Comment créer un workflow pour relancer les inscrits à votre webinaire ?
L’inscription d’un contact à votre webinaire n’est pas gage de sa participation. Ainsi, comment optimiser vos chances que les inscrits participent réellement à votre webinaire ?
Utilisez des workflows et envoyez automatiquement des emails à une heure et à jour bien définis afin de leur rappeler l’évènement.
Le workflow doit être à date fixe, c’est-à-dire centré autour de la date de votre webinaire. Vous pouvez utiliser ce type de workflow pour envoyer des communications avant et après la date sélectionnée. Par exemple, prévoyez des relances dès sept jours avant le webinaire, et faites parvenir le replay un jour après le webinaire, etc.
Créer un workflow centré sur une date
Dans Automatisation > Workflows, cliquez sur Créer un workflow
Sur la barre latérale, sélectionnez Basé sur un contact comme type de workflow
dans Choisir un type, sélectionnez Centrer sur une date
Définir des critères d'inscription
Quel que soit l’outil que vous utilisez pour animer vos webinaires, il est préférable de créer une liste dynamique regroupant les inscrits. Celle-ci se met à jour automatiquement au fil des inscriptions et peut ensuite être utilisée dans vos workflows de rappel de l'événement aux personnes inscrites.
Ainsi, dans l'éditeur de workflows, cliquez sur Définir les critères d'inscription.
Dans la barre latérale, sélectionnez un type de filtre > Inscriptions à une liste > sélectionnez la liste dynamique que vous avez créé au préalable
Cliquez sur Ajoutez un filtre puis Enregistrer
Planifier les mails de relance
La date de votre webinaire est fixée, vous pouvez maintenant déclencher votre premier email de relance, le tout depuis votre plateforme HubSpot. Pour cela, vous devez commencer par choisir la date et l’heure de la 1ère relance :
Cliquez sur sur la carte Délai et horaires > choisissez le créneau qui vous convient > Enregistrer
Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter plus d'actions de workflow
Choisissez Communication externe > Envoyer un email > Sélectionnez votre premier email de relance.
Vous pouvez créer vos emails directement dans l’interface du workflow ou bien dans l’outil Email. Dans ce cas, veillez à créer un email de type automatisé. En passant par l’outil email, vous avez la possibilité d’utiliser l’outil drag and drop et de concevoir des emails à votre image en respectant votre charte graphique.
Répétez cette action autant de fois que nécessaire. A titre d’indication, 3 à 4 emails de relance devraient être suffisants. Voici un exemple de temporalité : à J-7, J-1 et JJ (cela peut être à H-1 ou H0).
N’oubliez pas d’insérer le lien de participation au webinaire !
Derniers conseils : Cherchez à promouvoir certains contenus en lien avec votre webinaire. Aussi, pourquoi ne pas ajouter des liens vers des lectures complémentaires pour stimuler l'intérêt des inscrits, et envoyer un quiz interactif en amont pour connaître le niveau de connaissances de vos participants.
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