複数の商談者設定について

[t-kinami]

いつもお世話になっております。セールスハブのミーティングリンクの活用について伺いたく投稿してます。

弊社では一人のお客様に対して社内の各部署から1名ずつ、計2名程度のサポートが付くことが多いです。イメージとしては商談担当者と顧客サポートの担当者が一人のお客様につく、と考えていただければと思います。

現在はコンタクトを一部手動で変更し対応しているのですが自動的にプロパティの書き換えなどは可能でしょうか。

・商談担当者と顧客サポートのミーティングリンクは別に作成

・現在は商談担当者のみ自動でプロパティに紐づく

・理想としては各ミーティングリンクから入った予約に関して、自動的に指定したプロパティに紐づいてほしい

というような状況です。

よろしければ皆さまのお知恵をお借りできればと思います。

[Keit]

@t-kinami さま

こちらの件ですが、 @KMurota さんがご記載のAPIを利用する方法以外に、

HubSpotのワークフローで以下のような設定で、実現可能かと存じます。

HubSpotのワークフローを用います。

①コンタクトベースのワークフローを作成

②トリガーに「アクティビティのプロパティ」を選択

③ミーティングを特定するためのプロパティを利用（「ミーティングのソース」や「ミーティング名」などを利用して該当ミーティングを特定すると良いかと存じます。）

④アクションで「プロパティ値を設定」で、事前に作成していた「顧客サポート担当者」プロパティに担当者を割当

上記のワークフローを作成することで、

コンタクトに、「コンタクト担当者」の他に「顧客サポート担当者」を自動で割り当てることが可能でございます。

上記、ご参考になれば幸いでございます。

[t-kinami]

ありがとうございます！

当初こちらでワークフローを組もうと思ったのですが、

担当者が固定ではなく、お客様と予定のあう顧客サポート担当者のため

実現が難しく質問させていただきました。

ラウンドロビンでミーティングリンクから、お客様が商談設定をされるので

特定の担当者ではない、という具合です。

[Keit]

@t-kinami さま、

ご確認ありがとうございます。

今回、実現されたい事としましては、1回のミーティングリンクのスケジュール予約で、

コンタクト担当者と、顧客サポート担当者の両者をラウンドロビン（空いている2人をプロパティに追加する）で選択したい、ということでよろしいでしょうか？

[t-kinami]

今回実現したいこととしては

①コンタクト担当者のミーティングリンクで商談設定→コンタクト担当者が割り当てられる

②商談後、お客様が顧客サポート用のミーティングリンクで商談設定→顧客サポート担当者が割り当てられる

というようなもの実現したいと思っています。

[Keit]

@t-kinami さま

ご返答ありがとうございます。

それであれば、以下での設定はいかがでしょうか？

①コンタクト担当者のミーティングリンクで商談設定→コンタクト担当者が割り当てられる

1．コンタクト担当者を設定するためのミーティングリンクを作成（ラウンドロビンもしくは、特定の担当者のリンク）

2．上記のミーティングリンクから、予約をすると、「コンタクト担当者」プロパティに該当者が割当される

3．「コンタクト担当者」の他に「コンタクト担当者②」等の名称でプロパティを作成

4．ワークフローで「コンタクト担当者」→「コンタクト担当者②」に値をコピーする設定を行う（「コンタクト担当者」と「コンタクト担当者②」に同じ値が入る）

②商談後、お客様が顧客サポート用のミーティングリンクで商談設定→顧客サポート担当者が割り当てられる

1．商談後に顧客サポート用のミーティングリンク（ラウンドロビン）を送付、予約が入ると「コンタクト担当者」に上記で選択された担当者が入る

2．ワークフローで、アクティビティのプロパティで上記のミーティング名でアクションがあった際に、「コンタクト担当者」の値を、「顧客サポート担当者」にコピー

3．同じワークフローのアクションに、「コンタクト担当者②」の値を「コンタクト担当者」に設定するアクションを追加

上記の手順で、「コンタクト担当者」、「顧客サポート担当者」にそれぞれ、目的の担当者の値が入るかと存じます。

「コンタクト担当者②」はデータを一次退避するプロパティとして利用します。

以上で、ご要望を実現できそうでしょうか？

[t-kinami]

こちら、試してみたのですがプロパティは上書きされない関係で①の４の段階でプロパティの値をクリアする必要がありそうでした。

ちょっと社内の運用含めていただいたワークフローで実現可能か検討してみます。

ご回答ありがとうございました！

[Keit]

@t-kinami さま
ありがとうございます。
確かに、①の4の段階で、プロパティを一度クリアしてからコピーが必要ですね。
記載もれており、失礼いたしました。

②のミーティングリンクを送信するトリガーを、取引ステータスなどを元にワークフローを作成すれば、ミーティングリンク送付も自動化が可能かと存じますので、業務フローとあわせて、ご検討いただければ幸いです。

[Keit]

上記の場合、HubSpotのミーティングリンクでは実現が難しいかと存じます。

運用でコンタクト担当者が、サポート担当者を商談にアサインするというステップを手動で操作する必要があります。（APIを利用し開発すれば自動化はできますが。）

HubSpotのタスクやSlack等を利用して、ワークフローで通知設定をおこない、業務フロー上、抜け漏れがないように、通知目的で利用することはできるので、上手くご活用されることをおすすめいたします。

[KMurota]

@Keit 
なるほど！そっちの方が簡単そうですね。

[Keit]

@KMurota そうなんです笑
意外と「アクティビティのプロパティ」が見落とされていて、この部分を活用するとワークフローで色々と自動化できるかと思います！

[KMurota]

@t-kinami 
確認させてください。
> 現在は商談担当者のみ自動でプロパティに紐づく
プロパティに紐づく、とは、具体的にどういう意味でしょうか(コンタクト(?)オブジェクトのどんなプロパティがどう更新される)？
また、それはどうやって実現されているのでしょうか？

いずれのミーティングリンクから予約された場合も、コンタクトオブジェクト/レコードのアクティビティに「〇〇とのミーティングが予約された」旨が記録される（紐づく）かと存じますが、これのことではないのであろうと拝察いたします。

[t-kinami]

KMurota様

ありがとうございます。

現在は例えば初回商談者が設定されているミーティングリンクから予約が行われると、コンタクトのプロパティ、商談担当者に自動的に紐づきます。こちらはhubspotが内部的に処理をしているのか、弊社側で何か特別に設定したわけではございません。

理想の状態としては

各ミーティングリンクから予約されたプロパティがコンタクトの特定のプロパティに紐づくのが理想です。

[KMurota]

@t-kinami 
「コンタクト担当者」プロパティが自動的にMeeting主催者になってくれるということでしょうか？

1. 最初は「コンタクト担当者」プロパティが空の状態
2. 顧客サポートに至る段階では、初回商談を経ているので、「コンタクト担当者」プロパティが商談担当者で既に埋まっている
3. これを「顧客サポート」担当者に変更したい/追加したい

ということでしょうか？

[t-kinami]

おっしゃる通りです。

補足としては3.に関してはコンタクト担当者プロパティとは別の顧客サポート担当者のプロパティを顧客サポート用のミーティングリンクから予約された際に自動的に設定したい、となります。

[KMurota · Accepted solution]

@t-kinami 
2つ方法があると存じます。
いずれもAPIによる自動化になり、HubSpot内で完結できるものではございません。

1. ワークフローで、ミーティングツールで最後に予約されたミーティングの日付プロパティの変更をトリガーにします。
   
   1. 日付をフィルター条件に、ミーティングイベントをAPIでサーチ
   2. ミーティングイベントの中身からサポート担当者を機械的に突き止めて
   3. カスタムプロパティに書き込みます。
2. Mailhookという概念/技術を使って、サポート担当者へのミーティング予約のメール通知をトリガーに何らかのワークフロー的なプログラムを実行します。
   ※Mailhookという単体のサービスのみならず、iPaaSと呼ばれる「APIでサービス同士を連携させるプラットフォーム」に付帯する場合もあります。
   https://www.integromat.com/en/help/custom-mailhook
   https://onlizer.com/mailhook
   https://community.n8n.io/t/mailhook-how-to-create/3841
   
   
   1. Mailhookで受信したHubSpotからの通知文章の中のメールアドレスを抜き出します
   2. そのアドレスでHubSpotコンタクトを特定し
   3. そのコンタクトの「サポート担当」プロパティにメール受信者である担当者を書き込みます

[t-kinami]

なるほど、確かにAPI使って開発進めると早そうですね。長々とお付き合いいただき、ありがとうございました。なんとなく検討ついたので大変助かりました！