Betreff: AMA: Workflows - Dein Freund und Helfer

[franksteiner79]

Herzlich Willkommen zu unserem 3. AMA im September!

Mein Name ist Frank und ich bin Senior Inbound Consultant in HubSpots Professional Services Team in Berlin. Ich arbeite seit Mai 2018 bei HubSpot und war zuvor schon HubSpot Kunde & Fanboy.

Das AMA ("Ask Me Anything") Thema für diese Woche ist:

👉 Workflows - Dein Freund und Helfer 👈

Workflows sind eines der am meisten unterschätzen Tools in HubSpot; und werden oftmals kaum oder nur sehr einseitig (für Lead Nurturing) benutzt. Deshalb möchte ich dass dieswöchige AMA mit einer kurzen Funktions- und Anwendungsübersicht beginnen und freue mich auf eure Fragen und Erfahrungsberichte.

Jetzt seid ihr dran!

Wie nutzt ihr Workflows? Welche Workflows sind für euch im Tagegeschäft unabdinglich?

Was sind eure Workflow Fragen? Oder habt ihr eventuell Fragen wie man am Besten mit der Konzipierung von Workflows beginnt?

Ich freue mich von Euch zu hören.

Gruß

Frank

[JessicaH]

Danke Frank!

Hallo @natalia_loewen @dominikberger @ManuelC @SUCP @cdhq_cpander @Oliver75 @anhorvat @IngaB @Daniel_eon @LukasB1, ich wollte euch über die neue "Ask-Me-Anything"-Fragerunde infromieren.

Habt ihr Fragen zu Workflows oder möchtet ihr mit der Community teilen wie ihr Workflows nutzt? Welche Workflows sind für euch im Tagegeschäft unabdinglich?

Ich freue mich auf eure Rückmeldung!

Jessica

[Iulia_Natrapei]

Danke für die tolle Zusammenfassung, Frank!

Hier ein Tipp von mir, mit einem Feature, das noch sehr neu ist: man kann nun einen Workflow als Bild exportieren, um es z.B. mit Kollegen zu teilen. 

Warum spielt das eine Rolle?

Workflows können komplex werden. Durch das Exportieren des Workflows als Bild kann man den Prozess besser kommunzieren. Das ist besonders praktisch, um z.B. Kollegen oder dem Vorgesetzten eine neue Workflow-Idee vorzustellen.

Hat das schon jemand im Portal entdeckt und vielleicht sogar schon genutzt? 🙂 

[LukasB1]

Hallo zusammen!

Vielen Dank für das Video!
Ich bin ein großer Fan von Workflows.

Wir benutzen Workflows hauptsächlich um unsere Marketing Emails zu automatisieren. Läuft super!!
Wir wollen nun einen Workflow zu einem Mitgliedschaftsjubiläum aufzubauen, sodass ein Kontakt nach einem Jahr seiner Mitgliedschaft mit uns eine automatisierte Email mit einem Rabattcode bekommt.
Hat dazu jemand einen Tipp?

Gruß!
Lukas

[franksteiner79]

Hi Lukas

Das geht ganz einfach über einen Kontakt Workflow mit der Option "basierend auf einer Datumseigenschaft". Ich nehme an das du entweder das Start Datum oder End Datum der Mitgliedschaft hast, je nachdem kann der Workflow dann wie folgt aussehen:

• Aufnahmekriterium ist 365 Tage nach Start Datum
• Schicke eine personalisierte Email mit Rabatt Code

Sind die Rabatt Codes für alle Mitglieder gleich oder gibt es individuelle Codes pro Mitglied. Auf jeden Fall sollte der Code in einer Custom Contact Property gespeichert werden, damit er in einer Email ausgelesen werden kann.

Kenne jetzt deine Business nicht, aber ja nach Mitgliedschaftsmodell, könnte man auch eine Verlängerungsemail ein paar Wochen vor Ablauf der Mitgliedschaft verschicken, damit diese verlängert wird.

Hoffe das hilft.

Gruß

Frank

[JessicaH]

Hi @jonnie @folked @mathias_hettich @atre @StefanWendt @dschum @SGRO7 @Sunnyday @sven_montanus @RomyFuchs1, ich wollte euch über die neue "Ask-Me-Anything"-Fragerunde infromieren.

Habt ihr Fragen zu Workflows oder möchtet ihr mit der Community teilen wie ihr Workflows nutzt? Welche Workflows sind für euch im Tagegeschäft unabdinglich?

Ich freue mich auf eure Rückmeldung!

Jessica

[RomyFuchs1]

Hallo zusammen,

ich liebe Workflows... daher ist es nicht verwunderlich, dass ich einige Ideen schon auf Papier oder eher online gebracht habe.

Ihr findet hier einige Beispiele wie man Workflows in HubSpot nutzen kann:

• Das Erfolgsrezept für eine gelungene Marketing Automation
• 9 Beispiele, wie Sie langweilige Aufgaben in Marketing, Vertrieb & Service automatisieren können

LG

[Sunnyday]

Hi zusammen!

Sehr interessante Unterhaltung!

Wir arbeiten derzeit bei uns im Unternehmen an einer Umstrukturierung und auch einer verbesserten Nutzung von den HubSpot-tools , die uns zur Verfügung stehen.
Workflows nutzen wir zwar, aber wahrscheinlich nicht zum vollen Potential.

Frank hat in dem Video über Workflows für interne Prozesse gesprochen und mich würde interessieren, was es hier so für Beispiele und Empfehlungen von HubSpot's Seite, aber auch von anderen Nutzern gibt?

Viele Grüße,

Sandra

[KiraH]

Hey 🙂

Wir nutzen unsere Workflows intern um unsere Vertiebsmitarbeiter in verschiedenen Regionen über neue Leads zu informieren und Aufgaben zu erstellen.
Ein Lead kommt rein (Aufnahmetrigger) und je nach Region folgt er einem anderen Zweig im Workflow (mit Wenn/Dann Verzweigungen). Der Lead wird dann einem Mitarbeiter zugeordnet (Contact Owner) und der Mitarbeiter bekommt eine interne Email mit Personalisierungstoken des Kontaktes (send internal email). Gleichzeitig wird noch eine Aufgabe zum Follow-Up für den Mitarbeiter erstellt. 
Ich liebe dieses Tool!

Würde mich interessieren, ob es noch andere coole Beispiele gibt?
Außerdem würde es mich interessieren,ob andere Nutzer Erfahrungen mit der Workflow Performance gemacht haben?

Liebe Grüße,

Kira

[JessicaH]

Hi @GiulianoFuchs @rinkjuliane @BenjaminL @Kath @NinaW @MarcoHeymoney @LauraExpoCloud @MatthiasWeber @BastiSchuhl @mhp11, ich wollte euch über die neue "Ask-Me-Anything"-Fragerunde infromieren.

Habt ihr Fragen zu Workflows oder möchtet ihr mit der Community teilen wie ihr Workflows nutzt? Welche Workflows sind für euch im Tagegeschäft unabdinglich?

Ich freue mich auf eure Rückmeldung!

Jessica

[MatthiasWeber]

Hallo zusammen - wir nutzen Workflows sehr intensiv. Ich finde ja am coolsten, dass man die Workflows kombinieren kann - so kann man das ganze noch modularer aufsetzen. Als Programmier-Nerd lässt sowas natürlich mein Herz höher schlagen ;-).

Wir nutzen auch bereits die neue Delay-Funktion: https://knowledge.hubspot.com/workflows/use-delays

die sind bei dem ganzen Double-Opt-In-Thema super praktisch und läuft echt geschmeidig. Was ist euer Lieblings-Workflow-Action?

[NinaW]

Hallo zusammen!

Wir nutzen unsere Workflows ebenfalls um interne Status-Emails an den zuständigen Mitarbeiter zu schicken (mit Verzweigungen und Delays). Super Feature!!

Wir hatten es nun allerdings schon ein paar mal, dass unsere Workflows sehr lang und unübersichtlich geworden sind. Vermutlich müssten wir wirkflich mal daran arbeiten pro Ziel einen Workflow zu haben so wie Frank beschrieben hat oder hat noch jemand andere Tipps? 😉

Viele Grüße,

Nina

[MatthiasWeber]

Hallo @NinaW , kann natürlich nur raten, was ihr sooooo langes in einem Workflow habt, aber wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, einen Workflow in einem anderen bzw. am Ende zu rufen. So als eine Art Kette. Jedes Kettenglid ist auch gleichzeit auch eine Phase in der Journey des Kontaktes - daher passt das auch ganz gut für uns. Nur als Idee, weiß nicht ob es bei euren Workflows auch passt. 

[cdhq_cpander]

Hallo zusammen,

finde das Thema Workflows auch sehr spannend, zumal es bei uns quasi das Herzstück der Marketing Automatisierungsprozesse darstellt! 

Bei uns kommen mittlerweile Workflows dabei auch für unterschiedlichste Use-Cases zum Einsatz! Sei es bei der klassischen Lead Generation über Kampagnenseiten, weiterführende Lead Qualification Prozesse, bei Events- oder auch Trainings-Prozessen, gesynchte Registrierungsprozesse auf unserer Corporate Website, bis hin zu unterschiedlichste Contact Property Modifications basierend auf unserschiedlichsten Nutzeraktivitäten.

Je mehr Workflows es gibt, umso spannender wird aus meiner Sicht auch die Performance-Frage. - Und aktuell hoffe ich, dass (im Rahmen der Enterprise-Lizenz) auch bald ein Team-Assignment bei den Workflows möglich ist.

Viele Grüße,

Constantin

[Anna2556]

Hallo liebe Community, 

Das Workflow-Tool ist eines meiner liebsten Tools in HubSpot und ich finde, es ist auch eines der most powerful tools. Gerade aus diesem Grund würde mich interessieren, welche Integrationen ihr in Verbindung mit Workflows verwendet?

Wir nutzen zur Zeit die GoToWebinar Integration und sind damit sehr zufrieden aber ich freue mich über Tipps und Anregungen bezpglich anderer Integrationen! Hat jemand Erfahrung mit anderen Integrationen und Webhooks? 

Liebe Grüße!

[cdhq_cpander]

Hallo @Anna2556 ,

wir überlegen auch eine Integration mit GoToWebinar bzw haben diese Integration schon aktiviert, aber noch nicht aktiv genutzt. Das klingt aber gut, dass Du damit bereits positive Erfahrungen gemacht hast.

- Als weitere Integration nutzen wir auch aktiv Surveymonkey und das funktioniert auch sehr gut und praktisch.

- Darüber hinaus haben wir uns u.a. eine eigenständige Vidyard Lizenz gekauft (um CRM Funktionalitäten bzgl der Videos nutzen zu können) und dies funktioniert auch super. (wobei es schade es, dass Hubspot diese Video CRM Features nicht auch ohne Integration bereits unterstützt).

LG Constantin

[AllisonZ]

Hallo @Anna2556 ,

danke für deinen Kommentar!

Ich persönlich finde die Slack Integration spitze, da es euch erlaubt Benachrichtigung in Slack erhalten, welche durch HubSpot Workflows getriggert werden. 

Außerdem gibt es noch die Asana Integration, womit man Aufgaben direkt in Asana erstellen kann. 

Ich habe auch Kunden dabei unterstützt HubSpot Workflows mit Zoom und SMSZap zu nutzen. 

Du kannst in unserem Integrations Marketplace nach "HubSpot features" filtern, sodass du nur die Integrationen siehst, welche sich mit Workflows integrieren lassen:

• Workflow Integrationen

Ich hoffe, das hilft dir weiter!

Melde dich gerne bei Rückfragen 😊

Liebe Grüße aus Berlin,

Allison

[natalia_loewen]

O ja, die Slack Integration ist bei uns auch sehr beliebt. Manche Teams bei uns wollen per Workflow die Deal-Phasen-Änderung an das Team-Slack-Channel gesendet bekommen. Da ist immer ganz praktisch, dass man alle Datenfelder nutzen kann und z.B. auch Close Lost Reason direkt im Channel mitteilen kann. DSGVO-konform ist die Intergration auch 🙂 

[RomyFuchs1]

Hallo zusammen,

gerade auf der INBOUND2020 an der Session "HubSpot Case Study: Work Your Workflows: An Exploration of HubSpot’s Newest Automation Features to Grow Your Business" teilgenommen.

Unglaublich: Seit der INBOUND2019 gab es 18 neue Features bei den Workflows.

LG

[SteveBrian]

Wie cool ist das denn?!