5 conseils pratiques pour importer des contacts et des entreprises

[TiphaineCuisset]

Bonjour à toute la communauté! 

Je voulais partager avec vous des conseils de ma collègue @rwong pour importer des contacts et des entreprises

Dans le cadre de son travail dans le support technique, elle a constaté que les clients sont souvent intimidés par l'importation de leurs données, surtout s'ils sont nouveaux dans HubSpot. C'est pourquoi nous souhaitons partager avec vous quelques conseils compilés avec l'aide de l'équipe support sur la façon de planifier intelligemment avant même de commencer à importer vos données ! 

Voici 5 conseils à garder à l'esprit lorsque vous importez des contacts et des entreprises dans HubSpot 

Conseil 1 : Notez ce que HubSpot utilise comme identifiants uniques pour les contacts et les entreprises

Les contacts sont dédupliqués par leur adresse e-mail, tandis que les entreprises sont dédupliquées par le nom de domaine de leur société (par exemple hubspot.com). Dans la mesure du possible, assurez-vous que votre feuille de calcul comporte ces colonnes avant d'importer votre fichier. Vous éviterez ainsi que des contacts ou des entreprises soient créés en double par la suite. Dans le cas contraire, chaque nouvelle ligne de votre feuille de calcul créera un nouveau contact ou une nouvelle société.

• Ressources connexes : Configurer vos fichiers d'import

Conseil 2 : vérifiez les propriétés disponibles dans vos paramètres et créez des propriétés personnalisées si nécessaire.

En fonction de vos besoins, vous pouvez envisager de créer des propriétés personnalisées pour importer vos données. Cependant, avant de créer des propriétés personnalisées, nous vous suggérons de consulter nos articles sur les propriétés par défaut des contacts et des entreprises. Vous pouvez également effectuer une recherche rapide dans vos paramètres de propriétés pour vérifier s'il existe des propriétés existantes dans lesquelles vous pouvez stocker vos données.

 

En effectuant cette vérification avant l'importation, vous évitez de créer des propriétés avec des noms en double. Cela réduit également la possibilité que votre équipe mette en correspondance des données avec des propriétés incorrectes lors de futures importations.

Conseil n°3 : réfléchissez aux types de champs qui conviennent le mieux à vos propriétés avant de les créer.

Une question importante est la suivante : "Comment voulez-vous que votre équipe mette à jour les contacts et les entreprises à l'avenir ?"

Un champ de texte de plusieurs lignes pourrait être utile pour capturer un grand nombre d'informations sur un contact. Mais comme il s'agit d'une question ouverte, les réponses de vos coéquipiers risquent de ne pas être standardisées lorsqu'ils mettent à jour les contacts. Un champ déroulant est peut-être plus efficace si vous disposez des mêmes descriptions standard parmi lesquelles votre équipe peut choisir.

Une autre question est de savoir si cette solution est évolutive.

Il n'est peut-être pas utile de créer 10 champs de texte d'une seule ligne pour contenir une valeur "Oui", si vous pouvez condenser cela dans un champ de type plusieurs cases à cocher avec 10 options. Vous libérerez ainsi vos propriétés personnalisées pour qu'elles puissent contenir des données plus utiles et vous éviterez de les encombrer à long terme.

Lorsque vous créez des propriétés, nous vous recommandons vivement de vous référer également à votre feuille de calcul. Cela vous permettra de créer les options de propriétés qui correspondent à toutes les valeurs des colonnes de votre feuille de calcul.

• Ressources connexes : Les types de champs de propriété dans HubSpot, Importer des données dans les propriétés de cases à cocher.

Conseil 4 : Donnez des noms reconnaissables à votre fichier d'importation

Cela peut être utile si vous ne souhaitez pas créer une propriété supplémentaire pour étiqueter la source de ces contacts. Si ces contacts proviennent d'un salon professionnel, je peux nommer mon fichier "Salon professionnel mai 2020". Le nom du fichier d'importation vous permet de rechercher ces contacts de salon professionnel à l'aide des filtres suivants de la liste ou du tableau de bord des contacts :

1. Imports > Sélectionnez le nom de fichier "Salon professionnel de mai 2020".
2. Informations sur la source originale 2 > Rechercher le texte "Salon professionnel de mai 2020".

Vous pouvez également filtrer les entreprises créées par cet import en utilisant la propriété d'entreprise Informations sur la source d’origine 2.

 

Astuce 5 : Examiner le fichier d'erreur d'import

Télécharger le fichier d'erreur après votre import est la meilleure façon de comprendre ce qui n'a pas fonctionné pendant votre import. Il identifie la ligne de la feuille de calcul d'origine à l'origine de l'erreur et la raison de l'erreur afin que vous puissiez la corriger et réimporter les données correctement.

L'erreur la plus courante est "Option d'énumération invalide", qui se produit lorsque les utilisateurs essaient d'importer des données qui n'existent pas encore comme option de propriété. Par exemple, cela peut se produire avec une propriété de liste déroulante appelée "Location de bureau préférée" avec plusieurs options créées jusqu'à présent (Par exemple, Nord, Sud, Est, Ouest). Cependant, aucune des options existantes ne correspond à la valeur importée via la feuille de calcul ("N'importe laquelle").

 

Pour résoudre ce problème, vous devez soit :

1) modifier la valeur pour qu'elle corresponde à l'une des 4 options existantes, OU

2) créer une autre option de propriété "Any" pour que cette valeur soit valide.

Ceci n'est qu'un exemple, donc pour plus de détails sur les erreurs d'importation et la façon de les résoudre, veuillez vous référer à notre article de dépannage ici.

Bonus : Notre leçon gratuite de la HubSpot Academy (en anglais) qui donne un aperçu des imports. (P.S. il contient un workbook téléchargeable qui partage 3 formules Excel utiles pour formater vos données).

C'est tout ! Nous espérons que ces cinq conseils vous aideront à planifier intelligemment et à faciliter votre processus d'import.

Vous avez des astuces d'importation à partager ? Ou y a-t-il d'autres articles sur les imports que vous aimeriez voir ? N'hésitez pas à laisser un commentaire, nous serions ravi de les entendre !