AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

[RomyFuchs1]

Mein Name ist Romy Fuchs und ich arbeite als Head of Marketing für die BEE Inbound AG seit 2018. Bereits seit 2014 durfte ich meine Marketing-Tätigkeiten in HubSpot umsetzen und habe dadurch das ein oder andere gelernt, was ich gerne weitergeben möchte. 

Das heutige AMA ("Ask Me Anything") Thema ist:

Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

Welches Thema wird in der HubSpot Community immer wieder angefragt?
Alles rund um die DSGVO-Einstellungen. Nichts verunsichert User so sehr, gibt es doch unterschiedliche Möglichkeiten wie man diese einrichtet. Daher werde ich an dieser Stelle die wichtigsten Grundlagen und Pro-Tipps der vergangenen Anfragen zusammenfassen.

WICHTIG: Dies ist KEINE rechtliche Beratung und die Verwendung von HubSpot bedeutet nicht, dass du DSGVO-konform bist! Daher solltest du IMMER mit deiner eigenen Rechtsabteilung Rücksprache halten, und klären, was genau dein Unternehmen beachten soll und dies im Anschluss in deiner HubSpot-Instanz umsetzen!

Table of Content

1. 01:42 DSGVO-Einstellungen aktivieren
2. 03:55 Rechtliche Grundlage
3. 15:00 Double Opt-In
4. 25:54 Cookies
5. 27:48 Recht auf Vergessen
6. 28:54 Sonstiges

Im Video genannte Links:

1. DSGVO-Einstellungen aktivieren
1. DSGVO-Texte in Formulare und Pop-Ups einbetten
2. Rechtliche Grundlage
1. Quick Tutorial “Grundlagen der Kommunikations-Abos” 
2. Anleitung zur Erstellung der Neuanmeldungs-E-Mail
3. Double Opt-In
1. Kein DOI vorhanden? Permission-Pass-Kampagne
2. Quick Tutorial: Wissenswertes über Double-Opt-In und Kommunikations-Abos
3. Nice to know: Neuerungen beim selbstgebauten Double Optin
4. Double-Opt-in E-Mail manuell triggern
5. Multilinguale DOI-Mail ist in Planung
6. Die Eigenschaft, in der die DOI-Information gespeichert wird, heißt "Bestätigungsstatus für Marketing-Email"
4. Cookies
1. Externe Cookie-Anbieter: OneTrust oder Cookiebot 
2. Interessante Diskussion in der Community: HubSpot Cookie-Banner vs. andere Cookie-Banner / Third-Party-Cookies
3. Von HubSpot im Browser der Besucher gesetzte Cookies
4. Tracking Code API Overview
5. So baut man den Opt Out Code ein
5. Recht auf Vergessen
6. Sonstiges
1. Datenschutzerklärung mit e-Recht24
2. Auftrag zur Datenverarbeitung durch HubSpot
3. Privacy Shield Abkommen 

 

Dankeschön

Mit Dankeschön geht an alle Community-Nutzer, die bereits in der Vergangenheit viele nützliche Tipps rund um DSGVO gegeben haben, insbesondere @Anonymous  und @JessicaH .

Nun bist du dran

Welche Fragen hast du zu den DSGVO-Einstellungen? Welche Bereiche habe ich u.U. völlig vergessen? Welche Erfahrungen hast du mit den DSGVO-Einstellungen gemacht? Gibt es Bereiche, die man dringend diskutieren sollte?

[RomyFuchs1]

Ich musst feststellen, dass die Funktion der Follow-Up E-Mail bescheiden ist, wenn man den Haken bei "Marketing-E-Mails nur an Kontakte mit einer rechtlichen Grundlage zur Kontaktaufnahme senden." aktiviert hat und ein Kontakt nicht den Haken bei der "Einwilligung zur Kommunikation" setzt. Denn dann werden diese nicht versandt, obwohl der Kontakt explizit dieses haben möchte - hat er doch das Formular ausgefüllt. Daher wäre es sinnvoll, wenn die Follow-Up E-Mail gar kein Abo braucht. Dies wäre auch DSGVO-konform.
Ich habe die Idee im Forum eingereicht und freue ich über jedes Upvote: https://community.hubspot.com/t5/HubSpot-Ideas/Follow-Up-email-without-subscription-typ/idi-p/386650...
LG

[Tobi93]

Sehr interessanter Beitrag!

Kommt genau passend 😉 Wir haben heute im Team darüber geredet, ob wir Kontakte automatisch DSGVO konform löschen sollten, wenn sie einige Zeit nicht aktiv waren. Ist das möglich und macht das überhaupt Sinn oder sollte man diese weiterhin im System behalten?

[RomyFuchs1]

Hi @Tobi93 ,

vorab: warum wollt ihr die Kontakte löschen?

Nicht jeder Kontakt ist immer und ständig bei euch aktiv. Es wird immer wieder welche geben, die eine zeitlang ruhen, Aufgabe des Marketings ist es sie aktiv zu halten und ggf. wieder aufzuwecken. Ich halte es daher nicht für sinnvoll sie zu löschen, es sei denn, ihr könnt mit denen nie ein Geschäft machen.

Wenn es rein um die Kosten geht: Kennst du die neue Preisänderung von HS?

Ab sofort zahlst du nur noch für Kontakte, mit denen du auch wirklich arbeitest. Hier kannst du mehr dazu lesen.

Solltet ihr dennoch löschen wollen, dann könnt ihr das jederzeit. Wenn du die DSGVO-Einstellungen aktiviert hast, dann wird automatisch das DSGO-konforme Löschen aktiviert. Dann brauchst du nur noch eine Liste der Kontakte.

LG

[JessicaH]

Hallo @Natze1 @FloDMH @ChristianRieck @mwx-Marcus @pgab @RHoffmann @FerdinandR @Hagermedia @RoadJet @AlbanL @Plenos @Nikosaurus @new-win @dangele @jannika_otte @sven_montanus @StefanWendt @Gruschl @Tobi93 @NinaW , ich wollte euch über diese "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen, die ihr mit der Community teilen möchtet?

Liebe Grüße!

Jessica

[FloDMH]

Hat jemand Tipps wie man dies gut für zwei Sprachen einrichten kann oder was man beachten muss? Wir kommunizieren mit unseren Kunden in DE und EN?

Danke!

Flo

[RomyFuchs1]

Hallo Flo,
bei Mehrsprachigkeit wird es immer etwas kompliziert, aber machbar ist alles.
Wie ich in meinem Video erwähnt habe, kann man derzeit die System-DOI-Mail und deren Thank You Page nicht in verschiedenen Sprache erstellen. Smart Content nach Ländern kann man auch nicht einstellen. Hier geht derzeit nur die Option beiden Sprache in der Mail und auf der Seite zu verwenden.
Die Abonnements kannst du in verschiednene Sprachen anlegen, was du dann wiederum bei den Formularen individuell verwenden kannst. Die Formularen lassen sich wiederum einzeln auf verschiedenen Sprachen festlegen, dabei ändert sich dann auch der Text für die Einwilligung der Datenspeicherung und Kommunikation automatisch.
Für die E-Mails hast du sicher eh schon verschieden-sprachige Footer angelegt, sodass auch der Abmeldelink bzw. die Änderung der Abo-Einstellungen angepasst ist. Auf der Seite für die Abo-Verwaltung müsstest du auch beide Sprachen hinterlegen - diese kann man noch nicht mehrfach anlegen.
Hab ich noch etwas vergessen? Dann frag mich nochmal 😉
LG

[FloDMH]

Vielen Dank, Romy! Das ist sehr hilfrreich 🙂

[JessicaH]

Hallo @MaRio10 @MatWeb @5Matthias @Michael88 @olmy90 @pwohlkoenig @LukasB1 @Patrick_R @swiss-oliver @Juliane @mbredl @Becks @brandREACH @Carsten @MvanLaar_Phocus @NeWo @Marlene @SaschaAlbrink @made2GROW_GmbH @Simio, ich wollte euch über diese "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen, die ihr mit der Community teilen möchtet?

Liebe Grüße!

Jessica

[RomyFuchs1]

Hallo Timo,
das mit den verschiedenen Abos bereitet uns auch immer wieder Kopfzerbrechen. Grundsätzlich empfehle ich nicht zu viele verschiedene Abos zu erstellen. Automatisch erhältst du in HS pro Blog ein eigenes Abo sowie ein allgemeines Marketing-, Sales- und Service-Abo. Ein Newsletter-Abo macht sicher auch noch Sinn. Darüber hinaus kommen weitere Abos hinzu, wenn du mehrere Sprachen verwendest. Best Practices gibt es da sicher nicht, weil es doch sehr individuell ist.

Aktiv kenne ich jetzt keinen Filter nach dem du deinen Content aufgrund der Abos filtern kannst. Vielleicht @JessicaH ?
Ich befürchte, da musst du manuell drüber gehen und diese konsequent anpassen bzw. im Vorfeld die Definition der Abos klar regeln und kommunizieren, wenn mehrere Personen damit arbeiten. Wichtig ist, dass Formulare und Follow-Up-Mails IMMER das selbe Abo haben. Wenn du danach einen Workflow angebunden hast, sollte dieser ebenfalls dieses Abo verwenden.

Bei den Kontakten selbst kannst du über Listen filtern, wer welches Abo hat. Einfach eine aktive Liste erstellen und da nach E-Mail-Abonnement filtern. Diese Listen kannst du dann auch für dein E-Mail-Marketing nutzen und solltest dann keine Probleme beim Versand bekommen.

LG

[JessicaH]

Hallo ihr beiden,

derzeit gibt es noch keine Möglichkeit Content anhand des Abos zu filtern, aber ich finde das ist eine gute Idee. Vielleicht möchtest du sie ja zum Ideenforum hinzufügen @Natze1?

Ansonsten müsstet ihr wie Romy bereits erklärt hat sicherstellen, dass ihr die Nutzung der Abos klar definiert und kommuniziert. Dieser Beitrag von @karstenkoehler ist dazu vielleicht auch hilfreich: Katastrophen vermeiden: Vier-Augen-Prinzip bei E-Mails und Workflows
 

[Timothy44]

Hallo Romy!

Vielen Dank für dein Video!

Hast du Tipps zur Verwaltung der Abos?

Wir haben beispielsweise zwei verschiedene Marketing Abos, was manchmal zu Problemen führt, sodass falsche Abos hinterlegt sind und der Kontakt letztendlich nicht die passende Email erhalten kann.

Gibt es eine Möglichkeit zu sehen welcher Content (Form, Email, Workflow) mit welchem Abo assoziiert ist oder hast du andere Tipps?

Lieben Gruß!

Timo

[joergschaeffer]

Hallo @JessicaH  und liebe deutsche Mit-HubSpot-User,

wir bei CoreMedia sind gerade dabei, unseren Blog und unsere Landing Pages nach HubSpot umzuziehen, dabei verwenden wir CookieBot als Cookie-Consent-Lösung.

Ich habe im Developer Forum gepostet, wie wir die Integration hinbekommen haben - vielleicht auch für andere von Euch hier interessant, vielleicht hat auch jemand anderer von Euch eine bessere (sauberere) Lösung für das Problem gefunden:
https://community.hubspot.com/t5/CMS-Development/Modify-standard-footer-template-to-avoid-automatic-...  

Liebe Grüße

Jörg

[JessicaH]

Hi @Sunnyday @rinkjuliane @ManuelC @SLK @niels_linbit @CSE @HOBODI @Dirk2 @PSMErik @evelyne_nguyen @numeractive @berrybeersen @FinanzSoldat @joergschaeffer @Timothy44 @AP_LR @mathias_hettich @jonnieklausch @Dennis-DWFB, ich wollte euch über diese "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen, die ihr mit der Community teilen möchtet?

Liebe Grüße!

Jessica

[MaLi22]

Hallo Romy!

Super Video!!

Sind die Funktionen zwingend zu nutzen, wenn man die Einstellung aktiviert hat oder können wir diese auch ausschalten, wie beispielsweise das Banner, sodass sich für uns nichts ändert? Wir benötigen eigentlich nur die DSGVO-konforme Löschung, ist das dann möglich? Kann einem Kontakt weiterhin auch nach der Aktivierung über einen Workflow automatisierte Mails gesendet werden?

Viele Grüße!

Marie

[RomyFuchs1]

Hallo Marie,
ich denke, dass sollte bei allen Bereichen möglich sein.

Gehen wir es mal durch:
1) Du setzt nicht den Haken bei "Marketing-E-Mails nur an Kontakte mit einer rechtlichen Grundlage zur Kontaktaufnahme senden..." -> damit kannst du weiterhin an alle Kontakte Mails versenden, auch aus Workflows heraus.
2) Du musst den Cookie Banner nicht aktivieren bzw. kannst du ihn auch einfach wieder ausschalten (findest du in den Einstellungen -> Cookies).

3) Du musst auch nicht das DOI aktivieren bzw. kannst du es auch einfach wieder ausschalten (findest du in den Einstellungen -> Marketing -> E-Mail -> Abonnements).

4) Der Abmeldelink wird immer unter den E-Mails erscheinen, es sei denn, du löscht ihn aktiv aus deinem E-Mail-Footer heraus.

5) Die DSGVO-Texte erscheinen in den Formularen, Pop-Up-Formularen, Chats und Bots nur dann, wenn du sie aktiv einfügst.

LG

[GiulianoFuchs]

Hi Romy,

sehr gut gemachtes und informatives Video. Vielen Dank für die einblicke!

@rwolupo Cookie Constent ist ein sehr komplexes Thema, ich bin auch nicht ganz davon überzeugt das es sinnvoll ist das komplett in HubSpot abzubilden. Es gibt einfach zu viele unterschiedliche Tools die am Markt im einsatz sind, ich bezweifle das man alle an HubSpot anschliessen können sollte/muss.
Meiner Meinung nach gehört das Cookie Constent in einen gut aufgebauten Tag Manager, hier könnte ich mir jedoch eine Integration von HubSpot vortsellen.
Wir arbeiten aktuell mit OneTrust, wobei ich auch UserCentrics empfehlen kann.

Lg

[joergschaeffer]

Hallo @GiulianoFuchs,

wie integriert ihr OneTrust so, dass ihr auch das Laden der HubSpot eigenen Tracking Scripts via OneTrust kontrollieren könnt?
Wir verwenden Cookiebot und es war nicht so einfach das automatische Laden vom HubSpot Tracking (plus Nachladen aller Adpixel) zu unterbinden - siehe weiter unten.

lg

Jörg

[GiulianoFuchs]

Hi @joergschaeffer 

Wir steuern das alles über den Tag Manager, bedeutet wir haben alle HubSpot funktionen und Ad-Ins hinsichtlich Tracking die nicht zwingend erfoderlich sind, deaktiviert. 

Im Tag manager sieht das dann so aus, für die einzelnen Funktionen.

[KiraH]

Hallo Romy!

Vielen Dank für das ausführliche Video!

Hast du irgendwelche Tipps dazu wie man sicherstellen kann, dass sowohl Abo als auch DOI bei einem Kontakt vorliegen?

Wie hatten es in der Vergangenheit häufig, dass eins gefehlt hat und es dann zu Fehlermeldungen beim Versand von Emails gekommen ist. Wie finde ich die Kontakte und wie kann ich mit der Permission Pass Kampagne das eine oder andere einholen?

Liebe Grüße!

Kira

[RomyFuchs1]

Hi Kira,
wirklich sicherstellen kannst du es nicht, dass immer beides vorliegt, da es vom Kontakt individuell abhängig ist.
Du kannst aber folgendes zusätzlich machen:

1) Du nutzt Smart Content auf deinen Landing Pages. Dazu brauchst du eine Liste (am besten Smart), die alle Kontakte enthält, die bereits das DOI bei dir bestätigt haben.

Wenn du in deiner Landing Page auf das Formular klickst, geht links eine Seitenleiste auf. Da kannst du dann smarten Content anlegen. Standard bleibt für neue Kontakte und die 2. Version ist dann für bestätigte Kontakte. Das Formular und die Follow-Up-Mail mit dem Content ist bei beiden gleich. Lediglich die Weiterleitung auf eine Thank You Page unterscheidet sich. Bestätigte Kontakte werden direkt auf die Seite mit dem Download geschickt, neue Kontakte auf eine Reminder-Seite, dass sie ihr DOI bestätigen sollen - eine Mail, die sich u.U. im Spam-Filter befindet und einem Hinweis darauf, dass sie den Content per Mail erhalten (das ist rechtlich vollkommen legitim, da genau dieser Content vom Kontakt mit dem Ausfüllen des Formulars angefordert wurde).

2) Du kannst auch genau diese Reminder-Seite nutzen, um darüber zu informieren, dass du nur dann die Mail mit dem Content versenden darfst, wenn der Kontakt seine Einwilligung im Formular gegeben hat. Hat er das nicht, muss er ggf. das Formular nochmals ausfüllen. Macht dir da aber keine Sorgen, die meisten wissen inzwischen wie der Hase läuft und machen das dann auch. 

3) Deine Kontakte findest du immer am einfachsten über smarte Listen. Statt "Bestätigte Kontakte" kannst du dir auch die herausfiltern lassen, die eben noch kein DOI haben (such nach der Eigenschaft "Bestätigungsstatus für Marketing Email" - im Bild ist eine alte Eigenschaft enthalten).

Mit dem Abo geht das entsprechend auch. Du musst dann nur angeben, welches Abo der Kontakt haben soll.

4) Wie du eine Permission Pass Kampagne durchführen kannst, kannst du hier nachlesen: https://knowledge.hubspot.com/de/email/how-can-i-run-a-permission-pass-campaign-in-hubspot

LG