung.)
Viele Grüße!
Karsten Köhler HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer
super cool. Danke Dir vielmals für Deine sehr hilfreiche und super schnelle Hilfestellung. Dies hilft mir sehr. Auf den Weg über Daten-Export, Bereinigung und Daten-Import wäre ich wohl in einem halben Jahr noch nicht gekommen. Danke Dir!!! 👏👏🏻👏🏻
Auch der Hinweis zu den evtl. verloren gehenden rechtlichen Grundlagen ist extrem hilfreich. Das hatte ich noch nicht auf dem Schirm und werde das auf jeden Fall auch prüfen.