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mlemoine
by: HubSpot Employee
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Checklist : à faire avant le départ d’un employé

Je vous souhaite d’avoir un très faible turnover, cependant, comme dans toutes les entreprises, vous serez à un moment confrontés au départ d’un employé.

 

Avec les outils Hubspot, il est important de bien préparer les départs afin de ne pas se retrouver dans une situation compliquée en termes de sécurité ou d’organisation interne.

 

Voici donc une checklist de ce que vous devrez préparer avant un départ :

 

To do côté admin :

 

  • Créer une liste de contacts : Dans cette liste, ajouter les contacts qui sont assignés à la personne de l’équipe qui va s’en aller dans les jours à venir. Cela permet de visionner les contacts à réattribuer.
  • Réassigner les contacts : Pour réassigner les contacts, il existe plusieurs solutions (selon les abonnements):   Via la liste : sélectionner en masse tous les contacts puis cliquer sur “Modifier” et choisir un nouveau propriétaire. Plus d’informations dans cet article : Enregistrements en masse  Via un workflow (uniquement pour les abonnements Pro et Entreprise) : Utiliser la liste créée comme critère d’inscription. Ensuite, créer des branches et attribuer des contacts en fonctions d’autres critères / où en utilisant la fonctionnalité d’attribution à une équipe (Sales Pro / Entreprise uniquement)
  • Vérifier les workflows : vérifier dans les workflows qu’il n’y a pas de tâches ou d’attribution automatique à destination du membre de l’équipe qui s’en va. Si c’est le cas, changer les paramètres d’attribution des  workflows.
  • Entreprises / Transactions / Tickets : Suivre la même procédure de réattribution pour les entreprises, les transactions et les tickets.



To do côté salarié sur le départ :

  • Super Admin : La personne qui va partir a-t-elle des accès Super Admin ? Si oui, est-elle la seule à avoir les accès super admin ? Si oui encore, il faudra lui demander de donner ses accès de Super admin à un autre membre de l’équipe. En effet, pour des questions de sécurité, Hubspot ne peut pas attribuer des droits Super admin.
  • Réattribution des tâches : sélectionner les tâches non réalisées et les réattribuer à un autre membre de l’équipe. Pour cela, sélectionner toutes les tâches, cliquer sur Modifier / sélectionner la propriété “Attribuer à”  Plus d’informations dans cet article : Enregistrements en masse
  • Filtres de vues privés pour les contacts:  Si l’utilisateur qui va partir a créé des filtres de vues privés qui pourraient être intéressants à partager avec le reste de l’équipe avant son départ,il peut les passer en public : Créer, personnaliser et gérer vos vues enregistrées
  • Tableaux de bords privés :  Si l’utilisateur qui va partir a créé des tableaux de bord qui pourraient être intéressants à partager avec le reste de l’équipe avant son départ, il peut les passer en public : Personnalisez votre tableau de bord
  • Templates d’emails et séquences privés : Les templates qui sont privés ne seront pas modifiables par l’équipe même à l’intérieur d’une séquence.   Si l’utilisateur qui va partir a créé des templates d’emails commerciaux qui pourraient être intéressants à partager avec le reste de l’équipe avant son départ, il peut les passer en public : Create and send templates