日々の活動履歴を一覧として見れるようにしたい

WataruUkai · ‎11 18, 2023

【相談したいこと】

次の目的のために、アクティビティ情報（問い合わせ対応etc.）の管理観測方法に悩んでいます。
皆様の運用方法などお伺いできますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

【目的】

取引に対する日々のアクティビティ（コールログorメモ）を管理観測できる状態にしたい
- アクティビティ例：
  - 問い合わせ対応
  - 取引のオンボーディング状況
  - 取引との間で発生した問題 etc.
この時、次の2つの方法を考えている
1. 取引に紐づくアクティビティのうち最新の1件のみを表示
2. 重要なアクティビティを継続して管理

【具体的にやりたいこと】

1.取引に紐づくアクティビティのうち最新の1件のみを表示

例えば、コールログであれば最新のログだけを次の項目を見出しとして形で非要約レポートで表示したい。

┃取引名┃コールタイプ┃コールログ詳細┃アクティビティ日時┃アクティビティ担当者┃

そして、この欄に表示されるのは、各取引先に紐づくコールログの中でも最新の情報だけが表示されるようにしたい

2.重要なアクティビティを継続して管理

例えば、クライアントと問題が発生して、解消まで時間がかかる場合、これだけ特別に抽出して1で触れたような非要約レポートで表示管理したい。

【検討していること】

1に対して・・・

A. プロパティに入力、レポートで管理する

1で触れた見出しのプロパティを作成
アクティビティが発生したらそこに記録を残す
日をまたぐなどをきっかけにプロパティをクリア
アクティビティがまたあれば追記
観測自体は、非要約レポートで一覧で見れる状態にする

問題点：クリアされてしまった過去のアクティビティを確認できない

B. コールログで全て管理

コールログの内容がすべて非要約レポートに表示されるようにする

問題点：コールログの詳細部分が非要約レポートに残らない？また、最新の情報だけを表示するということができない？

（ここは私の勉強不足かもしれません・・・）

C. プロパティに入力したらコールログにも同時に記録、レポートで管理

プロパティ作成
プロパティに情報を登録
登録した内容がコールログに自動的に残る
2種類の非要約レポートで管理
- 過去のアクティビティ履歴はコールログの非要約レポートで管理
- 最新のアクティビティ履歴はプロパティの非要約レポートで管理

2に対して・・・

C. プロパティで管理する

プロパティを作成
問題が発生したらプロパティに登録をする
半永久的に残す方法を取る
あるプロパティを「解決」としたらクリアされる、など

問題点：特になし。強いて言うならプロパティに登録しなければならない点。後は、複数の問題が別軸で走った場合の管理が混乱を招く可能性がある。

Makoto · ‎11 22, 2023

@WataruUkai さん、初めまして篠原と申します。

投稿内容を整理しますと、

要件：
取引に対する日々のアクティビティ（コールログorメモ）を管理観測できる状態にしたい

設計：
１．取引に紐づくアクティビティのうち最新の1件のみを表示
２．重要なアクティビティを継続して管理

実装：
１と２でそれぞれ実装したが、問題点がいくつかあり完成できていない。

〇要件　→　〇設計　→　×実装
実現したい要件に対して設計まではできたが、実装段階で設計通りにできず困っているという状態かと推測します。

上記に対して、私からの回答差し上げます。

まず、HubSpotはコンセプトを持ったSaaSですので、独特の設計や実現方法を考えると実装できませんので、HubSpot流の方法論を理解されたほうがよろしいです。

今回の場合ですと、
・取引プロパティ：商談における重要な情報や受注／失注要因になる情報のみにし、履歴記録には向かないため使用しない。
・活動記録：標準のアクティビティ機能（コール・ミーティング・Eメールなど）で完結させる。「成果」や「タイプ」をカスタマイズすることで活動のカテゴリや重要度を記録する。
・レポート：上記にしっかりと登録されていればアクティビティと取引の関係性がレポートとして表現できるので、どうレポート化できるかを検証し要件を満たしているか確認する。
になります。

上記を理解したうえで、HubSpot流の設計をベースに要件とのすり合わせを行えばスムーズに実装できるようになります。
イメージで言うと以下になります。
HubSpot理解　→　設計⇔要件　→　実装

以上で伝わりましたでしょうか？

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ちなみに貴殿の設計方針についてもフィードバックします。

１．取引に紐づくアクティビティのうち最新の1件のみを表示
最新の１件という方法はありません。直近１日間など期間で表示するのがHubSpot流です。

２．重要なアクティビティを継続して管理
重要なアクティビティの定義がアバウトな気がします。クライアントとの問題を取引上で管理されたいなら、タスクを使って管理されたほうがよさそうです。
また、BtoBビジネスの製品を納品後に発生するクレーム対応など通常業務として組織が対応するものであるならば、取引と紐づけたチケットを発行してステージ管理されたほうがよいです。

元の投稿で解決策を見る

WataruUkai · ‎11 28, 2023

@Makoto

篠原様

丁寧なご回答ありがとうございます。

大変勉強になります。

おっしゃる通りかと存じます。

HubSpotの仕様理解が不足しておりました。

また、チケット・タスク、この辺り活用しきれていなかったです。

ご教示いただきありがとうございます！

活用方法を調べて取り組んでみます！

鵜飼航

Makoto · ‎11 22, 2023