Bonnes pratiques pour un portail multimarques

[Theo_B]

Au cours des derniers mois, l'équipe de consultants techniques de HubSpot a constaté une augmentation des questions relatives à la gestion des bases de données lors de la configuration de multiples domaines de marques. C'est pourquoi nous voulions mettre en place un guide pratique qui vous aidera à identifier les contacts par marque et à assigner les contacts/entreprises à la bonne équipe.

1. Créez une ou plusieurs propriétés pour " tagger " vos marques.

Si un contact ne peut appartenir qu'à une seule marque / une seule équipe , un simple champ de type menu déroulant vous suffira.

S'il est possible qu'un contact puisse appartenir à plusieurs marques, vous pouvez utiliser un champ de type "Plusieurs cases à cocher", mais l'option recommandée est d'avoir un seul champ de type "Case à cocher unique" par marque. L'option de la case à cocher unique est préférable car elle facilite la gestion des intégrations à l'avenir, permet une plus grande souplesse dans l'attribution des tâches et vous permet de définir la marque au moyen d'un champ caché dans le formulaire de soumission sans craindre que la valeur soit écrasée . 

Si plusieurs équipes de marketing travaillent sur la même marque et que vous souhaitez mettre en œuvre un partitionnement du CRM, il est également nécessaire de créer plusieurs propriétés utilisateur/propriétaire. Ainsi, plusieurs équipes peuvent être propriétaires, et donc avoir accès au même enregistrement.

2. Utilisateurs et équipes:

HubSpot vous permet de définir des autorisations d’accès à l’objet Contact afin qu'un utilisateur puisse voir/communiquer/modifier avec tous les contacts, les contacts appartenant à son équipe ou uniquement les contacts dont il/elle est propriétaire.

Lorsque vous utilisez des domaines de marque, il est important d'identifier les enregistrements auxquels vous souhaitez que chaque équipe ait accès. 

Dans la plupart des cas, vous préférerez utiliser le paramètre "Equipe uniquement", et il faudra donc que chaque lead généré par une marque spécifique soit assignée à la bonne équipe.

Conseil : sélectionnez un "propriétaire principal" au sein de vos équipe marketing pour chaque marque. Cela vous permettra d'assigner les nouveaux lead à l'équipe facilement par le biais d'un workflow en les attribuant à un seul membre par équipe.

3. Identification des leads et affectation à la bonne équipe.

Une tâche très importante consiste à s'assurer que vos leads sont attribués à la bonne équipe. La manière la plus simple de procéder est d'ajouter un champ caché à votre formulaire et de fixer la valeur par défaut à celle de la marque associée.

Les propriétés de type "utilisateur HubSpot" ne peuvent pas être ajoutées comme champs cachés, nous suggérons donc d'utiliser la propriété " case à cocher unique" mentionnée à la première étape et de définir la valeur par défaut sur "oui". La marque sera alors automatiquement "taguée" lors de la soumission, ce qui supprime la nécessité d'un workflow de segmentation basé sur l'URL.   

La dernière étape consiste à utiliser un workflow pour définir le "propriétaire principal" par le biais du champ "Propriétaire principal" créé spécifiquement pour cette équipe.

Remarques complémentaires :

La gestion du type d'abonnement aux e-mail et l'intégration avec plusieurs systèmes CRM sont d'autres éléments à prendre en compte, mais qui nécessitent une mise en œuvre plus personnalisée. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide dans ce domaine, un consultant technique pourrait certainement vous aider. Pour plus de détails sur nos offres de services, veuillez consulter cette page.